Dacă carnetul de muncă este pierdut sau a devenit inutilizabil, acesta trebuie restaurat. Document nou va avea la fel forță juridică, dar va avea deja un semn care indică faptul că este un duplicat.

În ce situații este posibilă eliberarea unui duplicat?

Duplicat cartea de munca se completează în următoarele cazuri:

1. proprietar sau angajator, inclusiv pierderi masive de forță de muncă din cauza unor circumstanțe de urgență.
2. Cartea de muncă a devenit inutilizabilă și nu poate fi folosită (smuls, ars, inundat cu apă etc.).
3. Un cazier de muncă sau un cazier care a fost declarat nul printr-o decizie a autorităților judiciare. În această situație, un duplicat se eliberează numai dacă proprietarul cărții solicită acest lucru.

Legea prevede că, în caz de pierdere a unei cărți, o persoană trebuie să ia legătura cu ultimul său angajator (actual) și să scrie o cerere pentru un duplicat. Dar în același timp reglementări nu contin nici un indiciu ca salariatul va fi pedepsit daca nu isi reface locul de munca, ci pur si simplu.

Documente pentru indicarea înregistrărilor experienței

Toate informațiile sunt introduse în duplicat numai pe baza documentelor completate corespunzător.

Astfel de documente includ:

1. Adeverințe și extrase din comenzile de la angajatori anteriori pentru care angajatul a lucrat.
2. Informatii de la agentii guvernamentale, care poate confirma vechimea în muncă (Fondul de pensii).
3. Hotărâri judecătorești privind reintroducerea experienței de muncă.

Dacă nu există documente doveditoare pentru orice perioadă de lucru, atunci nu este inclus în duplicat. De asemenea, nu puteți introduce informații despre muncă pe baza mărturiei martorilor.

Dacă cartea de muncă este pierdută din vina proprietarului, adică în momentul în care a fost în mâinile sale, acesta trebuie să ia legătura cu angajatorul său anterior și să scrie o declarație prin care să solicite restaurarea documentului.

Cererea este scrisă adresată conducătorului întreprinderii în formă liberă.

Un exemplu de text al cererii poate arăta astfel: „Vă cer să-mi emiteți un duplicat al cărții de muncă din cauza pierderii documentului original”.

Citeste si: Cum să pregătiți o carte de lucru: instrucțiuni

În cazul în care un angajat dorește să primească un duplicat în schimbul unui document de lucru în care s-a făcut o înregistrare incorectă, el scrie o cerere către organizația care a făcut această înscriere. De obicei, acesta este angajatorul dvs. actual.

Un angajator nu poate ajuta un angajat (chiar și unul fost) în obținerea unui duplicat al cărții de muncă.

Cum se completează documentul

Se emite un duplicat la forma regulata cartea de munca. Partea din față este completată în același mod, cu o singură diferență: în partea de sus a paginii se notează că acesta este un duplicat.

Mulți angajatori notează pe fulgerul duplicatului, indicând când a fost eliberat și ce carte a înlocuit-o (serie și număr). Însă legea nu are o astfel de cerință în ceea ce privește duplicatele. Aceste informații trebuie introduse direct în fișa de lucru care se înlocuiește în cazul în care motivul înlocuirii este prezența unei mențiuni incorecte (invalide) în ea.

Care este secvența de acțiuni pentru înregistrarea unui duplicat?

Pentru a obține un duplicat permis de muncă aveți nevoie de:

1. Determinați organizația care ar trebui să facă acest lucru. Dacă o persoană este angajată oficial în momentul pierderii, atunci aceasta este gestionată de angajatorul actual. În alte cazuri, această responsabilitate revine ultimului angajator, iar în caz de lichidare, ultimul angajator existent.
2. Scrieți o cerere de înregistrare și eliberare a unui duplicat.
3. Colectați toate documentele justificative. Colectarea documentelor se realizează de către persoana responsabilă de pierderea cărții, însă legiuitorul obligă angajatorul să asiste salariatul la ridicarea documentelor.

Citeste si: Exemplu de copie a cărții de muncă certificată de angajator

După ce toate documentele au fost colectate, documentul de lucru duplicat în sine este completat.

Ce informații sunt incluse în formular?

După cum sa menționat mai sus, partea din față este completată în același mod ca și în cartea de lucru. Prin urmare, un duplicat al unei cărți de muncă, un eșantion de completare 2020, va diferi de cartea de muncă doar prin inscripția „Duplicat” făcută în colțul din dreapta sus. Vor exista diferențe minore în intrările din alte secțiuni.

Experienţă

În primul rând, ei notează întreaga experiență de lucru, care este documentată. Această intrare indică numărul total de ani, luni și zile de muncă (în cifre și în cuvinte). Nu este nevoie să indicați angajatorii și posturile în care a lucrat persoana.

După aceasta, sunt listate toate locurile de muncă despre care există informații.

Înscrierile se fac chiar dacă lipsesc orice informație (date de primire, detalii comenzi etc.), în acest caz rândurile corespunzătoare rămân goale.

Informațiile despre transfer sunt introduse și dacă există documente relevante.

Locuri de lucru

Locurile de muncă se completează în ordine cronologică, începând cu cele mai îndepărtate în timp, adică în ordinea în care au fost înscrise în cartea pierdută.

În acest caz, numele organizației nu este inclus în antetul înainte de fișa de angajare. Intrarea va arăta astfel: „Acceptat de Compania cu răspundere limitată Crocus ca contabil.”

Astfel, sunt listate toate locurile de muncă, cu excepția celui în care se eliberează duplicatul. În consecință, perioada de muncă pentru acest angajator nu este inclusă în total experiență de muncă specificat pe prima linie.

O carte de muncă este un document important pentru fiecare angajat. În plus, este necesar și pentru angajatori. La urma urmei, înregistrează datele angajării, concedierii și alte mișcări în carieră.

Cartea de muncă se păstrează în departamentul local de personal activitatea muncii. Dar în unele cazuri poate fi pierdut. În acest caz, angajatului i se poate furniza un duplicat document.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

O nouă versiune trebuie elaborată în conformitate cu anumite reguli. Pentru a evita greșelile, puteți folosi exemplul de completare a unui carnet de lucru duplicat, care este relevant în 2020.

Când este nevoie de o copie

Realizarea unei copii a cărții de muncă este o măsură necesară. Procedura este adesea numită restaurare. Cu toate acestea, acest termen nu poate fi folosit nici din motive legale sau logice. La urma urmei, în timpul acestuia este creat un duplicat.

Necesitatea creării unei a doua instanțe este prevăzută în mai multe situații:

• Un duplicat este necesar dacă un document este pierdut din vina proprietarului cărții sau a angajatorului.
• Un al doilea exemplar este necesar în caz de deteriorare aspect carte, în urma căreia înregistrările nu pot fi examinate. În acest caz, nu se ia în considerare intenția directă sau accidentul incidentului.
• Registrele de muncă păstrate de angajator pot fi pierdute în masă atunci când dezastru natural, incendiu sau alte situații de urgență.
• Crearea unui nou eșantion va fi necesară dacă se face o înscriere în carte care se consideră a fi făcută ilegal. Astfel de situații includ motive incorecte de concediere sau absența unui astfel de fapt.

Determinarea vinovatului

Registrul de muncă poate fi pierdut atât de către angajatul însuși, cât și de către angajatorul care păstrează documentul. În funcție de cine este responsabil pentru pierdere, sunt avute în vedere două scenarii.

În cazul în care cartea de muncă este pierdută ca urmare a acțiunilor angajatorului, angajatul nu va fi tras la răspundere pentru aceasta. Prin urmare, restaurarea documentului se va ocupa de serviciul de personal de la locul de muncă. Pentru a crea un duplicat, va trebui să contactați autoritățile de arhivă și alte autorități.

Totuși, acest lucru este posibil dacă cartea a fost pierdută în circumstanțe neprevăzute:

• foc;
• potop;
• dezastru natural.

Procedura de creare a unui duplicat este reglementată de lege. Dacă ofițerul de personal nu știe cum să efectueze procedura, trebuie să se consulte cu avocații.

Uneori, angajatorul nu dorește să returneze salariul după concediere. Apoi angajatul va trebui să contacteze judiciar. Pe lângă returnarea lucrării, reclamantul are dreptul la o compensație financiară pentru fiecare zi considerată restante la returnarea documentului. Instanțele se pronunță adesea în favoarea lucrătorilor, hotărând rapid astfel de dispute.

Uneori cărțile de muncă sunt pierdute de lucrătorii înșiși. Și mulți dintre ei, fără o educație adecvată, nu sunt familiarizați cu procedura de recuperare.

Dacă documentul a fost pierdut când ați început să lucrați, restaurarea nu va fi dificilă. În conformitate cu articolul 65 Codul Muncii al Federației Ruse, atunci când aplică pentru un loc de muncă în absența unui carnet de muncă, viitorul angajat depune o cerere. Contestația către angajator include o cerere de eliberare a unei noi cărți.

Este considerat mai dificil să creezi un duplicat dacă ai lucrat de mult timp. Pentru a restabili datele, trebuie să contactați ultimul loc de muncă. În conformitate cu o declarație scrisă adresată angajatorului, angajaților serviciul de personal trebuie să fie implicat în recuperarea informațiilor. Pentru ca lucrurile să meargă mai repede, puteți trimite o solicitare scrisă cu notificare.

În baza Decretului Guvernului Federației Ruse „Cu privire la cărțile de muncă”, angajatorul este obligat să asiste angajatul în obținerea unui duplicat în termen de 15 zile. Caietul de lucru va conține date care sunt susținute de dovezi documentare.

În acest caz, angajatul trebuie să contacteze locurile de muncă fostă cu o cerere de furnizare de certificate. Poate fi necesară și o vizită la arhive.

Cine ar trebui să emită o copie?

Cartea de muncă este în mâinile salariatului dacă acesta nu are loc de muncă. În alte cazuri, documentul este păstrat în custodia angajaților serviciului de personal la locul de muncă. Prin urmare, emiterea de informații pentru a obține un duplicat este posibilă atunci când aplicați pentru un job vechi.

Completarea unei copii a carnetului de muncă în caz de pierdere nu este dificilă. La momentul angajării, se creează un card personal pentru angajat (formular T-2). Acesta reflectă toate datele despre cetățean, inclusiv locurile de muncă anterioare. Înscrierile se fac în conformitate cu datele din carnetul de muncă.

Cardurile sunt păstrate timp de un an după concedierea angajatului. În continuare, documentația este transferată în arhivă, unde rămâne pentru următorii 75 de ani.

Prin urmare, dacă cartea de muncă este pierdută sau inutilizabilă, trebuie să contactați locul ultimei activități de muncă. Ofițerii de resurse umane depun o cerere adresată managerului pentru eliberarea unui duplicat.

Ce date trebuie recuperate

Dacă vă pierdeți cartea de muncă, cererea este întocmită aleatoriu. Uneori, o organizație are deja reguli pentru întocmirea unui document. Acest lucru este necesar pentru ca reclamantul să precizeze în mod expres esența recursului.

Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 225, emis la 16 aprilie 2003, reflectă procedura de furnizare a unui duplicat. Documentul definește intervalul de timp în care o copie trebuie eliberată angajatului. Ofițerilor de resurse umane li se acordă cel mult 15 zile calendaristice pentru procedură.

Înainte de a depune o cerere, este important să stabiliți cine este vinovat pentru pierderea documentului. În cazul în care cartea este pierdută din vina angajatului, acesta va trebui să confirme înregistrările în documentul de angajare.

Pentru a face acest lucru trebuie să aveți:

• referințe de arhivă;
• hârtie din Serviciul Fiscal, Inspectoratul Muncii, Fondul de pensii Rusia;
• fotocopii contracte de munca, care au fost încheiate cu toți angajatorii;
• certificate de locuri de muncă anterioare;
• extrase din ordinele privind angajarea și concedierea angajaților (copii certificate ale documentelor).

Exemplu de completare a unui carnet de lucru duplicat

Duplicat document de munca necesită o formatare adecvată. Condiție obligatorie este identică cu copia sa originală. Sunt excluse din această regulă doar înregistrările introduse eronat, precum și informațiile care nu pot fi restaurate din cauza lipsei documentației justificative.

Completarea și menținerea unui duplicat se realizează pe baza a două regulamente (Reguli și Instrucțiuni, care reflectă procedura de completare, întreținere și păstrare a cărților de muncă).

Dacă ofițerul de personal nu știe cum să întocmească un al doilea exemplar al documentului, se poate baza pe un eșantion pentru completarea unui duplicat de carte de muncă.

Este important să includeți informații în copie despre:

• angajat (informații de pe pagina de titlu);
• experiență de lucru înainte de admiterea în instituție (pe baza documentelor justificative);
• premii și stimulente la ultimul loc de muncă.

Informațiile sunt introduse într-o carte de lucru goală. Pe pagina de titlu Trebuie plasată o ștampilă cu cuvântul „Duplicat”.

Pagina de titlu ar trebui să conțină:

• prenume, prenume, patronimic;
• data nașterii;
• educaţie;
• profesie;
• specialitate.

Datele personale trebuie indicate fără abrevieri. O regulă similară se aplică și datei de naștere. Când completați aceste informații, trebuie să vă referiți la pașaportul dvs.

Profesia, nivelul de studii și specialitatea se prescriu în conformitate cu diploma cu documente justificative. Dacă angajatul încă studiază, atunci trebuie să vă bazați pe un certificat de la universitate sau cartea de note.

Pagina de titlu trebuie să conțină data finalizării. După introducerea tuturor datelor, se aplică semnătura angajatului departamentului HR și sigiliul instituției. Informațiile trebuie să fie actuale în momentul introducerii.

Datele privind activitatea de muncă sunt introduse în aceeași ordine ca la completarea inițială. Acestea sunt confirmate prin comenzi relevante sau alte documente. Aceeași regulă este prevăzută pentru secțiunea de premii.

Într-una dintre coloanele din secțiunea „Informații despre muncă”, trebuie să indicați experiența dumneavoastră continuă de muncă. Se determină ca valoare totală fără a specifica perioade specifice.

După aceasta, toate locurile de muncă sunt înregistrate de la:

• număr de serie;
• data admiterii;
• date de recepție ( unitate structurală, post, specialitate, profesie, calificare);
• documente justificative (detaliile comenzii).

O regulă similară se aplică transferului unui angajat în cadrul aceleiași instituții.

1. Prima coloană conține un număr în ordine.
2. Data încetării este indicată mai jos. relaţiile de muncă cu angajatorul.
3. A treia coloană indică motivele concedierii dacă sunt disponibile documente justificative.
4. Coloana următoare conține informații despre documentul pe baza căruia datele sunt introduse în duplicat.

Secțiunea cu informații despre lucrare trebuie să fie certificată de un angajat al serviciului de personal, sigiliul instituției și semnătura proprietarului duplicatului. Toate înregistrările sunt identice cu documentele care confirmă intrarea lor. Dacă lipsesc date, informațiile nu pot fi introduse.

Cartea de muncă este un document de strictă responsabilitate. Așadar, la eliberarea unui duplicat, se înregistrează în registrul de circulație data emiterii cărții noi și radierea celei vechi.

Exemplu de completare a unui carnet de lucru duplicat:

Înregistrare dacă un angajat demisionează

Uneori, lucrătorii trebuie să se ocupe probleme controversate. Angajată Lisova A.I. a contactat instituția locală ultima lucrare cu o cerere de eliberare a unui duplicat carnet de muncă. Ofițerii de personal au cerut furnizarea unui document din care să rezulte că A.I. în această perioadă nu a avut loc de muncă oficial în alte locuri. Din cauza faptului că documentul nu a fost furnizat, i s-a refuzat un duplicat.

În ciuda concedierii salariatului, acțiunile angajatorului sunt considerate ilegale. La urma urmei, responsabilitățile sale includ eliberarea unui duplicat atunci când solicită un cetățean.

Necesitatea confirmării activității de muncă nu se reflectă la nivel legislativ. Prin urmare, eliberarea unui duplicat se efectuează în conformitate cu regulile generale.

Cazuri speciale

Uneori, angajații, după depunerea unui duplicat de carte de muncă, descoperă un document care lipsea anterior. Legea nu precizează ce trebuie făcut în astfel de situații.

Cartea de muncă trebuie în continuare returnată angajatului. La momentul depunerii cererii pentru pensie, va fi necesar să vă confirmați experiența de muncă. În viitor, înregistrările vor fi păstrate pe baza unui duplicat.

În unele cazuri, angajații cer să furnizeze o carte nouă în loc de un duplicat. În conformitate cu articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse, numai noii angajați au acest drept la pierderea locului de muncă. Acesta va conține informații disponibile la momentul angajării.

Procedura de eliberare a unui nou document insert

Inserarea din carnetul de muncă trebuie menținută și executată în conformitate cu aceeași procedură ca și documentul privind activitatea de muncă în sine. Prin urmare, poate fi restaurat folosind reguli similare.

Dacă căptușeala este pierdută, există două opțiuni de recuperare. În primul caz, trebuie să contactați angajatorul de la ultimul loc de muncă. Solicitantului i se va elibera un duplicat în termen de 15 zile calendaristice.

În al doilea caz, salariatul la admiterea la nou loc de muncă se poate consulta manualul pentru a proiecta o nouă broșură sau insert. Acest lucru va necesita o cerere scrisă. Procedura de completare nu este prevăzută la nivel legislativ.

Ce să faci dacă cel mai important document care confirmă experiența ta de lucru este pierdut sau a devenit inutilizabil? Aflați cum să recuperați informații valoroase, respectând în același timp drepturile angajaților și fără a încălca legea!

In articol:

Descărcați un set de documente pe această temă:

Ce documente reglementează emiterea unui duplicat de carte de muncă?

Se eliberează un duplicat în cazul pierderii sau furtului documentului principal. În plus, va fi nevoie de un formular duplicat dacă cartea de lucru a devenit inutilizabilă. De exemplu, este murdară, arsă sau ruptă sau conține o evidență de concediere sau transfer la un alt loc de muncă, care a fost ulterior invalidată.

Dreptul angajatului de a primi un duplicat este consacrat în articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse, iar procedura generală de înregistrare și eliberare este prevăzută în regulile aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 225 din 16 aprilie. , 2003. Completați formularul conform instrucțiunilor aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei nr. 69 din 10 octombrie 2003.

Cine ar trebui să restaureze documentul - angajatorul nou sau anterior

Angajatul și-a pierdut carnetul de muncă, dar nu și-a descoperit pierderea imediat, ci când a venit momentul să obțină un nou loc de muncă. Cum să faci o copie a cărții de muncă dacă aceasta este pierdută și cine ar trebui să facă acest lucru - angajatorul nou sau anterior?

Primul lucru pe care trebuie să-l facă un angajat în caz de pierdere este să contacteze localul lucrare anterioară cu o cerere pentru o carte de lucru duplicat. Puteți completa un model de formular pe baza căruia angajatorul poate începe procedura de înregistrare.

Atenţie! Deoarece legislația actuală nu conține cerințe speciale pentru formularul de cerere, acesta poate fi întocmit în formă liberă sau pe baza oricărui șablon convenabil. Principalul lucru este să indicați detaliile solicitantului, data și motivul specific al cererii.

O altă modalitate este de a restaura documentul

Dacă pierderea nu este descoperită imediat, în etapa următoarei angajări, puteți alege o altă modalitate, complet legală, de a vă restaura cartea de muncă - depuneți o cerere pentru eliberarea unui nou document la un nou loc de muncă. Anterior, angajatul nu avea o astfel de oportunitate, dar acum este prevăzut la articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse. Angajatorul nu are dreptul de a refuza un angajat și este obligat să-i obțină un carnet de muncă (nu un duplicat!), reflectând în ea experiența de muncă documentată.

Câte zile sunt necesare pentru eliberarea unui duplicat de carte de muncă Cum să întocmești un document fără a pierde timp?

Perioada de eliberare a unui duplicat este de 15 zile. În acest timp, angajatorul trebuie, pe baza unei cereri scrise și a documentelor anexate care confirmă vechimea în muncă, să întocmească un document și să-l elibereze proprietarului împotriva semnăturii.

Procedura în sine nu este complicată și nu durează mult timp dacă angajatul furnizează imediat toate certificatele și extrasele necesare. Însă, dacă unele dintre documente lipsesc, procesul poate fi întârziat: va trebui să trimiteți cereri oficiale angajatorilor anteriori, succesorilor lor legali sau instituțiilor de arhivă și să așteptați un răspuns.

Atenţie! Pentru a primi cât mai repede un duplicat, angajatul trebuie să întocmească în prealabil certificate certificate în conformitate cu toate regulile, originalele contractelor de muncă, copiile comenzilor, bonurile de salariu și alte documente pentru toate perioadele de muncă.

Cum se emite o carte de lucru duplicat (exemplu + instrucțiuni pas cu pas pentru un ofițer de personal)

Duplicatul se întocmește pe un formular alb achiziționat de angajator pentru eliberarea angajaților. În carnetul de chitanțe și cheltuieli, indicați când a fost utilizat formularul, precum și seria, numărul și alte informații solicitate.

Din moment ce despre care vorbim despre formularele stricte de raportare, o atitudine neglijentă față de contabilitate poate deveni ulterior o problemă pentru ofițerul de personal. Expertul a răspuns deja 9 întrebări populare despre stocarea și înregistrarea cărților de lucru. Tot ce trebuie să faci este să le citești!

Apoi treceți direct la înregistrare (puteți folosi un exemplu gata făcut de completare a unui carnet de lucru duplicat). Respectați ordinea stabilită de Secțiunea a III-a din Regulile nr. 225 și Secțiunea 7 din Instrucțiunile nr. 69.

Instrucțiuni pas cu pas

Pasul 1.Scrie cuvântul „duplicat”în colțul din dreapta sus al paginii de titlu, lângă seria și numărul formularului. Inscripția trebuie să fie vizibilă și ușor de citit.

Pasul 2.Completează pagina de titlu. Se introduc datele pașapoartelor, informațiile despre educația primită și alte date obligatorii procedura generala. Asigurați-vă că sunt la zi: dacă în timpul care a trecut de la înregistrarea carnetului de muncă pierdut, angajatul a reușit să stăpânească noua profesie, schimbați-vă numele de familie sau creșteți nivelul de studii, introduceți imediat datele actualizate. Nu trebuie să reflectați întregul istoric al modificărilor în document. Iată cum completați o carte de lucru duplicat (exemplu de pagină de titlu):

Atenţie! Asigurați-vă că certificați titlul cu o semnătură cu o transcriere și un sigiliu rotund al organizației sau departamentului de resurse umane. Acuratețea și relevanța informațiilor introduse este confirmată de semnătura proprietarului documentului.

Pasul 3.Calculați durata totală de muncă a angajatului. Reflectați-o în coloana 3 în total, indicând numărul de ani, luni și zile lucrate, dar fără a preciza perioadele de muncă și funcțiile deținute de salariat. Nu atribuiți un număr de serie intrării și nu indicați numele organizațiilor în această etapă.

Pasul 4.Enumerați toate perioadele de muncă cu angajatorii anteriori în ordine cronologică, pe baza documentelor disponibile. Fiecare perioadă este descrisă separat:

• Coloana 2 indică data angajării;
• în coloana 3 - funcția angajatului, unitatea structurală și denumirea organizației;
• în coloana 4 - numele, data și detaliile documentului în baza căruia a fost angajat salariatul.
• în coloana 5 - un proces verbal de concediere.

În mod similar, transferați date privind alte perioade de lucru confirmate din certificate și alte documente.

Atenţie! Dacă nu sunt disponibile date complete privind perioadele individuale de muncă, limitați-vă doar la informații documentate. Nu nota nimic din cuvintele angajatului (clauza 32 din Regulamentul nr. 225)!

Pasul 5.Reflectați perioada de lucru în organizația dvs. Toate documentele necesare pentru aceasta sunt deja la dispoziția departamentului de personal trebuie doar să transferați informațiile în formular; Închideți blocul cu o notificare de concediere, confirmați cu o semnătură cu o transcriere și un sigiliu. Lăsați spațiu mai jos pentru semnătura angajatului.

Exemplu de înregistrare a înregistrărilor ultimului loc de muncă

Pasul 6.Dați duplicatul angajatului. Înregistrați data emiterii, seria și numărul documentului în carnetul de evidență a muncii și inserții. În aceeași carte, proprietarul duplicatului trebuie să semneze pentru primirea acestuia, altfel nu va fi ușor să dovedești că documentul a fost corect executat și eliberat la timp.

Pasul 7.Păstrați costul formularului.În cazul în care carnetul de muncă este pierdut sau deteriorat din vina angajatului, discutați cu acesta modalități de rambursare a costurilor de achiziție a formularului. Alegeți cel mai convenabil, de exemplu, plata în numerar la casieria companiei sau transferul de fonduri într-un cont bancar.

Este posibil să aveți două cărți de lucru în același timp? Ce amenință un angajat care are două cărți de muncă deodată?

Se presupune că o persoană care lucrează are o singură carte de muncă, care reflectă toate perioadele de angajare, de la primul loc de muncă din viață până la pensionare. Dar în practică acest lucru nu se întâmplă întotdeauna.

Imaginați-vă situația: un angajat raportează pierderea cărții de muncă, primește un duplicat și, după un timp, găsește originalul. Aceasta este o problemă obișnuită care face ca proprietarul să aibă în mâini două cărți de muncă simultan (consecințele nu sunt atât de grave încât să distrugă a doua copie a documentului). De altfel, potrivit legii, originalul și duplicatul au forță egală.

Este posibil să lucrezi cu două cărți de lucru? Formal, nu, dar uneori se întâmplă asta. De exemplu, atunci când o carte de muncă este creată din greșeală pentru un lucrător extern cu normă parțială la un loc de muncă suplimentar. Nu există nicio prevedere legală conform căreia cel de-al doilea document ar fi considerat automat invalid. Mai mult, conține informații semnificative din punct de vedere juridic despre vechimea efectivă a angajatului, care este luată în considerare la calcularea concediului medical și a indemnizațiilor de maternitate.

Este posibil să ai 2 carnete de muncă și să le prezinți atunci când aplici pentru un loc de muncă? Dacă se întâmplă acest lucru, angajatorul poate accepta angajatul pentru păstrarea ambelor copii, dar va completa doar o singură carte de muncă (de obicei cea mai nouă). Dar, în același timp, legea nu prevede nici răspunderea administrativă, nici disciplinară pentru posesorul a două, trei sau mai multe cărți de muncă.

Responsabilitatea pentru angajat

În ciuda răspunsului negativ la întrebarea „Este posibil să aveți două cărți de muncă”, este puțin probabil ca consecințele să fie negative pentru angajatul însuși. Cel puțin până la pensie, deoarece Fondul de pensii al Federației Ruse acceptă doar o copie a raportului de muncă pentru a fi luată în considerare. Perioadele de angajare care nu sunt reflectate în acesta vor trebui confirmate cu certificate și alte documente suplimentare.

De asemenea, va fi mai multă muncă pentru ofițerii de personal. În cazul în care un angajat care a furnizat două documente la angajare se îmbolnăvește, durata perioadei sale de asigurare va trebui determinată folosind două documente deodată. Dacă unele perioade de muncă din ambele carnete de muncă coincid, la calcul prestație de concediu medical numai unul este luat în considerare (a se vedea regulile de calcul și confirmare a experienței de asigurare, aprobate prin ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Rusiei nr. 91 din 6 februarie 2007).

O carte de muncă duplicat este emisă în termen de 15 zile la cererea scrisă a unui angajat care descoperă că originalul a fost pierdut, furat sau a devenit inutilizabil. Respectați regulile și instrucțiunile aprobate legal și pentru a preveni introducerea erorilor în formular, fiți ghidat de eșantion standard completarea unui duplicat caiet de lucru dacă este pierdut. Determinați vechimea în muncă numai pe baza declarațiilor certificate, certificatelor, contractelor și a altor documente justificative.

Carnetul de muncă a fost și rămâne în continuare principalul document care confirmă experiența de muncă a angajatului. Prin urmare, atunci când apare o problemă cu carnetul de muncă, pentru angajat, aceasta poate implica riscul de a pierde vechimea în muncă și, în consecință, necesitatea de a dovedi într-un fel fondul de pensii atunci când se calculează vechimea în muncă, precum și de a confirma vechimea la angajatorii următori. . Prin urmare, este atât de important ca angajații personalului să fie extrem de atenți atunci când întocmesc acest document. Să luăm în considerare în ce cazuri este necesară emiterea unui duplicat de carte de muncă.

Când ai nevoie de un duplicat?

Să ne dăm seama în ce cazuri un angajator trebuie să emită un duplicat carnet de muncă. Există trei astfel de situații:

1. carnetul de muncă este pierdut;
2. carnetul de muncă a fost deteriorat (de exemplu, a fost inundat, rupt, ars etc.);
3. s-a făcut o înscriere în carnetul de muncă, care ulterior a fost declarat nul (făcut în mod eronat sau declarat ilegal printr-o hotărâre judecătorească), iar angajatul insistă să elibereze un duplicat.

Duplicat- aceasta este o copie a cărții de muncă, așa că atunci când o înregistrați, trebuie mai întâi să faceți înregistrările care erau în cartea de lucru originală. Cu toate acestea, trebuie amintit că acestea ar trebui introduse numai pe baza documentelor relevante. Este imposibil să transferați înregistrări dintr-un carnet de muncă care a fost deteriorat sau dacă înregistrările din acesta au fost declarate nevalide. Acest lucru complică foarte mult procedura de obținere a unui carnet de muncă duplicat.

Ce s-a întâmplat "documente relevante", pe baza cărora se pot face înscrieri în duplicat?

Conform clauzei 7.2 din Instrucțiunile de completare a cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69, toate înscrierile care urmează să fie incluse într-un carnet de muncă duplicat trebuie să fie confirmate prin executarea corectă. documente (certificate, extrase, copii ale comenzilor, instrucțiuni). Și fie angajatul colectează astfel de documente care confirmă vechimea în muncă în mod independent, fie este asistat în acest sens de către angajator, la care angajatul a solicitat să obțină un duplicat.

Ce să faci dacă nu mai este posibil să găsești foști angajatori? Atunci este necesar să contactați un posibil succesor legal (de exemplu, dacă angajatorul anterior a fost reorganizat în ordinea de afiliere, separare etc.), sau, dacă nu se găsește nici unul, la arhiva teritorială la care angajatorul anterior. a aparținut la adresa legală, iar dacă nici acolo nu există informații, atunci nu mai rămâne decât să mergi în instanță.

În numele angajatorului trebuie trimisă o solicitare de furnizare a informațiilor justificative pentru a face o înregistrare corespunzătoare într-un carnet de muncă duplicat. Nu există un formular aprobat pentru cerere, așa că firma îl întocmește în formă liberă, indicând informațiile de care are nevoie pentru a face înscrieri în carnetul de muncă duplicat. De asemenea, rețineți că înainte de a solicita unei terțe părți (angajatorul anterior) informații personale despre un angajat, trebuie să obțineți permisiunea în scris a acestuia.

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

Greșelile angajatorului

Adesea, atunci când pregătește duplicatul în sine, angajatorul face greșeli. O listă de erori tipice este prezentată mai jos:

1. Ei uită să indice numele „Duplicat” pe pagina de titlu.
2. Se face trimitere incorectă la documentele justificative atunci când se face o evidență a vechimii în muncă, când angajatorul se referă la numerele de comenzi (cu privire la angajare și concediere), pe baza cărora angajatul a fost acceptat în alte organizații (a demisionat de acolo) și pe care angajatorul actual nu le-a văzut . La efectuarea unei înscrieri într-un duplicat de carte de muncă, se indică ca bază o referire la certificatul primit, și anume: „certificat (numele organizației care l-a eliberat - complet) datat (data certificatului) Nr. (dacă este un număr). disponibil)."
3. Completarea incorectă a unui duplicat de către un angajator care a fost reorganizat după demisia angajatului. O situație în care a trecut destul de mult timp de la concedierea unui angajat, iar în această perioadă organizația, din diverse motive, și-a schimbat numele. Într-o astfel de situație va fi comanda speciala

   înregistrarea unui duplicat. După ce a indicat informații despre angajat pe pagina de titlu, persoana responsabilă cu emiterea cărților de muncă semnează pagina de titlu și aplică sigiliul organizației. Datorită faptului că organizația, care este ultimul loc de muncă pentru angajat, și-a schimbat numele (sau a fost reorganizată) și, în consecință, sigiliul s-a schimbat, o amprentă a noului sigiliu al organizației este aplicată pe pagina de titlu. În „Detaliile locului de muncă” trebuie să indicați mai întâi numele organizației care exista la momentul angajării angajatului - înainte de redenumire (numele complet și, dacă este disponibil, numele prescurtat). Apoi, faceți toate înregistrările necesare despre admitere, transferuri și concediere. Și numai după înregistrarea concedierii, dar înainte de certificare oficiali trebuie să faceți o înregistrare a redenumiriîntr-o anumită ordine. Următorul număr de serie: data este goală. „Informații despre lucrare” menționează: „(denumirea veche a organizației – în întregime) a fost redenumită de la (data redenumiri) la (numele nou al organizației – în întregime).” Documentele privind redenumirea sunt indicate ca bază - un protocol (decizie a proprietarilor) sau un ordin privind activitatea principală, informații din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice.

   Toate înregistrările realizate sunt certificate prin semnătura angajatului, semnătura persoanei responsabile cu menținerea carnetelor de muncă și noul sigiliu al organizației. În plus, puteți elibera angajatului un certificat care confirmă perioada de muncă și redenumește compania.

4. Încălcarea procedurii de înscriere într-un duplicat de carte de muncă privind indicarea vechimii totale în muncă. Aceasta este una dintre cele mai frecvente greșeli.
5. Înscrierile se fac pe baza unei copii a carnetului de muncă, fără a exista documentele justificative relevante. Angajații departamentului de personal ar trebui să-și amintească că un duplicat este eliberat nu pe baza unei copii a unei cărți de muncă pierdute, ci pe baza documentelor relevante, prin urmare, dacă datele de pe copia cărții de muncă și documentele justificative diferă (de exemplu , cu privire la durata muncii cu angajatorul anterior), atunci informațiile trebuie introduse în mod specific pe baza documentelor.

   Astfel, duplicatul conține mai întâi date despre vechimea totală a acestui angajat înainte de a se alătura ultimului angajator, confirmate prin documente relevante, informații despre muncă și premii, care au fost înscrise în carnetul de muncă la ultimul loc de muncă. Se înregistrează vechimea totală în muncă, indicând numărul total de ani, luni și zile de muncă fără a se indica angajatorul, perioadele de muncă și posturile. În cazul în care documentele pe baza cărora s-au făcut înscrieri în carnetul de muncă nu conțin informații complete despre munca din trecut, doar informațiile conținute în aceste documente sunt înscrise în carnetul de muncă duplicat.

   Numai după ce au fost introduse informații despre experiența de muncă în organizațiile anterioare, numele angajatorului de la ultimul loc de muncă este indicat sub forma unui titlu, apoi înregistrări despre angajare, transferuri și, dacă este necesar, concediere de pe ultimul loc. de lucru se fac.

6. Este, de asemenea, o greșeală să certificați fiecare înscriere într-un carnet de muncă duplicat cu sigiliul ultimului angajator.
7. Numai procesul-verbal de concediere de la ultimul angajator, care emite un duplicat, este supus atestarii. Numele foștilor angajatori se înscrie în rândul care indică când a fost angajat și pentru ce post.

Deci, însumând toate greșelile tipice, vom oferi un exemplu de design corect al secțiunii „Informații de lucru” într-o carte de lucru duplicat. De exemplu, dacă un angajat avea cinci înregistrări în cartea de muncă despre perioadele de muncă înainte de ultimul său angajator și și-a pierdut cartea de muncă (sau angajatorul a pierdut-o), atunci după colectarea certificatelor, trebuie mai întâi să rezumați întreaga durată de serviciu , ceea ce este confirmat prin certificate. Dacă, de exemplu, din cinci perioade de muncă, a fost posibil să se colecteze certificate de la doar trei locuri de muncă, atunci vechimea în muncă este însumată pentru aceste trei perioade și apoi toate cele trei perioade sunt introduse separat cu referire la documente relevante care confirmă experiența de muncă. Și abia atunci se va face o înregistrare a muncii în ultima organizație. Un exemplu de intrare este prezentat mai jos.

Exemplul 3

Restrângeți afișarea

Uneori se întâmplă situații neprevăzute când angajații departamentului HR predă carnetul de muncă al angajatului (contra semnăturii sau în ziua concedierii), iar angajatul îl pierde. Se întâmplă ca angajatorul însuși, din anumite motive independente de voința sa, să fi pierdut un anumit număr de dosare de muncă. În acest sens, apare o întrebare obiectivă: ce trebuie făcut, la cine să apelați pentru ajutor, cum să emiteți un duplicat al cărții de muncă după pierderea acestuia și, de asemenea, ce înregistrări ar trebui incluse în duplicat.

Legea stabilește obligația persoanei care și-a pierdut carnetul de muncă de a raporta acest fapt angajatorului al cărui salariat a fost angajat ultima dată. Acest lucru trebuie făcut cât mai repede posibil, ceea ce va evita documentele inutile și costurile de timp. La urma urmelor fost angajator poate lipsi de pe șantier sau, pentru a înrăutăți situația, lichidat sau reorganizat.

Duplicatul trebuie să includă următoarele informații:

1. Informații generale despre identitatea angajatului (numele, prenumele, patronimul salariatului, ziua, luna și anul nașterii acestuia, studiile primite, care reflectă specialitatea sau specializarea acestuia, precum și caracteristicile de calificare etc.).
2. Informații de bază despre experiența profesională a angajatului acumulată de-a lungul vieții și înainte de a se alătura acestui angajator.
3. Informații despre post responsabilități funcționale, precum și diverse premii și stimulente pentru activitățile de muncă care au fost înregistrate la locul de muncă anterior.

Deosebit de important este faptul că vechimea în muncă este luată în considerare în mod cuprinzător, fără a indica numele organizației, posturile și perioadele. Cu alte cuvinte, în dublu exemplar reguli generale Este inclus numărul total de ani, luni și zile de lucru.

Fiecare înregistrare făcută în duplicat trebuie făcută pe baza documentelor justificative. Astfel de documente includ următoarele:

• contract de munca)
• extrase de cont personal)
• diplome)
• dosar personal sau card)
• comenzi)
• certificate relevante etc.

Pentru a-și dovedi activitatea de muncă, salariatul trebuie să furnizeze angajatorului sau angajatului HR originalele documentelor disponibile despre experiența sa profesională pentru realizarea de copii. După aceasta, copiile trebuie certificate în modul prescris: pe fiecare pagină cu imprimare există o notă sau ștampilă „Copia este corectă”, o semnătură a certificatului cu o transcriere, un sigiliu și o dată. În acest caz, atât șeful întreprinderii, cât și șeful sau angajatul autorizat al departamentului de personal au dreptul să îi asigure. Originalele sunt apoi returnate proprietarului lor.

În cazul în care documentele furnizate nu dezvăluie în totalitate informații despre momentele de lucru din trecut, atunci doar datele disponibile sunt reflectate în duplicat.

Caracteristici de înregistrare și eliberare a unui duplicat de carte de muncă

Mulți angajați și angajatori nu știu exact dacă este necesar să scrieți o cerere pentru a face o copie a cărții de muncă dacă angajatul o pierde. Legislația care reglementează procedura de menținere, completare și evidență a mișcării carnetelor de muncă, inclusiv a conținutului înscrierilor în dublu exemplar, stabilește ca un duplicat să fie eliberat de către angajator în termen de 15 zile de la data depunerii de către salariat. declarație scrisă despre pierderea unui document de muncă.

Astfel, pentru a primi un duplicat care să înlocuiască o carte de muncă pierdută, trebuie să scrieți o cerere corespunzătoare și să o depuneți la departamentul de personal sau direct la angajator.

Pe lângă cererea scrisă de angajat, toate documentele care confirmă direct sau indirect activitatea sa de muncă sunt furnizate departamentului de HR. Pe baza acestor documente sunt reproduse toate înregistrările necesare și anume:

1. Coloana 1: introduceți numărul de serie al înregistrării care se face)
2. Coloana 2: se reflectă data angajării, precum și data concedierii din organizație)
3. Coloana 3: notați numele întreprinderii în care a fost angajat angajatul, departamentul și, de asemenea, introduceți funcția, specialitatea, profesia și caracteristicile de calificare) motivul concedierii, precum și posibilul transfer al angajatului într-un alt departament în cadrul muncii cu același angajator)
4. Coloana 4: introduceți numele documentului care stă la baza legală pentru efectuarea fiecărei înscrieri, numărul de serie al acestuia și data întocmirii.

O altă caracteristică fundamentală atunci când înregistrați un duplicat este că trebuie să știți dacă cuvântul „duplicat” este scris în noua carte de lucru dacă este pierdut sau nu. Normele legale stabilesc o prevedere conform căreia într-un duplicat al cărții de muncă, pe titlul din dreapta, în colțul de sus, este plasat un semn sub forma inscripției „Duplicat”.

Cartea de muncă este un document important care este strict monitorizat și înregistrat: angajatorul are dreptul de a-și preda originalul numai în ziua concedierii salariatului, care este prevăzut de legislația în vigoare. De aceea este necesar să se facă o notă corespunzătoare în caiet pentru înregistrarea mișcării acestor documente care să indice că a fost eliberat un duplicat în locul originalului.

Entitatea care emite o carte de lucru duplicat

O persoană care a pierdut o carte de muncă poate avea o idee despre cine emite o carte de muncă duplicată dacă aceasta este pierdută. Acesta este cel mai simplu punct, care este menționat direct în legislație, în special în partea 32 a Hotărârii Guvernului Federația Rusă— Despre cărțile de muncă. Pe baza acestui lucru norma legala, angajatorul de la ultimul loc de muncă al persoanei care a pierdut actul trebuie să îi elibereze un duplicat carnet de muncă. Mai mult, termenul în care trebuie făcută emiterea este de maximum 15 zile.

Un proces mai complex de emitere a unui duplicat este asociat cu situația în care un angajator a pierdut în mod masiv carnetele de muncă ale angajaților săi. În acest caz, se creează o comisie specială, care include reprezentanți ai diferiților angajatori ai căror angajați au fost angajați, membri ai sindicatelor, precum și alte părți interesate. Pe baza rezultatelor ședinței comisiei se clarifică toate informațiile necesare care au legătură directă cu esența problemei și se întocmește un act. În baza acestui act, angajatorul emite carnete de muncă duplicate angajaților.

Astfel, în orice caz, eliberarea unui duplicat carnet de muncă în caz de pierdere se efectuează de către angajator numai după ce în acesta s-au făcut toate înscrierile necesare. Mai mult, indiferent de dorinta sa personala, angajatorul trebuie sa acorde eventuala asistenta persoanei care si-a pierdut actul de munca.

• Managementul înregistrărilor HR

Cuvinte cheie:

1 -1