9.1.1. Tipărirea documentelor oficiale se realizează în birourile de dactilografiere (unde sunt prevăzute) sau în compartimentele structurale direct de către executori, ținând cont de cerințele prevăzute în Secțiunea a IV-a a prezentelor Instrucțiuni.
9.1.3. Documentele sunt tipărite pe formulare standard sau pe hârtie A4 pe o parte a foii.
Pe ultima pagină a documentului tipărit, pe fața din colțul din stânga jos se află numele fișierului în care este scris textul documentului.
9.1.4. Imprimarea documentelor marcate „Pentru uz oficial” se realizează în conformitate cu clauza 8.13.
9.2. Lucrări de copiere și duplicare
9.2.1. Copierea și reproducerea documentelor oficiale se realizează, de regulă, prin unități structurale special create.
Este permisă copierea materialelor oficiale de volum mic și tiraj pe copiatoare instalate în diviziuni structurale. În acest caz, responsabilitatea pentru utilizarea corectă a copiatoarelor și înregistrarea lucrărilor efectuate revine șefului unității structurale în care este instalat copiatorul.
9.2.2. Baza pentru efectuarea lucrărilor de copiere este un ordin întocmit pe formularul stabilit și semnat de funcționarul corespunzător care dă permisiunea de a efectua lucrarea.
9.2.3. Materialele de copiat trebuie să fie legate și tipărite pe hârtie de scris albă de dimensiune standard.
9.2.4. Angajații care efectuează lucrări de copiere și duplicare sunt responsabili pentru executarea acestora în strictă conformitate cu cerințele specificate în comandă.
Copiile realizate, împreună cu originalul, se eliberează clientului împotriva semnăturii.
9.2.5. Contabilitatea lucrărilor de copiere și duplicare finalizată se ține în jurnale speciale.
X. Producerea și utilizarea sigiliilor și ștampilelor
Producerea și utilizarea sigiliilor și ștampilelor necesare pentru a asigura activitățile organelor teritoriale, unităților militare, organizațiilor sistemului Ministerului Rusiei pentru Situații de Urgență se efectuează în conformitate cu Instrucțiunile privind procedura de producere, înregistrare, depozitare a sigiliilor și ștampilelor. și utilizarea lor în sistemul Ministerului Federației Ruse pentru Apărare Civilă, situații de urgență și lichidare a consecințelor dezastrelor naturale, aprobat prin ordin al Ministerului Situațiilor de Urgență al Rusiei din 15 noiembrie 2004 nr. 516ДПП.
XI. Organizarea muncii cu documente în munca de birou
11.1. Întocmirea unei liste de cazuri
11.1.1. Nomenclatorul cazurilor este o listă sistematizată a rubricilor dosarelor deschise într-un organism teritorial, unitate militară, organizație a sistemului Ministerului rus al situațiilor de urgență, indicând perioadele de depozitare ale acestora, întocmite în modul prescris.
11.1.2. Nomenclatorul dosarelor este întocmit în scopul grupării documentelor executate în dosare, sistematizării și evidenței dosarelor, stabilirea perioadelor de păstrare a acestora și stă la baza întocmirii inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) care sunt supuse transferului către Arhiva organism teritorial, unitate militară, organizarea sistemului Ministerului rus al situațiilor de urgență, precum și pentru înregistrarea cazurilor de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).
11.1.3. Nomenclatorul cazurilor include titlurile tuturor cazurilor programate pentru a fi înființate în gestionarea evidențelor unităților structurale ale unui organism teritorial, unitate militară, organizare a sistemului Ministerului rus al situațiilor de urgență, inclusiv referință, control, dosare contabile, cărți și jurnale de bord, dosare personale 6.
Nomenclatorul cauzelor include titlurile cauzelor organelor temporare (de exemplu, comisii de lucru, grupuri create pentru perioada de desfășurare a oricăror activități specifice), precum și cazurile nefinalizate ale organizațiilor lichidate, al căror succesor legal este un organism teritorial. , o unitate militară, o organizație a Ministerului Rusiei pentru Situații de Urgență.
Periodicele nu sunt incluse în lista de cazuri.
11.1.4. Atunci când se întocmește o listă de cazuri, ar trebui să se ghideze după reglementările cu privire la organismul teritorial, cartele unității militare, organizarea sistemului rus pentru situații de urgență, reglementările privind unitățile structurale, masa de personal, O listă a documentelor generate în activitățile organelor de conducere, unităților militare ale forțelor de apărare civilă, unităților Serviciului de Pompieri de Stat, instituțiilor și organizațiilor sistemului EMERCOM al Rusiei, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin ordin al Ministerului Situațiilor de Urgență al Rusiei din 30 decembrie 2004 nr. 630 (denumită în continuare Lista documentelor care indică perioadele de păstrare), liste de cazuri pentru anii anteriori. Sunt studiate documentele generate în activitățile unui organism teritorial, unitate militară, organizare a sistemului Ministerului rus al situațiilor de urgență, tipurile, componența și conținutul acestora.
11.1.5. Nomenclatorul consolidat de afaceri al unui organism teritorial, al unității militare, al organizării sistemului Ministerului Rusiei pentru Situații de Urgență (Anexa nr. 30) este întocmit în ultimul trimestru al anului curent pentru anul următor de către o unitate structurală creată pentru a conduce biroul. lucrează cu asistența metodologică a Arhivei pe baza nomenclatoarelor de afaceri ale unităților structurale convenite cu Arhiva.
11.1.6. Numele secțiunilor din nomenclatorul consolidat al afacerilor unui organism teritorial, al unității militare, al organizației sistemului rus al Ministerului pentru Situații de Urgență sunt numele unităților structurale, subsecțiunile sunt numele departamentelor unităților structurale. Secțiunile sunt aranjate în conformitate cu indexarea unităților structurale în ordine crescătoare stabilită în gestionarea evidențelor unui organism teritorial, unitate militară sau organizație a sistemului Ministerului rus al situațiilor de urgență. În același timp unitate structurală, creat pentru munca de birou, este plasat pe primul loc în nomenclatorul cazurilor și i se atribuie un indice de muncă de birou - 1.
11.1.7. Nomenclatorul consolidat de afaceri al organului teritorial, al unității militare, al organizării sistemului EMERCOM al Rusiei este semnat de șeful unității structurale creată pentru a desfășura activități de birou, convenit cu comisia de experți, cu Arhiva Centrală a EMERCOM din Rusia. Rusia, după care este aprobat de șeful corpului teritorial, comandantul unității militare, șeful (managerului) sistemelor de organizare ale Ministerului Situațiilor de Urgență al Rusiei.
11.1.8. De regulă, lista consolidată a cazurilor este tipărită în trei exemplare. Prima copie (aprobată) a listei de cazuri consolidate este un document de depozitare permanentă și este inclusă în secțiunea de liste de cazuri a unității structurale creată pentru desfășurarea lucrărilor de birou. A doua copie este folosită ca copie de lucru în unitatea structurală creată pentru munca de birou, a treia copie este transferată în arhivă pentru utilizare practică.
În cazurile în care este necesară coordonarea nomenclatorului dosarelor cu Arhivele Centrale, se tipărește un al patrulea exemplar pentru depunerea la Arhivele Centrale.
11.1.9. Nomenclatorul consolidat al cazurilor, convenit cu Arhiva Centrală a Ministerului Situațiilor de Urgență al Rusiei, este finalizat la sfârșitul fiecărui an pentru a face modificări la nomenclatorul cazurilor pentru anul următor. Lista de cazuri actualizată pentru anul următor este semnată de șeful unității structurale creată pentru desfășurarea activității de birou, aprobată de șeful organului teritorial, comandantul unității militare, șeful (directorul) organizației Sistemul Ministerului Rusiei pentru Situații de Urgență și a intrat în vigoare la 1 ianuarie a următorului an calendaristic.
11.1.10. Nomenclatorul consolidat al afacerilor Ministerului este recoordonat cu Arhivele Centrale ale Ministerului Rusiei pentru Situații de Urgență cel puțin o dată la cinci ani. În cazul unei schimbări semnificative a funcțiilor și structurii unui organism teritorial, unități militare sau organizație a sistemului Ministerului rus al situațiilor de urgență, nomenclatura consolidată este supusă recompilării, coordonării și aprobării în modul prescris, indiferent de din perioada aprobării sale anterioare.
11.1.11. După aprobarea nomenclatorului consolidat de cazuri, unitățile structurale primesc extrase din secțiunile relevante pentru a fi utilizate în activitatea lor.
11.1.12. Pe parcursul anului, unitatea structurală creată pentru desfășurarea lucrărilor de birou poate efectua modificări și completări la nomenclatorul consolidat de cazuri aprobat pe baza propunerilor unităților structurale, convenite cu Arhiva și executate. memoriu adresată șefului organului teritorial, comandantului unei unități militare, șefului (managerului) organizației sistemului Ministerului rus al situațiilor de urgență. Baza pentru modificări și completări sunt schimbările funcționale sau organizaționale din unitatea structurală.
11.1.13. Nomenclatorul de afaceri al unei unități structurale (Anexa nr. 31) se întocmește de către persoana responsabilă cu lucrările de birou a unității structurale, semnat de conducătorul acestei unități structurale cel puțin o dată la 5 ani și supus aprobării Arhivelor. înainte de 1 octombrie a anului curent .
În cazul în care este necesară perfecţionarea nomenclatorului cauzelor (conform comentariilor Arhivei), acesta se finalizează şi se depune la unitatea structurală creată pentru evidenţă până la data de 1 decembrie pentru alcătuirea unui nomenclator consolidat al cauzelor organului teritorial, unitate militară, organizarea sistemului rus pentru situații de urgență.
11.1.14. Unitatea structurală nou creată, în termen de o lună, elaborează un nomenclator al treburilor unității și îl prezintă în modul prescris unității structurale creată pentru a desfășura lucrări de birou.
11.1.15. Ordinea de plasare a titlurilor cazurilor în cadrul secțiunilor și subsecțiunilor din nomenclatorul cazurilor, i.e. sistematizarea lor este determinată de gradul de importanţă a documentelor care alcătuiesc cauza şi de relaţia lor.
La început există rubrici de dosare care conţin documentaţie organizatorică şi administrativă. În același timp, rubricile cazurilor care conțin documente administrative ale autorităților superioare sunt situate înaintea rubricilor cazurilor cu documente administrative ale unui organ teritorial, unitate militară, organizație a sistemului Ministerului rus al situațiilor de urgență. Urmează rubricile cazurilor care conțin planificare, raportare, documente financiare, apoi documente privind principalele activități ale unității structurale, la finalul secțiunii se află rubricile cazurilor privind munca de birou. Titlurile cauzelor deschise pe motive geografice sau de corespondență se înscriu în nomenclatorul cauzelor în ordine alfabetică, după denumiri geografice sau corespondenți.
11.1.16. Coloanele din nomenclatorul de afaceri ale unei unități structurale se completează după cum urmează.
11.1.16.1. În coloana 1 a nomenclatorului cazurilor se trec indicii fiecărui caz cuprins în nomenclator. Indexul cazurilor este format din desemnările digitale ale unității structurale, compartimentului unității structurale și numărul de ordine al titlului cauzei conform nomenclatorului din cadrul unității structurale stabilit în gestiunea evidenței organului teritorial, unității militare, organizației. al sistemului rus al Ministerului pentru Situații de Urgență. Indicii cazurilor sunt indicați cu cifre arabe.
De exemplu: cazul nr. 16-3-7, unde 16 este indicele unității structurale, 3 este indicele departamentului unității structurale, 7 este numărul de ordine al carcasei conform nomenclatorului din cadrul unității structurale .
Numerele de caz de rezervă nu sunt prevăzute în nomenclatorul cazurilor. Dacă este necesară deschiderea unor noi cazuri, acestea sunt introduse în modul prescris (clauza 11.1.12) la sfârșitul listei de cazuri a unității structurale corespunzătoare sub următorul număr de serie.
11.1.16.2. Coloana 2 a nomenclatorului cauzelor cuprinde titlurile cauzelor.
Titlul cauzei trebuie să reflecte clar, într-o formă generalizată, conținutul și componența principală a actelor cauzei.
Nu este permisă folosirea unor formulări nespecifice în titlul cauzei („materiale diverse”, „corespondență generală”, „corespondență de ieșire”, „documente primite”), precum și cuvinte introductive și fraze sintactice complexe. Nu este permisă utilizarea cuvintelor abreviate și a denumirilor abreviate ale autorităților executive teritoriale, instituțiilor și organizațiilor, cu excepția abrevierilor stabilite oficial.
Titlul cauzei poate consta din următoarele elemente:
denumirea tipului de caz (corespondență, jurnal etc.) sau tipuri de documente (protocoale, ordine, decizii etc.);
numele organizației căreia i se vor adresa documentele sau de la care vor fi primite documentele (destinatarul sau corespondentul documentului);
denumirea localității (teritoriului) cu care este asociat conținutul actelor cauzei;
datele (cadru cronologic, perioada) la care se referă actele cauzei;
o indicare a numărului de copii ale actelor cauzei (dacă în cauză sunt depuse copii), în timp ce în coloana „Notă” a listei cauzelor se indică în ce unitate structurală sunt depozitate originalele acestor acte.
În rubricile cauzelor care conțin înscrisuri pe o singură problemă, dar nu sunt legate de succesiunea executării, termenul „documente” este folosit ca tip de dosar, iar la sfârșitul titlului între paranteze principalele tipuri de documente care trebuie grupate în cazul în care sunt indicate.
Exemplu: Documente privind expozițiile tematice (planuri, liste, rapoarte, caracteristici ale exponatelor).
În cazul rubricilor destinate grupării documentelor de același tip, acest tip de document este indicat la plural.
Exemplu: Procesele-verbale ale reuniunilor consiliului de administrație al Direcției Principale a Ministerului Situațiilor de Urgență al Rusiei pentru regiunea Moscova
Titlurile cazurilor care conțin corespondență indică cu cine și în ce subiect se desfășoară.
Exemplu: Corespondență cu departamentele din subordine despre organizarea măsurilor de protecție împotriva radiațiilor, chimice și biologice (bacteriologice).
În rubricile cazurilor care conțin corespondență cu diverși corespondenți, aceștia din urmă nu sunt indicați.
Exemplu: Corespondență despre organizarea logisticii.
Titlul cauzei indică un corespondent specific dacă corespondența se realizează numai cu acesta.
Exemplu: Corespondență cu Departamentul de Sprijin Federal al Teritoriilor din Ministerul Situațiilor de Urgență al Rusiei privind finanțarea măsurilor de răspuns în situații de urgență.
Titlurile cazurilor care conțin documentație de planificare sau raportare indică perioada (lună, trimestru, an) pentru (pentru) care au fost întocmite planuri (rapoarte).
Exemplu: Planul principalelor activități ale Direcției Principale a Ministerului Situațiilor de Urgență al Rusiei pentru Regiunea Moscova pentru 2008.
Dacă cauza este formată din mai multe volume, atunci se întocmește un titlu general al cauzei, iar apoi, dacă este cazul, se întocmesc titlurile fiecărui volum, clarificând conținutul actelor cauzei.
Titlurile cauzelor pot fi clarificate în timpul procesului de formare și clasare a dosarelor. În acest caz, la sfârșitul anului în curs, se fac precizări corespunzătoare pe lista de cazuri.
De exemplu, inițial titlul cazului a fost „Acte de acceptare și transfer de poziții de către șefii diviziilor structurale ale Centrului Regional din Orientul Îndepărtat al Ministerului Situațiilor de Urgență al Rusiei”, iar după clarificare (ediție) - „Act de acceptarea și transferul de poziții de către șeful Departamentului de Logistică și Armament al Centrului Regional din Orientul Îndepărtat al Ministerului Situațiilor de Urgență al Rusiei.”
11.1.16.3.
În cursul anului calendaristic, în coloana 3 din nomenclatorul „Număr de cazuri (volume)”, la deschiderea fiecărui volum, se face o notă („vol. 1”, „vol. 2”, etc.), iar la sfarsitul anului este indicat numarul total de volume deschise .
11.1.16.4. Coloana 4 din nomenclatorul cazurilor „Data cazului” se completează atunci când cazul (volumul) este închis. Acesta reflectă cadrul cronologic al actelor depuse în cauză (date limită - zi, lună, an - înființare și încheiere a cauzei în muncă de birou (de exemplu: „10.01.2006 - 28.12.2006”). Dacă cazul este transferabile, atunci termenele sunt întocmite după imaginea următoare: „15/01/2002 – până în prezent.”
11.1.16.5. Coloana 5 din nomenclatorul dosarelor „Număr de foi” este supusă completării obligatorii numai pentru dosarele de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) și dosarele marcate „EC”.
11.1.16.6. Coloana 6 indică perioada de păstrare a cazului și numărul articolului din Lista de documente indicând perioada de păstrare. Atunci când se utilizează alte liste de documente cu perioade de stocare utilizate în sistemul Ministerului Situațiilor de Urgență al Rusiei, este necesar în coloana 6 după numărul articolului din listă să se indice numele listei utilizate de documente cu perioade de stocare. 11.1.16.7. În coloana 7 a nomenclatorului cazurilor „Notă”, se fac semne despre cazurile în mișcare indicând vechiul index al cazurilor dacă acesta se modifică (); despre distrugerea dosarelor; privind transferul dosarelor la arhivă, la alte unități sau organizații structurale. Dacă cazul nu a fost deschis în decurs de un an, atunci în coloana „Notă” este introdus marcajul „Nedeschis”, în timp ce liniuțele sunt adăugate în coloanele 3, 4, 5. Dacă în dosare există copii ale documentelor, ale căror originale sunt supuse transferului pentru depozitare la Arhivele Centrale ale Ministerului Situațiilor de Urgență din Rusia, se face o notă în coloana 7: „Originalele sunt stocate în dosarul 1- 4-29.”
O copie a listei de cazuri a unei unități structurale poate indica persoanele responsabile cu formarea dosarelor.
Dacă cazul (registru, jurnal de bord) este păstrat în formular electronic, apoi în coloana 7 se indică marca „Menținut în formă electronică” și se indică frecvența tipăririi acesteia.
11.1.17. La sfârșitul anului calendaristic, responsabilul cu lucrările de birou a unității structurale verifică prezența tuturor notelor în nomenclatorul dosarelor și întocmește o evidență finală a categoriilor și numărului de dosare deschise.
O copie completată a listei de cazuri a unei unități structurale cu o înregistrare finală se depune la unitatea structurală creată pentru a desfășura lucrări de birou până la data de 1 martie a anului următor.
Evidența finală a nomenclatorului consolidat de afaceri al unui organism teritorial, unități militare, organizare a sistemului rus pentru situații de urgență este întocmită pe baza înregistrărilor finale ale nomenclatorului de afaceri ale unităților structurale.
Materiale text, tabelare și digitale folosind o mașină de scris și ulterior folosind un computer.
Munca de dactilografiere este efectuată de dactilografi profesioniști, folosind așa-numita metodă orbă a zece degete: textul original este scris (retasat) automat, fără control vizual, cu toate cele zece degete, fiecăruia fiind atribuite anumite taste (litere, semne) ale unei mașini de scris. sau tastatura.
Viteza medie de tastare a unui dactilograf profesionist este de 350-400 de caractere pe minut, cu trei greșeli pentru fiecare dactilograf la două spații (1860 de caractere). Document de reglementare, care conține standarde de timp pentru munca de dactilografiere, este un document din 1984 intitulat: „Standarde de timp unificate (producție) pentru munca de dactilografiere”.
Scrieți o recenzie despre articolul „Lucrări dactilografiate”
Note
Literatură
- (aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat al Muncii al URSS și a Prezidiului Consiliului Central al Sindicatelor Integral din 19 iunie 1984 nr. 189/11-64). - M., 1988.
Legături
Extras care caracterizează lucrări dactilografiate
„Nu aș crede pe nimeni care mi-a spus că pot iubi așa”, a spus Prințul Andrei. „Acesta nu este deloc sentimentul pe care l-am avut înainte.” Întreaga lume este împărțită pentru mine în două jumătăți: una - ea și acolo este toată fericirea speranței, lumină; cealaltă jumătate este tot ceea ce ea nu este acolo, există tot deznădejde și întuneric...— Întuneric și întuneric, repetă Pierre, da, da, înțeleg asta.
– Nu pot să nu iubesc lumea, nu sunt vina mea. Și sunt foarte fericit. Mă înțelegi? Știu că ești fericit pentru mine.
— Da, da, confirmă Pierre, uitându-se la prietenul său cu ochi tandre și triști. Cu cât i se părea mai strălucitoare soarta prințului Andrei, cu atât a lui i se părea mai întunecată.
Pentru a se căsători a fost nevoie de acordul tatălui, iar pentru aceasta, a doua zi, prințul Andrei a mers la tatăl său.
Tatăl, cu un calm exterior, dar cu furie interioară, a acceptat mesajul fiului său. Nu putea să înțeleagă că cineva ar dori să schimbe viața, să introducă ceva nou în ea, când viața se terminase deja pentru el. „Dacă m-ar lăsa să trăiesc așa cum vreau eu și atunci am face ce ne-am dori”, și-a spus bătrânul. Cu fiul său, însă, a folosit diplomația pe care a folosit-o la ocazii importante. Luând un ton calm, a discutat întreaga problemă.
În primul rând, căsătoria nu a fost strălucitoare în ceea ce privește rudenia, bogăția și noblețea. În al doilea rând, prințul Andrei nu era în prima tinerețe și avea o sănătate precară (bătrânul era deosebit de atent la asta), iar ea era foarte tânără. În al treilea rând, era un fiu pe care era păcat să-l dăruiască fetei. În al patrulea rând, în sfârşit, spuse tatăl, privindu-şi batjocoritor la fiul său, te rog să amâni chestiunea cu un an, să pleci în străinătate, să faci tratament, să găseşti, după cum vrei, un neamţ pentru prinţul Nikolai şi apoi, dacă este vorba dragoste, pasiune, încăpățânare, orice vrei, atât de grozav, apoi căsătorește-te.
Compania noastra ofera servicii de dactilografiere a textelor in diverse formate, fie ele scrise de mana, tiparite sau tabelar. Preluăm comenzi complexe (scris de mână slab lizibil, volum mare pentru o perioadă scurtă de timp etc.).
De-a lungul mai multor ani de activitate, am câștigat mulți clienți obișnuiți. Ne străduim întotdeauna să ne asigurăm că clientul este mulțumit de munca noastră. Avem o mulțime de recenzii pozitive, le puteți vedea într-o secțiune specială a site-ului nostru.
Biroul nostru de dactilografiere a fost organizat în urmă cu câțiva ani..
Costul serviciilor
Prețurile pentru lucrările dactilografiate variază în funcție de complexitatea și natura textului.
Reduceri pentru clienții obișnuiți
Există reduceri pentru clienții obișnuiți. De exemplu, pentru o comandă unică de 300 de pagini sau mai mult text scris de mână sau tipărit, oferim o reducere de 5%.
Cum se plasează o comandă
Puteți scana (sau face o fotografie cu aparatul foto sau telefonul) paginile pe care trebuie să le resetați. Apoi trimiteți-le nouă pe e-mail. Dacă scanarea nu este posibilă, atunci puteți aduce manuscrisul la biroul nostru oricând. În acest caz, plata se face la finalizare.
Lucrările dactilografiate sunt efectuate numai pe computer și ulterior tipărite pe o imprimantă (dacă este necesar) sau înregistrate pe cardul dumneavoastră flash. Nu avem mașini de scris.
Sunați, scrieți - suntem siguri că veți fi mulțumit de calitatea serviciilor noastre.
