Intocmirea si executarea actelor administrative: ordine, instructiuni, rezolutii, instructiuni.
Tipurile de documente administrative ale unei organizații sindicale sunt rezoluțiile, deciziile, ordinele, ordinele, instrucțiunile.
Toate documentele administrative trebuie să respecte GOST R 6.30-2003 „Sisteme unificate de documentație organizatorică și administrativă”. Actele administrative se eliberează în baza sau în temeiul legilor, decretelor și ordinelor autorităților superioare sau în atribuțiile și competența președintelui de sindicat și pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite organizației sindicale.
Întocmirea documentelor administrative este un proces complex. Poate fi încredințat unuia dintre oficiali sau grup de lucru, comisii ale comitetului sindical.
Întocmirea documentelor administrative poate cuprinde următoarele etape:
- Studierea esenței problemei;
- Intocmirea unui proiect de document administrativ;
- Aprobarea documentului;
- Semnarea documentului.
Pentru hotărârile și deciziile unui organ colegial (comitet sindical, prezidiu) se adaugă o etapă de discuție și adoptare a acestor documente în cadrul unei ședințe a organului colegial.
1 Decret
Rezoluţie– un act normativ adoptat de către un organ colegial pentru soluționarea celor mai importante probleme din activitățile unei organizații sindicale.
Hotărârile sunt de obicei întocmite pe antet și au următoarele detalii: denumirea organului de conducere, tipul documentului, data adoptării, locul publicării, titlul textului. În actele administrative ale organelor colegiale, textul este înscris la persoana a III-a singular „hotărâre”, „hotărât”. Cuvintele „rezolvă”, „rezolvat”, „hotărăște”, „hotărât” sunt tipărite cu majuscule sau litere mici în spațiu, adică. ele ies în evidență vizual și, prin aceasta, separă partea declarativă a documentului de partea administrativă.
Textul rezoluției constă din două părți: declararea și hotărârea. Partea constatatoare indică motivele publicării și scopurile care trebuie atinse în implementarea acesteia. Dacă o rezoluție este emisă pe baza unui document administrativ al unui organ de conducere superior, atunci se face trimitere la aceasta în partea constatatoare.
Partea administrativă a hotărârii începe cu denumirea organului care o adoptă. Partea administrativă, de regulă, constă din mai multe puncte, fiecare dintre acestea indicând executantul - un funcționar, o comisie, acțiunea prescrisă și termenul limită de execuție. Ultimul alineat al rezoluției numește persoana căreia i se încredințează controlul asupra executării. Hotărârile și hotărârile au două semnături - președintele și secretarul organului colegial.
De exemplu:
GOST R. 6.30 - 2003
|
SINDICATUL LUCITORILOR DIN ÎVĂMÂNTUL PUBLIC ŞI ŞTIINŢA FEDERAŢIEI RUSE organizarea teritorială (regională) Krasnoyarsk Organizația sindicală KSPU Prezidiul comitetului sindical REZOLUŢIE 26.04.2014 protocol nr 7 privind participarea la acțiunea de Ziua Mai a sindicatelor în 2014. În conformitate cu rezoluția Plenului organizației teritoriale (regionale) a sindicatelor din Krasnoyarsk din 04.05.2014 DECIDE: 1. Participați la 1 mai 2014 la mitinguri și procesiuni organizate de Federația Sindicatelor din Teritoriul Krasnoyarsk. 2. Organizați participarea angajaților universității la mitinguri și procesiuni, folosind sloganuri care reflectă cerințele actuale ale Sindicatului, 5 persoane per institut, facultate resp. preşedinţii organizaţiilor sindicale ale institutelor, facultăţilor 3. Încredințați controlul asupra punerii în aplicare a prezentei rezoluții președintelui comisiei de organizare și de masă a comitetului sindical, V.N. Adjunct Președintele E.N. Belova secretarul V.N. Moiseeva |
2 Comanda
Comanda – act juridic, emis de manager pentru a rezolva probleme operaționale organizatorice, de personal și alte probleme munca internăîn limitele competenţei sale.
Ordinul se întocmește pe antetul organizației sindicale și conține următoarele detalii: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data, numărul de înregistrare, locul întocmirii, titlul textului, textul, semnătura.
Ordinul intră în vigoare din momentul semnării acestuia de către conducător, cu excepția cazului în care în text este indicată o altă perioadă.
După scop, comenzile sunt împărțite în:
- comenzi pentru activități de bază;
- de către personal.
Textul ordinului, de regulă, este format din două părți: declarativ și administrativ.
Partea de constatare reflectă scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise, motivele emiterii comenzii și oferă o legătură către documentul care a servit ca bază pentru pregătirea comenzii.
Partea administrativă conține acțiunile prescrise, numele funcționarilor responsabili de implementarea acestora și termenele de execuție.
Partea administrativă este separată de partea indicativă prin cuvântul „Comand”, care este tipărit cu majuscule și precedat de două puncte. Partea administrativă a textului ordinului, de regulă, este împărțită în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe cu puncte. Fiecare paragraf indică executantul (comisie, funcționar), acțiunea prescrisă și termenul de execuție. Interpretul este indicat în cazul dativ. De asemenea, puteți indica în termeni generali, de exemplu: președinților organizațiilor sindicale.
Fiecare paragraf al părții administrative începe cu indicarea unei acțiuni specifice, exprimată printr-un verb într-o formă nedefinită - „pregătește”, „organizează”, „oferă”, „dezvolta” și altele.
De exemplu:
|
FEDERAȚIA RUSĂ Organizația sindicală KSPU COMANDA 04.03.2015 № 3 Krasnoyarsk Despre introducerea Instrucțiunilor pentru munca de birou Pentru îmbunătățirea lucrărilor cu documente și asigurarea siguranței acestora, implementarea rezoluției prezidiului comitetului sindical din data de 03.02.2015. COMAND: 1. Aproba Instrucțiunile de evidență în organizația sindicală. 2.Promulgarea Instrucțiunilor pentru munca de birou din 03.10.2015 responsabil: specialist Nalimova N.A. 3. Să fie ghidat de toți președinții organizațiilor sindicale diviziuni structurale reguli de lucru cu documentele consacrate în Instrucțiunile de lucru de birou. 4. Asigurați specialistul Nalimova N.A. duplicarea Instrucțiunilor pentru munca de birou și transmiterea către toate organizațiile sindicale ale institutelor și facultăților până la 03.01.2015 5. Încredințați controlul asupra implementării prezentului ordin vicepreședintelui E.N Belova. |
Titlul ordinului trebuie formulat clar, pe scurt, să exprime conținutul principal al documentului și să răspundă la întrebarea „Ce?” Titlul nu poate avea mai mult de 5 rânduri și este tipărit în marginea stângă, la 1 spațiere.
Înregistrarea comenzilor este alocarea numerelor de serie într-un an calendaristic.
Comenzile pentru personal sunt emise pe baza formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 și Codul Muncii RF. Ordinele privind personalul stau la baza efectuarii intrarilor in cărți de muncă, carduri personale de resurse umane, premii și alte documente și sunt stocate timp de 75 de ani.
3 Comanda
Comanda– un act administrativ eliberat de președintele organizației sindicale sau deputatul, la data lucrări individuale, evenimente. ÎN termenii legali ordinea și ordinea sunt echivalente. Diferența dintre ele este că comenzile sunt primite conform probleme generale, iar comanda este privată.
Prin urmare, în ceea ce privește compoziția detaliilor și locația acestora, comanda nu diferă de comandă, dar adesea nu conține o parte indicativă. Textul părții administrative începe cu cuvintele „propun” sau „obliga”.
De exemplu:
|
SINDICATUL ÎNVĂŢĂMÂNTULUI PUBLIC ŞI LUCRĂTORII ŞTIINŢEI FEDERAȚIA RUSĂ organizarea teritorială (regională) Krasnoyarsk Organizația sindicală KSPU COMANDA 14.05.2012 № 12 Krasnoyarsk La organizarea unui concurs de lucrări artistice și creative ale angajaților universității În legătură cu hotărârea prezidiului comitetului sindical din 20 aprilie 2012 OBLIG: 1.Organizați un concurs de lucrări artistice și creative ale angajaților universității. Responsabil - membru în comisia culturală a comitetului sindical V.I Tikhomirov, mandat - 25.05.2012. 2. Controlul asupra desfășurării concursului de lucrări artistice și creative ale lucrătorilor este încredințat vicepreședintelui I.N. Președintele Sofronova O.G. Sofronova |
4 Notă
Notă – un act juridic emis de președintele sau vicepreședintele unei organizații sindicale pe probleme cu caracter informativ și metodologic, cu privire la aspectele de executare a ordinelor, regulamentelor, instrucțiunilor.
Instrucțiunea privind alcătuirea detaliilor nu diferă de comandă, iar partea sa administrativă începe cu cuvintele „Îmi propun”, „Consider că este necesar”, „Recomand”.
De exemplu:
|
SINDICATUL ÎNVĂŢĂMÂNTULUI PUBLIC ŞI LUCRĂTORII ŞTIINŢEI FEDERAȚIA RUSĂ organizarea teritorială (regională) Krasnoyarsk Organizația sindicală KSPU NOTA 03.06.2013 № 26 Krasnoyarsk Despre tema pregătirii activiștilor sindicali În vederea punerii în aplicare a Hotărârii prezidiului comitetului sindical din 20 aprilie 2013 „Cu privire la programul de personal” SUGEREZ: 1. Preşedinţii organizaţiilor sindicale ale institutelor şi facultăţilor trebuie să înainteze comitetului sindical propuneri de subiecte pentru formarea activiştilor sindicali până la data de 20.06.2013. 2. Comisia de organizare și masă a comitetului sindical va întocmi un plan de pregătire pentru activiști sindicali și îl va supune spre aprobare prezidiului comitetului sindical înainte de 07.01.2013. Responsabil - specialist Nalimova N.A. 3. Încredințați controlul asupra punerii în aplicare a acestei instrucțiuni vicepreședintelui I.N. Președintele Sofronova O.G. Sofronova |
Dacă informațiile au fost utile, lăsați comentarii și distribuiți un link către acest articol în dvs rețelele sociale. Multumesc!
1. Reguli de întocmire și execuție a documentelor organizatorice.
Documentele organizatorice implementează normele administrative și drept civil, constituie temeiul legal pentru activitățile instituției și sunt strict obligatorii. Aceste documente trebuie să fie supuse unei proceduri de aprobare direct de către manager cu ștampilă de aprobare sau un document administrativ (hotărâre, decizie, ordin sau directivă) sau unei ședințe a unui organ colegial și sunt valabile până la aprobarea altora noi. În cazul reorganizării activităților instituției se elaborează noi documente organizatorice.
Charter - un act juridic care definește ordinea formării, competența organizației, funcțiile, sarcinile și procedura de lucru. Prevederi generale despre cartă sunt cuprinse în partea 1 Cod civil RF.
Textul cartei poate conține următoarele secțiuni:
* Prevederi generale.
* Capital social (capital autorizat).
*Ordinea activităților.
* Management.
* Contabilitate si raportare, distributie profit.
* Alte economii.
* Incetarea activitatilor.
Carta este întocmită pe forma generala cu detalii:
* denumirea tipului de document - CARTA;
* numărul de înregistrare, locul publicării (oraș);
* ștampila de aprobare (dacă întreprinderea este privată, indicați cine este înregistrat);
* semnătură.
Prevederi- acte juridice care definesc procedura de invatamant, statut juridic, drepturi, responsabilități, organizarea muncii unei instituții, unitate structurală (servicii).
Prevederile pot fi standard sau individuale. Prevederile standard sunt elaborate pentru organizații de același tip și sunt utilizate atunci când elaborează cele individuale. Există diferite prevederi privind organizațiile, diviziunile structurale, prevederile privind organele colegiale și consultative, prevederile privind organele temporare (ședințe, comisii, consilii).
Structura textului regulamentului și forma acestuia sunt unificate în USORD. Prevederile se întocmesc pe formularul general al organizației indicând detaliile: denumirea organizației, unitatea structurală, tipul documentului, precum și data și ștampila de aprobare, numărul de înregistrare, locul publicării, titlul textului, textul, semnătură, ștampilă de aprobare sau viză de aprobare.
Textul regulamentului cuprinde următoarele secțiuni:
* Prevederi generale;
* Scopuri si obiective;
* Funcții;
* Drepturi si obligatii;
* Management;
* Relatii cu alte departamente.
Prevederile sunt semnate de funcționarii care sunt dezvoltatorii direcți (de exemplu, șeful unei unități structurale, adjunctul șefului), avizate de serviciul juridic (avocat) și aprobate de șef. Prevederea intră în vigoare din momentul aprobării.
Instrucţiuni- un act juridic care conține norme care reglementează aspecte organizatorice, științifice, tehnice, tehnologice, financiare și de altă natură ale activităților instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor (diviziunile lor structurale), funcționarilor.
Sunt emise instrucțiuni pentru a clarifica aplicarea actelor legislative, a documentelor administrative privind memorarea și întreținerea documentelor (de exemplu, contabilitate, raportare etc.).
Instrucțiunile sunt întocmite pe antetul general al organizației și trebuie să conțină următoarele detalii: denumirea organizației; denumirea tipului de document; data; locul publicării; titlul textului; text; semnătură; ștampila de aprobare; ștampila de aprobare sau viza de aprobare. Textul instrucțiunilor este împărțit în secțiuni, care sunt numerotate cu cifre arabe, iar numărul de secțiuni este determinat de dezvoltatori. Instrucțiunea este semnată de șeful departamentului care a elaborat-o și aprobată de șeful organizației sau un document administrativ special.
Instrucțiunile pot fi, de exemplu, oficiale; privind siguranța muncii etc. Fișele postului definesc funcțiile, drepturile și responsabilitățile angajaților organizației și sunt elaborate pentru toate posturile prevăzute în tabelul de personal.
Text Descrierea postului constă din următoarele secțiuni:
* Prevederi generale;
* Responsabilitati la locul de munca;
* Responsabilitate;
* Relații.
Masa de personal- un document care stabilește componența oficială și numerică a întreprinderii, cu indicarea fondului salariile. Formularul de angajare este unificat de USORD și se întocmește pe antetul general al organizației, indicând detaliile: denumirea organizației; denumirea tipului de document; data; locul publicării; ștampila de aprobare; text; aprobarea vizei; semnătură; sigiliu. Textul este prezentat sub forma unui tabel, indicând o listă de poziții, informații despre număr unitati de personal, salariile oficiale, indemnizațiile și salariile lunare.
Tabelul de personal este avizat contabil șef, avocatul se semnează de către șeful departamentului de personal sau adjunctul șefului, avizat de șeful organizației, a cărui semnătură este certificată printr-un sigiliu.
Structură și personal- un document care stabilește denumirile tuturor diviziilor structurale, posturilor și numărul de unități de personal pentru fiecare funcție a organizației (instituției). Se întocmește pe antetul general al întreprinderii indicând detaliile: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data, locul publicării, ștampila de aprobare, vize de aprobare, semnătura, sigiliul. Textul este formatat ca un tabel. Documentul este semnat de șeful departamentului de personal sau adjunctul șefului, aprobat de șeful organizației. Se agreează cu contabilul șef și avocatul. Semnătura managerului de pe ștampila de aprobare este certificată printr-un sigiliu.
Regulamente- un document care stabilește procedura pentru activitățile conducerii unei organizații, organism colegial sau consultativ. Regulile de lucru ale unui organism colegial sau consultativ stabilesc:
* statutul unui organ colegial sau consultativ;
* procedura de planificare a muncii;
* procedura de pregătire a materialelor pentru a fi luate în considerare la ședință;
* trimiterea materialelor spre evaluare;
* procedura de luare în considerare a materialelor și de luare a deciziilor în cadrul ședinței;
* ținerea procesului-verbal al ședinței;
* înregistrarea deciziilor unui organ colegial sau consultativ;
* procedura de comunicare a hotărârilor executorilor;
* suport logistic pentru intalniri.
Regulamentul se întocmește pe forma generală a instituției. Detalii necesare:
* denumirea instituției (organizației);
* tipul documentului;
* titlul textului (denumirea organului colegial sau consultativ);
* tipul documentului;
* locul de compilare;
* stampila de aprobare;
* text, semnătură.
Regulamentele sunt discutate în timpul procesului de pregătire în cadrul ședințelor organului colegial și sunt convenite cu serviciul juridic, semnate de șeful organizației sau șeful organului colegial și aprobate colectiv.
2. Reguli pentru întocmirea și executarea actelor administrative.
documente administrative -
Indiferent de forma organizatorică și juridică, natura și conținutul activităților organizației, competența, structura acesteia și alți factori, conducerea oricărei organizații este învestită cu dreptul de a desfășura activități executive și administrative și, în consecință, de a emite documente administrative.
Documentele administrative conțin decizii care merg de sus în jos prin sistemul de management: de la organul de conducere la organul de conducere, de la șeful organizației până la divizii structurale și angajați. Aceste documente sunt cele care implementează controlabilitatea verticală a obiectelor.
În termeni juridici, documentele administrative se referă la acte juridice: exprimă instrucţiuni specifice cu autoritate juridică ale subiecţilor conducerii. Specificul unor astfel de instrucțiuni se manifestă prin faptul că cu ajutorul documentelor administrative se rezolvă problemele și problemele apărute în domeniul managementului; destinatarii acestora sunt instituții specifice, unități structurale, funcționari sau angajați; sunt fapte juridice care dau naştere unor raporturi administrativ-juridice specifice.
Ținând cont de sfera acțiunii lor, documentele administrative se împart în:
acte juridice la nivel federal - acte emise de Președintele Federației Ruse, Guvernul Federației Ruse, autoritățile executive federale (ministere, comitete, agenții, servicii etc.);
acte juridice care operează la nivelul subiecţilor Federația Rusă- republici, teritorii, regiuni, orașe cu semnificație republicană Moscova și Sankt Petersburg, regiunile și raioanele autonome, precum și entitățile teritoriale;
acte juridice ale organizațiilor, instituțiilor, întreprinderilor.
Baza pentru emiterea unui document administrativ poate fi:
necesitatea implementării actelor legislative, de reglementare adoptate și a altor decizii ale autorităților superioare și deciziile adoptate anterior ale acestei organizații;
necesitatea desfasurarii propriilor activitati executive si administrative, determinate de functiile si obiectivele organizatiei.
Documentele administrative pot fi emise în comun de mai multe organe de conducere.
Din punct de vedere al procedurii de rezolvare a problemelor (luarea deciziilor), toate documentele administrative sunt împărțite în două grupe:
documente publicate în mediu colegial;
documente emise în condiții de luare a deciziei unice.
Comanda– cel mai frecvent act juridic emis de conducătorul unei instituții (organizație, întreprindere) care funcționează pe baza principiului unității de comandă, în vederea rezolvării sarcinilor principale și operaționale cu care se confruntă această instituție. De asemenea, se emit ordine în chestiuni administrative care necesită decizii legale.
Ordinul se întocmește pe un formular în care se indică denumirea instituției (organizație, întreprindere), organul superior al acesteia, tipul documentului (comandă), locul publicării acestuia, și este prevăzut spațiu pentru punerea datei, indexul documentelor. , și îndreptarea către text.
Textul ordinului privind activitatea principală este format din două părți: declarativ și administrativ. Comenzile pot fi emise atât proactiv, cât și în urma documentelor administrative ale organizațiilor superioare, autorităților și conducerii. În ordinele de inițiativă, partea de declarare stabilește scopurile și obiectivele acțiunilor de management prevăzute de ordin și oferă o explicație unică a necesității emiterii ordinului.
În ordinele emise în urma actelor administrative ale organizațiilor superioare, partea constatatoare conține denumirea tipului, autorului, data, numărul și titlul acestui document. Dacă acțiunea prescrisă nu necesită lămuriri, partea de declarare nu poate fi întocmită.
Partea administrativă a comenzii începe cu cuvântul „COMAND”, care este tipărit cu majuscule pe un rând nou (fără alineat). Textul ordinului este de obicei împărțit în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Punctele ordinului formulează acțiuni care diferă prin natura executării lor. Fiecare paragraf al părții administrative începe cu o indicație a interpretului. Acțiunea prescrisă se formulează în textul ordinului cu un verb în formă nedeterminată (efectuează, asigură, pregăti, expediază etc.). Termenul de executare este dat fie în fiecare paragraf al ordinului, fie este alocat într-un singur paragraf general pentru toate acțiunile prescrise. Un paragraf separat al ordinului numește persoanele cărora li se încredințează controlul asupra executării acestuia: „Controlul asupra executării ordinului va fi încredințat...”. În cazul în care documentul în curs de eliberare anulează o comandă emisă anterior, ultimul paragraf prevede: „Ordinul din data de 00.00.0000 nr. 00 se consideră că și-a pierdut puterea (considerat invalid).” Dacă comanda anulează doar unul (sau mai multe) puncte emise anterior, atunci punctele corespunzătoare sunt anulate.
În practica managementului, se obișnuiește să se coordoneze proiectul de ordin cu unitățile structurale interesate și cu serviciul juridic (consultant juridic), care, prin avizarea proiectului de document, verifică conformitatea acestuia cu actele de reglementare, legislative și administrative în vigoare. În practica ministerială, se obișnuiește să rezumați obiecțiile la un proiect de ordin care apar în timpul procesului de aprobare într-un certificat, care este un apendice la ordin. Dacă apar modificări de natură fundamentală, proiectul de ordin este supus editării, retipăririi și reaprobării.
Ordinul intră în vigoare din momentul semnării (data ordinului este data semnării acestuia). Înregistrarea comenzilor se realizează separat de alte documente. Indicii de înregistrare sunt alocați comenzilor într-un an calendaristic și, de regulă, constau din numere de serie.
Comanda- un act juridic emis individual de către conducătorul, în principal, unui organ de guvernământ colegial în vederea soluționării unor probleme operaționale. De regulă, are o perioadă de valabilitate limitată și se referă la un cerc restrâns de organizații, funcționari și cetățeni.
Procedura de întocmire și emitere a comenzilor este în general similară cu procedura de emitere a comenzilor pe baza activităților organizației. Diferențele sunt următoarele: partea administrativă este separată de partea de declarare prin cuvântul „OFER” sau „OBLIGA”, care, la fel ca în cazul comenzilor, este tipărit pe un rând separat de câmp cu majuscule, sau fără cuvânt, adică urmează imediat partea de afirmare după colon.
Comenzile sunt emise pe un formular de comandă (form tip specific document).
Obligatoriu comenzile sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document (COMANDA), data și numărul de înregistrare al documentului, locul de întocmire sau publicare, titlul textului, semnătura, aprobarea vizei documentului.
Nota– un act juridic emis de o autoritate administratia publica, în principal pe probleme informaționale și metodologice, precum și pe probleme legate de organizarea executării ordinelor, instrucțiunilor și altor acte a acestui corpși organele superioare de conducere.
În general, instrucțiunile sunt întocmite și executate similar ordinelor, dar cuvintele cheie din textul instrucțiunii pot fi: „OBLIG” sau „OFER” - în funcție de conținutul instrucțiunii.
În cazul în care instrucțiunile sunt transmise organizațiilor din subordine pentru a le transmite reguli cu caracter general sau alte informații, acestea se întocmesc pe un formular general cu detaliile situate în colț și detaliul „Destinatar” în colțul din dreapta sus.
Obligatoriu instrucțiunile sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document (INDICAȚIE), data și numărul de înregistrare al documentului, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura, aprobarea vizei documentului.
Soluţie este un act juridic adoptat de organele colegiale și consultative ale instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor în scopul soluționării celor mai importante probleme ale activității lor.
Hotărârile se mai numesc și acte administrative comune adoptate de două sau mai multe organe de conducere, dintre care unul funcționează pe bază de colegialitate, iar celălalt pe bază de unitate de comandă.
Textul hotărârii este alcătuit din două părți: declarativ și administrativ, separate prin cuvântul „HOTARAT” („HOTARAT”, „HOTARAT”, „HOTARAT”), care este tiparit cu majuscule pe un nou rand din margine. Dacă o rezoluție sau o decizie nu necesită justificare, textul începe după cum urmează: „Consiliul de Administrație A HOTĂRÂT: …”.
În deciziile luate de organele colegiale și consultative se folosește forma de text la persoana a treia singular („HOTARAT”, „HOTARAT”, „HOTARAT”). În deciziile comune ale două sau mai multe organizații, textul este prezentat la persoana I plural („HOTARAT”).
Dacă este necesar, partea care menționează poate conține trimiteri la legi și alte reglementări.
Partea administrativă este menționată în paragrafe.
Anexa 1 la hotărârea Consiliului de Administrație din 12 aprilie 2009 nr. 10
Proiectul de decizie trebuie convenit cu toate unitățile structurale și organizațiile interesate. Procedura de examinare juridică a proiectelor de hotărâre este obligatorie.
Hotărârile sunt semnate de șeful organului de conducere. Decizia se întocmește pe un formular de decizie (un formular pentru un anumit tip de document).
Obligatoriu deciziile sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data și numărul de înregistrare al documentului, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura, aprobarea vizei documentului.
Rezoluţie este un act juridic adoptat de cele mai înalte și unele organe centrale ale puterii executive federale, care acționează pe bază de colegialitate, precum și de organele executive reprezentative și colegiale ale entităților constitutive ale Federației Ruse pentru a rezolva cele mai importante și fundamentale sarcinile cu care se confruntă aceste organe și să stabilească norme și reguli stabile .
De asemenea, se adoptă hotărâri de către organele colegiale de conducere ale organizațiilor publice cu privire la cele mai importante și fundamentale probleme ale activității acestora.
Procedura de întocmire și emitere a hotărârilor este în general similară cu procedura de emitere a hotărârilor. Diferențele sunt următoarele: partea administrativă este separată de partea de declarare prin cuvântul „REZOLUT” sau „HOTARAT” (în rezoluțiile comune a două sau mai multe organizații), care este tipărit pe un rând separat de câmp cu majuscule.
Rezoluțiile sunt întocmite pe un formular de rezoluție (un formular pentru un anumit tip de document).
Obligatoriu rezoluțiile sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data și numărul de înregistrare al documentului, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura.
Concluzie
Lucrarea examinată cerințe generale la documentația organizatorică și administrativă, unificarea și standardizarea documentației de gestiune, un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă, înregistrarea detaliilor documentelor organizatorice și administrative. Pentru a rezuma, putem evidenția cele mai importante aspecte ale lucrării.
Acte organizatorice si juridice sunt temei legal activităţile organizaţiei şi conţin prevederi bazate pe normele de drept administrativ şi obligatorii.
Activitățile organizatorice ale instituției sunt înregistrate în acte juridice, cuprinzând reguli, norme, reglementări care determină statutul organizației, competența, structura, personalul și componența oficială a acesteia, conținutul funcțional al activităților organizației în ansamblu, diviziile și angajații acesteia, drepturile, îndatoririle, responsabilitățile și alte aspecte.
Documente administrative Acestea sunt documente care înregistrează deciziile privind aspectele administrative și organizatorice ale activităților organizației. Aceste documente reglementează și coordonează activitățile și permit organului de conducere să asigure îndeplinirea sarcinilor sale.
Analiza arată că informațiile documentate stau la baza managementului. Documentația este asociată cu activitățile tuturor angajaților aparatului de management - de la executantul obișnuit până la manager. Funcționarea cu succes a oricărei întreprinderi, companie, firmă este imposibilă fără o anumită cultură a personalului care lucrează cu documente, fără o organizare clară și echipament tehnic modern de suport documentar al managementului. Organizarea muncii de birou în ansamblu determină eficiența, fiabilitatea, eficiența și organizarea muncii manageriale, cultura aparatului și posibilitatea de a utiliza în viitor informațiile înregistrate în documente.
Lista literaturii folosite:
CompilareŞi înregistrare instrucțiuni, certificate, documente origine personală
Rezumat >>De asemenea, compoziția detaliilor organizatoric - administrativ documenteși locația lor pe formular document, reguli înregistrare detalii, cerinte de formulare...
Informații și referințe documente (5)
Rezumat >> Industrie, producțiemanagement. Cerințe de bază pentru compilareŞi înregistrare organizatoric-administrativ documente stabilit în GOST R 6,30 ... vechime în serviciu; reguli întocmireaŞi înregistrare documente; reguli regulamentul intern al muncii, reguli si standarde de securitate...
Pregătirea și înregistrare administrativ documente
Rezumat >> Industrie, producție... compilareŞi înregistrare serviciul oficial documente, prelucrarea și depozitarea acestora. Documente...sistem organizatoric- administrativ documentare. Cerințe pentru compunere, texte și elemente înregistrare organizatoric-administrativ documente ...
GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. – M.: Editura de standarde, 2003. – 16 p.
2 Procedura întocmireaTest >> Contabilitate si Audit
... întocmireaŞi înregistrare administrativ documente Înregistrare administrativ documenteÎnregistrare și control asupra execuției documente Stocare curentă documente... cerințe standard înregistrare organizatoric-administrativ documente pe tot parcursul...
1. Reguli de întocmire și execuție a documentelor organizatorice.
Documentele organizatorice implementează normele de drept administrativ și civil, constituie temeiul legal pentru activitățile instituției și sunt strict obligatorii. Aceste documente trebuie să fie supuse unei proceduri de aprobare direct de către manager cu ștampilă de aprobare sau un document administrativ (hotărâre, decizie, ordin sau directivă) sau unei ședințe a unui organ colegial și sunt valabile până la aprobarea altora noi. În cazul reorganizării activităților instituției se elaborează noi documente organizatorice.
Charter - un act juridic care definește ordinea formării, competența organizației, funcțiile, sarcinile și procedura de lucru. Prevederile generale privind cartea sunt cuprinse în partea 1 a Codului civil al Federației Ruse.
Textul cartei poate conține următoarele secțiuni:
* Prevederi generale.
* Capital social (capital autorizat).
*Ordinea activităților.
* Management.
* Contabilitate si raportare, distributie profit.
* Alte economii.
* Incetarea activitatilor.
Carta se întocmește pe un formular general care indică detaliile:
* denumirea tipului de document - CARTA;
* numărul de înregistrare, locul publicării (oraș);
* ștampila de aprobare (dacă întreprinderea este privată, indicați cine este înregistrat);
* semnătură.
Prevederi- acte juridice care definesc ordinea de constituire, statutul juridic, drepturile, responsabilitățile, organizarea muncii unei instituții, unitatea structurală (servicii).
Prevederile pot fi standard sau individuale. Prevederile standard sunt elaborate pentru organizații de același tip și sunt utilizate atunci când elaborează cele individuale. Există diferite prevederi privind organizațiile, diviziunile structurale, prevederile privind organele colegiale și consultative, prevederile privind organele temporare (ședințe, comisii, consilii).
Structura textului regulamentului și forma acestuia sunt unificate în USORD. Prevederile se întocmesc pe formularul general al organizației indicând detaliile: denumirea organizației, unitatea structurală, tipul documentului, precum și data și ștampila de aprobare, numărul de înregistrare, locul publicării, titlul textului, textul, semnătură, ștampilă de aprobare sau viză de aprobare.
Textul regulamentului cuprinde următoarele secțiuni:
* Prevederi generale;
* Scopuri si obiective;
* Funcții;
* Drepturi si obligatii;
* Management;
* Relatii cu alte departamente.
Prevederile sunt semnate de funcționarii care sunt dezvoltatorii direcți (de exemplu, șeful unei unități structurale, adjunctul șefului), avizate de serviciul juridic (avocat) și aprobate de șef. Prevederea intră în vigoare din momentul aprobării.
Instrucţiuni- un act juridic care conține norme care reglementează aspecte organizatorice, științifice, tehnice, tehnologice, financiare și de altă natură ale activităților instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor (diviziunile lor structurale), funcționarilor.
Sunt emise instrucțiuni pentru a clarifica aplicarea actelor legislative, a documentelor administrative privind memorarea și întreținerea documentelor (de exemplu, contabilitate, raportare etc.).
Instrucțiunile sunt întocmite pe antetul general al organizației și trebuie să conțină următoarele detalii: denumirea organizației; denumirea tipului de document; data; locul publicării; titlul textului; text; semnătură; ștampila de aprobare; ștampila de aprobare sau viza de aprobare. Textul instrucțiunilor este împărțit în secțiuni, care sunt numerotate cu cifre arabe, iar numărul de secțiuni este determinat de dezvoltatori. Instrucțiunea este semnată de șeful departamentului care a elaborat-o și aprobată de șeful organizației sau un document administrativ special.
Instrucțiunile pot fi, de exemplu, oficiale; privind siguranța muncii etc. Fișele postului definesc funcțiile, drepturile și responsabilitățile angajaților organizației și sunt elaborate pentru toate posturile prevăzute în tabelul de personal.
Textul fișei postului constă din următoarele secțiuni:
* Prevederi generale;
* Responsabilitățile postului;
* Responsabilitate;
* Relații.
Masa de personal - un document de stabilire a componenței oficiale și numerice a întreprinderii, cu indicarea fondului de salarii. Formularul de angajare este unificat de USORD și se întocmește pe antetul general al organizației, indicând detaliile: denumirea organizației; denumirea tipului de document; data; locul publicării; ștampila de aprobare; text; aprobarea vizei; semnătură; sigiliu. Textul este prezentat sub forma unui tabel, indicând o listă de posturi, informații despre numărul de unități de personal, salariile oficiale, indemnizațiile și statul de plată lunar.
Tabelul de personal este vizat de contabilul-șef, avocatul este semnat de șeful departamentului de personal sau adjunctul șefului, avizat de șeful organizației, a cărui semnătură este certificată printr-un sigiliu.
Structură și personal- un document care stabilește denumirile tuturor diviziilor structurale, posturilor și numărul de unități de personal pentru fiecare funcție a organizației (instituției). Se întocmește pe antetul general al întreprinderii indicând detaliile: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data, locul publicării, ștampila de aprobare, vize de aprobare, semnătura, sigiliul. Textul este formatat ca un tabel. Documentul este semnat de șeful departamentului de personal sau adjunctul șefului, aprobat de șeful organizației. Se agreează cu contabilul șef și avocatul. Semnătura managerului de pe ștampila de aprobare este certificată printr-un sigiliu.
Regulamente- un document care stabilește procedura pentru activitățile conducerii unei organizații, organism colegial sau consultativ. Regulile de lucru ale unui organism colegial sau consultativ stabilesc:
* statutul unui organ colegial sau consultativ;
* procedura de planificare a muncii;
* procedura de pregătire a materialelor pentru a fi luate în considerare la ședință;
* trimiterea materialelor spre evaluare;
* procedura de luare în considerare a materialelor și de luare a deciziilor în cadrul ședinței;
* ținerea procesului-verbal al ședinței;
* înregistrarea deciziilor unui organ colegial sau consultativ;
* procedura de comunicare a hotărârilor executorilor;
* suport logistic pentru intalniri.
Regulamentul se întocmește pe forma generală a instituției. Detalii necesare:
* denumirea instituției (organizației);
* tipul documentului;
* titlul textului (denumirea organului colegial sau consultativ);
* tipul documentului;
* locul de compilare;
* stampila de aprobare;
* text, semnătură.
Regulamentele sunt discutate în timpul procesului de pregătire în cadrul ședințelor organului colegial și sunt convenite cu serviciul juridic, semnate de șeful organizației sau șeful organului colegial și aprobate colectiv.
2. Reguli pentru întocmirea și executarea actelor administrative.
Documentele administrative sunt documente care înregistrează deciziile privind aspectele administrative și organizatorice ale activităților organizației. Aceste documente reglementează și coordonează activitățile și permit organului de conducere să asigure îndeplinirea sarcinilor sale.
Indiferent de forma organizatorică și juridică, natura și conținutul activităților organizației, competența, structura acesteia și alți factori, conducerea oricărei organizații este învestită cu dreptul de a desfășura activități executive și administrative și, în consecință, de a emite documente administrative.
Documentele administrative conțin decizii care merg de sus în jos prin sistemul de management: de la organul de conducere la organul de conducere, de la șeful organizației până la divizii structurale și angajați. Aceste documente sunt cele care implementează controlabilitatea verticală a obiectelor.
În termeni juridici, documentele administrative se referă la acte juridice: ele exprimă instrucțiuni specifice cu autoritate juridică ale subiecților conducerii. Specificul unor astfel de instrucțiuni se manifestă prin faptul că cu ajutorul documentelor administrative se rezolvă problemele și problemele apărute în domeniul managementului; destinatarii acestora sunt instituții specifice, unități structurale, funcționari sau angajați; sunt fapte juridice, determinând apariţia unor raporturi administrativ-juridice specifice.
Ținând cont de sfera acțiunii lor, documentele administrative se împart în:
· acte juridice la nivel federal - acte emise de Președintele Federației Ruse, Guvernul Federației Ruse, autoritățile executive federale (ministere, comitete, agenții, servicii etc.);
· acte juridice care operează la nivelul entităților constitutive ale Federației Ruse - republici, teritorii, regiuni, orașe cu semnificație republicană Moscova și Sankt Petersburg, regiuni și districte autonome, precum și entități teritoriale;
· acte juridice ale organizaţiilor, instituţiilor, întreprinderilor.
Baza pentru emiterea unui document administrativ poate fi:
· necesitatea implementării actelor legislative, de reglementare adoptate și a altor decizii ale autorităților superioare și deciziile adoptate anterior ale acestei organizații;
· necesitatea desfasurarii propriilor activitati executive si administrative, determinate de functiile si obiectivele organizatiei.
Documentele administrative pot fi emise în comun de mai multe organe de conducere.
Din punct de vedere al procedurii de rezolvare a problemelor (luarea deciziilor), toate documentele administrative sunt împărțite în două grupe:
· documente publicate în mediu colegial;
· documente emise în condiţii de luare a deciziei unice.
Comanda– cel mai frecvent act juridic emis de conducătorul unei instituții (organizație, întreprindere) care funcționează pe baza principiului unității de comandă, în vederea rezolvării sarcinilor principale și operaționale cu care se confruntă această instituție. De asemenea, se emit ordine în chestiuni administrative care necesită decizii legale.
Ordinul se întocmește pe un formular în care se indică denumirea instituției (organizație, întreprindere), organul superior al acesteia, tipul documentului (comandă), locul publicării acestuia, și este prevăzut spațiu pentru punerea datei, indexul documentelor. , și îndreptarea către text.
Textul ordinului privind activitatea principală este format din două părți: declarativ și administrativ. Comenzile pot fi emise atât proactiv, cât și în urma documentelor administrative ale organizațiilor superioare, autorităților și conducerii. În ordinele de inițiativă, partea de declarare stabilește scopurile și obiectivele acțiunilor de management prevăzute de ordin și oferă o explicație unică a necesității emiterii ordinului.
În ordinele emise în urma actelor administrative ale organizațiilor superioare, partea constatatoare conține denumirea tipului, autorului, data, numărul și titlul acestui document. Dacă acțiunea prescrisă nu necesită lămuriri, partea de declarare nu poate fi întocmită.
Partea administrativă a comenzii începe cu cuvântul „COMAND”, care este tipărit cu majuscule pe un rând nou (fără alineat). Textul ordinului este de obicei împărțit în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Punctele ordinului formulează acțiuni care diferă prin natura executării lor. Fiecare paragraf al părții administrative începe cu o indicație a interpretului. Acțiunea prescrisă se formulează în textul ordinului cu un verb în formă nedeterminată (efectuează, asigură, pregăti, expediază etc.). Termenul de executare este dat fie în fiecare paragraf al ordinului, fie este alocat într-un singur paragraf general pentru toate acțiunile prescrise. Un paragraf separat al ordinului numește persoanele cărora li se încredințează controlul asupra executării acestuia: „Controlul asupra executării ordinului va fi încredințat...”. În cazul în care documentul în curs de eliberare anulează o comandă emisă anterior, ultimul paragraf prevede: „Ordinul din data de 00.00.0000 nr. 00 se consideră că și-a pierdut puterea (considerat invalid).” Dacă comanda anulează doar unul (sau mai multe) puncte emise anterior, atunci punctele corespunzătoare sunt anulate.
În practica managementului, se obișnuiește să se coordoneze proiectul de ordin cu unitățile structurale interesate și cu serviciul juridic (consultant juridic), care, prin avizarea proiectului de document, verifică conformitatea acestuia cu actele de reglementare, legislative și administrative în vigoare. În practica ministerială, se obișnuiește să rezumați obiecțiile la un proiect de ordin care apar în timpul procesului de aprobare într-un certificat, care este un apendice la ordin. Dacă apar modificări de natură fundamentală, proiectul de ordin este supus editării, retipăririi și reaprobării.
Ordinul intră în vigoare din momentul semnării (data ordinului este data semnării acestuia). Înregistrarea comenzilor se realizează separat de alte documente. Indicii de înregistrare sunt alocați comenzilor într-un an calendaristic și, de regulă, constau din numere de serie.
Un ordin este un act juridic emis în mod individual de către șeful, în principal, a unui organism guvernamental colegial în scopul soluționării unor probleme operaționale. De regulă, are o perioadă de valabilitate limitată și se referă la un cerc restrâns de organizații, funcționari și cetățeni.
Procedura de întocmire și emitere a comenzilor este în general similară cu procedura de emitere a comenzilor pe baza activităților organizației. Diferențele sunt următoarele: partea administrativă este separată de partea de declarare prin cuvântul „OFER” sau „OBLIGA”, care, la fel ca în cazul comenzilor, este tipărit pe un rând separat de câmp cu majuscule, sau fără cuvânt, adică urmează imediat partea de afirmare după colon.
Comenzile sunt întocmite pe un formular de comandă (un formular pentru un anumit tip de document).
Detaliile obligatorii ale comenzii sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document (COMANDA), data și numărul de înregistrare al documentului, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura, vize pentru aprobarea documentului.
O instrucțiune este un act juridic emis de un organ guvernamental, în principal cu privire la aspecte cu caracter informativ și metodologic, precum și pe probleme legate de organizarea executării ordinelor, instrucțiunilor și altor acte ale acestui organ și ale organelor superioare de conducere.
În general, instrucțiunile sunt întocmite și executate similar ordinelor, dar cuvintele cheie din textul instrucțiunii pot fi: „OBLIG” sau „OFER” - în funcție de conținutul instrucțiunii.
În cazul în care instrucțiunile sunt transmise organizațiilor din subordine pentru a le transmite reguli cu caracter general sau alte informații, acestea se întocmesc pe un formular general cu detaliile situate în colț și detaliul „Destinatar” în colțul din dreapta sus.
Detaliile obligatorii ale indicației sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document (INDICAȚIE), data și numărul de înregistrare al documentului, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura, aprobarea vizei documentului.
O decizie este un act juridic adoptat de organele colegiale și consultative ale instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor în scopul soluționării celor mai importante probleme ale activității lor.
Hotărârile se mai numesc și acte administrative comune adoptate de două sau mai multe organe de conducere, dintre care unul funcționează pe bază de colegialitate, iar celălalt pe bază de unitate de comandă.
Textul deciziei este alcătuit din două părți: declarativ și administrativ, separate prin cuvântul „HOTARAT” („HOTARAT”, „HOTARAT”, „HOTARAT”), care este tiparit cu majuscule pe un nou rand din margine. Dacă o rezoluție sau o decizie nu necesită justificare, textul începe după cum urmează: „Consiliul de Administrație A HOTĂRÂT: …”.
În deciziile luate de organele colegiale și consultative se folosește forma de text la persoana a treia singular („HOTARAT”, „HOTARAT”, „HOTARAT”). În deciziile comune ale două sau mai multe organizații, textul este prezentat la persoana I plural („HOTARAT”).
Dacă este necesar, partea de declarare poate conține referiri la legi și altele reglementări.
Partea administrativă este menționată în paragrafe.
Anexa 1 la hotărârea Consiliului de Administrație din 12 aprilie 2009 nr. 10
Proiectul de decizie trebuie convenit cu toate unitățile structurale și organizațiile interesate. Procedura de examinare juridică a proiectelor de hotărâre este obligatorie.
Hotărârile sunt semnate de șeful organului de conducere. Decizia se întocmește pe un formular de decizie (un formular pentru un anumit tip de document).
Detaliile obligatorii ale deciziei sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data și numărul de înregistrare al documentului, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura, vize pentru aprobarea documentului.
O rezoluție este un act juridic adoptat de cele mai înalte și unele organe centrale ale puterii executive federale, acționând pe bază de colegialitate, precum și de organele executive reprezentative și colegiale ale entităților constitutive ale Federației Ruse pentru a rezolva cele mai importante și sarcinile fundamentale cu care se confruntă aceste organisme și să stabilească norme, reguli stabile
De asemenea, hotărârile sunt adoptate de organele colegiale de conducere organizatii publice asupra celor mai importante şi fundamentale probleme ale activităţii lor.
Procedura de întocmire și emitere a hotărârilor este în general similară cu procedura de emitere a hotărârilor. Diferențele sunt următoarele: partea administrativă este separată de partea de declarare prin cuvântul „REZOLUT” sau „HOTARAT” (în rezoluțiile comune a două sau mai multe organizații), care este tipărit pe un rând separat de câmp cu majuscule.
Rezoluțiile sunt întocmite pe un formular de rezoluție (un formular pentru un anumit tip de document).
Detaliile obligatorii ale rezoluției sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document, data și numărul de înregistrare al documentului, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura.
Concluzie
Lucrarea examinează cerințele generale pentru documentația organizatorică și administrativă, unificarea și standardizarea documentației de management, un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă, înregistrarea detaliilor documentelor organizatorice și administrative. Pentru a rezuma, putem evidenția cele mai importante aspecte ale lucrării.
Documentele organizatorice și juridice reprezintă baza legală pentru activitățile organizației și conțin prevederi bazate pe norme drept administrativ si obligatoriu.
Activitati organizatorice instituția este consemnată în documente organizatorice și juridice care conțin reguli, norme, reglementări care definesc statutul organizației, competența, structura, nivelurile de personal și componența oficială, conținutul funcțional al activităților organizației în ansamblu, diviziile și angajații acesteia, drepturile, îndatoririle, responsabilitățile și alte aspecte ale acestora.
Documentele administrative sunt documente care înregistrează deciziile privind aspectele administrative și organizatorice ale activităților organizației. Aceste documente reglementează și coordonează activitățile și permit organului de conducere să asigure îndeplinirea sarcinilor sale.
Analiza arată că informațiile documentate stau la baza managementului. Documentația este asociată cu activitățile tuturor angajaților aparatului de management - de la executantul obișnuit până la manager. Funcționarea cu succes a oricărei întreprinderi, companie, firmă este imposibilă fără o anumită cultură a personalului care lucrează cu documente, fără o organizare clară și echipament tehnic modern de suport documentar al managementului. Organizarea muncii de birou în ansamblu determină eficiența, fiabilitatea, eficiența și organizarea muncii manageriale, cultura aparatului și posibilitatea de a utiliza în viitor informațiile înregistrate în documente.
Lista literaturii folosite:
1. GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. – M.: Editura de standarde, 2003. – 16 p.
2. Vasilyeva I.N., Zhelninsky G.S. Organizarea muncii de birou și management personal: Tutorial. – Ed. a II-a. – M.: Manual universitar, 2004. – 272 p.
3. Zamytskova O.I. Lucrări de birou: manual. Rostov n/d: Phoenix, 2001. – 416 p.
2.4.2. Documente administrative
Indiferent de forma organizatorică și juridică, natura și conținutul activităților organizației, competența, structura acesteia și alți factori, conducerea organizației este învestită cu dreptul de a desfășura activități executive și administrative și, în consecință, de a emite documente administrative.
Documente administrative– sunt documente care permit organului de conducere al organizației să asigure implementarea sarcinilor care îi sunt atribuite. Ei procesează activitati administrative organizații (întreprinderi) și pot fi publicate cu drepturi de conducere colegială sau cu drepturi de unitate de comandă.
Deciziile înregistrate în documentele administrative pot avea legătură cu îmbunătățiri structura organizatorica organizare, determinarea sau ajustarea mijloacelor si metodelor de desfasurare a activitatilor de baza, asigurand organizatiei diverse resurse. Documentele administrative conțin decizii care merg de sus în jos prin sistemul de management, de la organul de conducere la organul de conducere, de la șeful organizației până la divizii structurale și angajați. Aceste documente sunt cele care implementează controlabilitatea verticală a obiectelor.
În termeni juridici, documentele administrative se referă la acte juridice care exprimă instrucțiuni specifice cu autoritate juridică către subiecții conducerii. Specificul acestor instrucțiuni se manifestă în următoarele:
1) cu ajutorul documentelor administrative se rezolvă problemele și problemele apărute în domeniul managementului;
2) destinatarul acestora este anumite organizații, unități structurale, funcționari sau angajați;
3) sunt fapte juridice care dau naștere unor raporturi administrativ-juridice specifice.
Ținând cont de sfera acțiunii lor, documentele administrative se împart în:
1) acte juridice organisme federale puterea executivă;
2) acte juridice care funcționează la nivelul subiecților federali și al entităților teritoriale ale acestora;
3) acte juridice ale organizaţiilor.
Documentele administrative emise de autoritățile executive federale aparțin categoriei regulamentele departamentale. Ele sunt împărțite în:
1) acte care afectează drepturi, libertăți, interese legitime cetățeni ai Federației Ruse;
2) acte cu caracter interdepartamental;
3) acte care reglementează relațiile dintre autoritățile executive federale și instituțiile, organizațiile și întreprinderile subordonate.
Pregătirea actelor juridice de reglementare ale autorităților executive federale se realizează în conformitate cu Regulamentul model pentru interacțiunea autorităților executive federale, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 19 ianuarie 2005 nr. 30 și Instrucțiuni standard privind munca de birou în autoritățile executive federale, aprobat prin ordin al ministrului culturii și comunicațiilor de masă la 8 noiembrie 2005 nr. 536.
Baza pentru emiterea unui document administrativ poate fi:
1) necesitatea implementării actelor legislative, de reglementare adoptate și a altor decizii ale autorităților superioare și deciziile adoptate anterior ale acestei organizații;
2) necesitatea desfasurarii propriilor activitati executive si administrative, determinate de functiile si obiectivele organizatiei.
Din punct de vedere al procesului decizional, actele administrative pot fi emise de către organe de conducere colegiale, organe de conducere care acționează pe bază de unitate de comandă și în comun de mai multe organe de conducere.
În condiții de colegialitate, actele administrative se eliberează pe baza deciziilor luate de organul colegial la discutarea problemelor în cadrul ședințelor sale. Colegialitatea vă permite să rezolvați cât mai corect și eficient cele mai importante probleme ale organizației.
Autorități executive federale și regionale, comitete și comisii, consilii de ministere, organisme administrația locală, autorități superioare management societăţi pe acţiuni etc.
În sistemul organelor colegiale de conducere, un loc aparte îl ocupă organele de conducere care au statut consultativ. Deciziile organelor de conducere consultative sunt de natură consultativă. Aceasta înseamnă că șeful organizației are dreptul de a lua propria decizie, contrar deciziei organului consultativ de conducere.
Documentele administrative adoptate de organele de conducere colegiale și consultative includ rezoluții și decizii.
Întocmirea documentelor administrative pentru luarea deciziilor colegiale include următoarele etape:
1) pregătirea materialelor pentru o ședință a organului colegial;
2) transmiterea materialelor spre examinare de către organul colegial;
3) discutarea problemei (materiale pregătite) la o ședință a organului colegial;
4) luarea unei decizii cu privire la materialele revizuite;
5) întocmirea procesului-verbal al ședinței;
6) publicarea unui document administrativ;
7) aducerea hotărârii executorilor.
În prima etapă, se colectează, se analizează informații despre problemă și se întocmește un raport analitic. Această lucrare este efectuată în conformitate cu planul de lucru al organului colegial de către specialiști din diviziile structurale relevante.
Raportul analitic trebuie să conțină informații cuprinzătoare și cuprinzătoare și propuneri specifice de rezolvare a problemei, să fie agreate de toți specialiștii interesați de pregătirea soluției și semnate de șeful departamentului care prezintă problema spre luare în considerare.
Odată cu raportul analitic se pregătește un proiect de hotărâre a organului colegial. Informațiile cu privire la problemă și un proiect de hotărâre sunt întocmite pe coli standard de hârtie. Proiectul de decizie trebuie să conțină motivarea deciziei și partea administrativă.
În a doua etapă, raportul analitic întocmit și proiectul de hotărâre cu 10-15 zile înainte de ședința organului colegial de conducere sunt transferate secretarului organului colegial de conducere. Secretarul copiază materialele transmise și le transmite membrilor organului colegial spre studiu prealabil.
La a treia etapă, președintele corpului colegial face cunoștință cu materialele prezentate și ia măsuri organizatorice pentru pregătirea ședinței organului colegial de conducere.
A patra etapă presupune discutarea materialelor prezentate la o ședință a organului colegial și acceptarea acesteia de către membrii corpului colegial în forma prezentată sau cu modificările aduse în timpul examinării și discuțiilor preliminare.
A cincea etapă reflectă specificul activităților organului colegial de conducere și constă în consemnarea desfășurării ședinței prin întocmirea procesului-verbal al ședinței organului colegial de conducere. Protocolul trece prin etapa de înțelegere cu vorbitorii și vorbitorii și este semnat de președintele și secretarul de ședință a organului colegial de conducere.
A șasea etapă este publicarea unui document administrativ prin decizie a unui organ colegial sub forma unei rezoluții sau decizie. Totodată, hotărârile cu caracter informativ, de regulă, nu se formalizează sub forma unui document administrativ ci se consemnează doar în procesul-verbal al ședinței organului colegial. Astfel de hotărâri se numesc hotărâri de protocol și se comunică executorilor prin extrase din procesul-verbal al ședinței organului colegial.
Actul administrativ se semnează fie de către toți membrii organului colegial, fie de către președintele organului colegial și se comunică executorilor. Aducerea documentului administrativ la executanți înseamnă replicarea documentului, trimiterea lui sau transferarea acestuia către executori.
În condiții de luare a deciziilor unice, puterea în toate problemele aparține liderului său. Luarea unică a deciziilor asigură eficiența managementului și crește responsabilitatea personală lider pentru decizia luată.
Ministerele federale, administrațiile entităților constitutive ale Federației Ruse și municipii, șefi de organizații.
Șefii organelor de conducere care funcționează pe bază de colegialitate au, de asemenea, dreptul de a lua decizii unice cu privire la o anumită gamă de probleme, de obicei legate de activitățile interne ale organizației.
În condiții de luare a deciziilor unice, documentele administrative sunt ordine, instrucțiuni, instrucțiuni.
Procedura de emitere a unui document administrativ în condiții de luare a deciziei unice cuprinde următoarele etape:
1) inițierea unei decizii (justificarea necesității emiterii unui document administrativ);
2) colectarea și analiza informațiilor pentru luarea deciziilor;
3) pregătirea unui proiect de document administrativ;
4) aprobarea proiectului de document;
5) definitivarea proiectului de document administrativ pe baza rezultatelor aprobării;
6) luarea unei decizii (semnarea unui act administrativ);
7) aducerea documentului administrativ executorilor.
Proiectele de documente administrative sunt pregătite pe o bază planificată (în conformitate cu planul sau programul de activități), în numele conducerii organizației, la inițiativa șefilor diviziilor structurale, precum și a specialiștilor individuali. Justificarea necesității eliberării unui document administrativ poate fi stabilită într-un memoriu, un certificat de conținut analitic sau informațional, o propunere, o concluzie, un act, o scrisoare. Aceste documente acționează ca declanșator al unei decizii.
Proiectele de documente administrative sunt întocmite de către specialiști din direcțiile structurale (sau un grup de specialiști din diferite divizii structurale, sau o comisie temporară) pe baza colectării și analizei unor informații obiective, suficiente și oportune pentru elaborarea unei decizii de management.
Rezultatul colectării și analizării informațiilor cu privire la problemă este elaborarea unei decizii de management.
Înregistrarea deciziei elaborate sub forma unui proiect de document administrativ se efectuează nu pe antetul organizației, ci pe o foaie standard de hârtie, conform regulilor de întocmire a unui document administrativ. În acest caz, cuvântul „Proiect” este introdus în câmpul superior din dreapta.
Aprobarea unui proiect de document implică aprobarea sau aprobarea externă a documentului cu persoanele sau organizațiile interesate. Dacă există multe autorități de aprobare, atunci aprobarea externă a documentului se efectuează pe o foaie separată - „Fișa de aprobare”. Semnarea documentului (aprobarea internă) se efectuează cu șefii departamentelor interesate, șefii și specialiștii de conducere ai organizației, serviciul juridic și șefii adjuncți ai organizației.
Pe parcursul procesului de aprobare (semnare) a documentului administrativ se pot face comentarii sau completări la proiectul de document. Acestea pot fi introduse direct în proiectul de document transmis sau întocmite pe o fișă separată ca aviz special sau comentarii. În acest caz, la aprobarea (avizarea), pe proiectul de document, pe lângă semnătura și data girantului, se include următoarea mențiune: „Se atașează aviz special” sau „Se atașează comentarii”.
O opinie divergentă, întocmită pe o fișă separată, se anexează proiectului de document și se returnează dezvoltatorilor proiectului de document pentru finalizarea documentului.
Proiectul final de document se întocmește pe antetul organizației și, împreună cu fișa de aprobare, opinii speciale și comentarii, este înaintat managerului pentru luarea unei decizii de management (pentru semnare).
Dacă proiectul de document a fost întocmit în numele unei organizații superioare, atunci execuția lui se realizează pe foi de hârtie standard trimise organizației superioare cu scrisoare de intentieși o notă explicativă.
Luarea deciziei este etapa decisivă în pregătirea unui document administrativ. Semnătura managerului transformă proiectul de document într-un document cu drepturi depline, cu forță juridică.
Aducerea documentului administrativ la executanți înseamnă replicarea documentului, expedierea sau transferarea acestuia către executori.
Rezoluţie este un act adoptat de cele mai înalte și unele organe centrale ale puterii executive federale, acționând pe bază de colegialitate, precum și de organele executive reprezentative și colegiale ale entităților constitutive ale Federației Ruse pentru a rezolva cele mai importante și fundamentale sarcini. confruntându-se cu aceste organe și să stabilească norme și reguli stabile.
Partea finală a procesului-verbal al unei ședințe a unui organ colegial se mai numește și rezoluție.
Pentru oficializarea rezoluției se folosesc următoarele detalii: denumirea organului colegial - autorul documentului; denumirea tipului de document, data, numărul documentului, locul publicării, titlul textului, textul, semnătura.
Data hotărârii este data ședinței organului colegial la care a fost adoptată.
O mostră de rezoluție este dată în Anexele 12, 13.
Soluţie este un act adoptat de organele de conducere colegiale și consultative ale organizațiilor și întreprinderilor pentru a rezolva cele mai importante probleme ale activităților acestora.
Hotărârile se mai numesc și acte administrative comune adoptate de două sau mai multe organe de conducere, dintre care unul funcționează pe bază de colegialitate, iar celălalt pe bază de unitate de comandă.
Textul unui decret sau al unei hotărâri constă dintr-o parte declarativă și o parte administrativă, separate în hotărâri prin cuvântul „HOTARAT”, iar în hotărâri - „HOTARAT” („HOTARAT”, „HOTARAT”), care este imprimat cu majuscule.
Partea de afirmare indică scopul emiterii rezoluției. Poate conține referiri la legi, reglementări emise anterior și alte reglementări. Partea administrativă, de regulă, este formată din clauze care conțin regulamente sau instrucțiuni. Elementele care conțin instrucțiuni specifice includ numele organizațiilor cărora le este oferită instrucțiunea, conținutul instrucțiunii și (dacă este necesar) termenul limită pentru implementarea acesteia.
O mostră a deciziei este prezentată în Anexele 16, 17.
Comanda- acesta este un act emis de conducătorul unui organ de conducere care acționează pe bază de unitate de comandă în vederea rezolvării sarcinilor principale și operaționale cu care se confruntă acest organ de conducere.
În unele cazuri, comanda poate viza o gamă largă de organizații și persoane.
Pe baza scopului lor și a regulilor de execuție, se face o distincție între comenzile pentru activități de bază și comenzile pentru personal.
Ordinele privind activitățile de bază sunt emise în timpul reorganizării, lichidării unei organizații, aprobării și schimbării structurii și a personalului, în scopul aprobării și (sau) punerii în aplicare a documentelor (prevederi, instrucțiuni, reguli, reglementări etc.), la reglementarea problemelor. de finanțare, logistică, sprijin științific, tehnic și de altă natură, organizarea implementării sarcinilor cu care se confruntă organul de conducere al organizației.
Ordinele privind personalul (ordinele de personal) reglementează primirea, deplasarea, concedierea lucrătorilor, acordarea vacanțelor, repartizarea gradelor, emiterea de penalități și stimulente, înregistrarea călătoriilor de afaceri și alte aspecte legate de managementul personalului.
Comenzile se emit pe formularul de comandă și au următoarele detalii: denumirea organizației superioare (dacă există), denumirea organizației autor, denumirea tipului de document (COMANDĂ), data și numărul documentului, locul publicării, titlu la text, text, semnătură, vize.
Proiecte de ordine sunt întocmite pe baza unui studiu amănunțit și cuprinzător al problemelor care necesită soluționare, astfel încât instrucțiunile cuprinse în proiecte să fie specifice și realiste, să fie conforme cu legislația în vigoare, să fie dotate cu suficient material, tehnic și mijloace financiareși a eliminat necesitatea de a ajusta deciziile luate în viitor.
Titlul textului este un detaliu obligatoriu al comenzii. Ar trebui să fie formulat în mod clar, cât mai pe scurt posibil, exprimând conținutul principal al documentului și răspunzând la întrebarea „Despre ce?”
Textul ordinului constă din două părți: constatatoare și administrative. Partea de constatare oferă justificarea acțiunilor prescrise sau baza și scopul emiterii documentului. Dacă la baza emiterii ordinului a fost un act legislativ sau de reglementare al unei organizații superioare sau un document emis anterior de această organizație, atunci denumirea, data și numărul acestuia sunt indicate în partea constatatoare.
Dacă se întocmește un proiect de ordin în plus față de sau modificarea unui ordin emis anterior, atunci data, numărul și titlul ordinului completat sau modificat sunt indicate în partea de constatare.
Dacă ordinul este emis în mod proactiv, adică în îndeplinirea funcțiilor și sarcinilor atribuite organizației, atunci în partea de constatare se formulează scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise, faptele sau evenimentele care au servit drept motiv pentru emiterea ordinului. sunt precizate.
Partea de declarație este separat de ordinul administrativ prin cuvântul „COMAND”, care este tipărit pe un rând nou cu majuscule. Partea de declarare poate lipsi dacă acțiunile prescrise nu necesită explicație sau justificare.
Partea administrativa Ordinea este exprimată la forma imperativă la persoana întâi singular. Fiecare ordin al părții administrative este întocmit ca un alineat separat. Articolele sunt numerotate cu cifre arabe.
Fiecare paragraf al părții administrative care conține un ordin include numele executorului sau executorilor, acțiunea prescrisă și termenul limită pentru finalizarea ordinului. Când acțiunea prescrisă este împărțită în sarcini sau instrucțiuni separate, acestea sunt formulate sub formă de subparagrafe. Fiecare paragraf sau subparagraf al părții administrative a ordinului conține o singură sarcină care indică un anumit termen limită de executare. Dacă acțiunea prescrisă este permanentă, atunci termenul limită pentru efectuarea acestei acțiuni nu este indicat.
Ultimul alineat al ordinului este paragraful care indică denumirea funcției persoanei responsabile cu monitorizarea executării ordinului, inițialele și prenumele acestuia.
Dacă clauza părții administrative este de natură organizatorică, atunci nu se indică executanții și termenele de executare, ci se formulează doar acțiunea.
Proiectul de ordin trebuie redactat clar, inteligibil, cu respectarea regulilor de intocmire a documentelor oficiale. Textul proiectului de ordin trebuie:
1) legați instrucțiunile cuprinse în acesta cu documente emise anterior pe această temă pentru a evita repetările sau contradicțiile;
2) prezentați textul pe scurt, consecvent, clar, fără a permite posibilitatea dublei interpretări a acestuia;
3) indica executanti specifici si termene reale de executare a comenzilor;
4) să asigure ortografia corectă din punct de vedere juridic (neechivoc) a organizațiilor menționate în acesta;
5) indica actele care sunt supuse abrogarii sau si-au pierdut puterea pentru orice parte a acestora.
Proiectele de ordine sunt aprobate de toate departamentele și oficialii interesați. Vizele sunt aplicate în partea de jos a ultimei foi a comenzii sau pe spatele acesteia.
Proiectul de ordin agreat și avizat se întocmește pe antetul organizației și se depune spre semnare șefului organizației sau persoanei care își îndeplinește oficial atribuțiile în cazul unei absențe prelungite a șefului.
Dacă există atașamente la ordin, trimiterile la acestea sunt furnizate în paragrafele relevante ale ordinului.
Pe atașamentul propriu-zis, în colțul din dreapta sus al primei foi, este tipărit cuvântul „Anexă” și este indicat la ce punct din ordine se referă.
Un exemplu de formular de comandă este dat în Anexele 18, 19.
Comanda- este un act emis individual de către conducătorul organului colegial de conducere în limita competenței care îi este acordată, precum și de către șefii organizațiilor care acționează în baza unității de comandă în vederea soluționării problemelor operaționale. Ordinele, de regulă, au o perioadă de valabilitate limitată și privesc un cerc restrâns de organizații, funcționari și cetățeni.
Ordinele sunt întocmite și executate după aceleași reguli ca și ordinele. Textul ordinului este format dintr-o parte declarativă și una administrativă. Partea constatatoare indică motivul sau scopul emiterii comenzii, iar partea administrativă indică acțiunile prescrise.
Un eșantion al ordinului este prezentat în Anexele 14, 15.
Nota- acesta este un act emis în mod individual de către conducătorul unei organizații sau adjunctul acestuia, în primul rând pe probleme de natură informațională și metodologică, precum și cu privire la aspecte legate de organizarea executării ordinelor, instrucțiunilor și altor acte de un anumit sau superior; organ de conducere.
În general, instrucțiunile sunt întocmite și executate în mod similar ordinelor, dar cuvintele cheie din textul care separă părțile declarative și administrative sunt „OBLIG” sau „OFER”, în funcție de conținutul instrucțiunii.
Dacă se trimit instrucțiuni organizațiilor din subordine pentru a le comunica reguli generale sau alte informații, atunci este indicat destinatarul sau se creează o listă de distribuție a documentelor.
Un eșantion al instrucțiunii este prezentat în Anexele 22, 23.
Acest text este un fragment introductiv.