Трудовая адаптация персонала — взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенном включении работника в процесс производства в новых для него профессиональных, психофизиологических, социально-психологических, организационно-административных, экономических, санитарно-гигиенических и бытовых и отдыха.

В условиях функционирования возрастает роль адаптации . При этом необходимо внимательно изучать опыт зарубежных фирм, которые уделяют повышенное внимание адаптации молодых работников. Данная категория персонала нуждается в особой заботе со стороны администрации организаций.

Чаще всего профессиональная адаптация рассматривается как процесс приобщения человека к труду в рамках определенной , включения его в производственную деятельность, усвоения им условий и достижения нормативов эффективности труда. Однако адаптацию нельзя рассматривать только как овладение специальностью. Она предусматривает также приспособление новичка к социальным нормам поведения, действующим в коллективе , установление таких отношений сотрудничества работника и коллектива, которые в наибольшей мере обеспечивают эффективный труд, удовлетворение материально-бытовых и духовных потребностей обеих сторон.

Цели адаптации персонала:

1. уменьшение стартовых издержек, так как пока новый работник плохо знает свое рабочее место, он работает менее эффективно и требует дополнительных затрат;
2. снижение степени озабоченности и неопределенности у новых работников;
3. сокращение текучести рабочей силы, так как если новички чувствуют себя неуютно на новой работе и ненужными, то они могут отреагировать на это увольнением;
4. экономия времени руководителя и сотрудников, так как проводимая по программе работа помогает экономить время каждого из них;
5. развитие позитивного отношения к работе, удовлетворенности работой.

Задачи подразделения или специалиста по управлению адаптацией:

• организация семинаров, курсов по различным вопросам адаптации;
• проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;
• прохождение интенсивных краткосрочных курсов для руководителей, вновь вступающих в должность;
• прохождение специальных курсов подготовки наставников;
• использование метода постепенного усложнения выполняемых новичком заданий;
• выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;
• подготовка замены при ротации кадров;
• проведение в коллективе специальных ролевых игр по сплочению сотрудников.

Процесс адаптации персонала

Информационное обеспечение процесса адаптации заключается в сборе и оценке показателей ее уровня и длительности. Сбор и обработку информации рекомендуется проводить в рамках процедуры текущей деловой оценки персонала . Для отечественных организаций главная проблема информационного обеспечения адаптации состоит в необходимости накопления нормативных показателей уровня и длительности адаптации.

Для руководителя информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции.

Формы адаптации персонала

Различают следующие формы адаптации:

Социальная адаптация — это процесс вживания индивида в социальную среду и превращение ее в сферу его деятельности, что предполагает следующие этапы:

• внедрение в среду;
• принятие и усвоение норм и ценностей этой среды;
• активное отношение субъекта к этой среде с целью наиболее полного удовлетворения обоюдных интересов.

Производственная адаптация — процесс включения работника в новую для него производственную сферу, усвоения им производственных условий, норм трудовой деятельности, установления и расширения взаимосвязей между работником и производственной средой.

Профессиональная адаптация характеризуется дополнительным освоением возможностей, знаний и навыков, а также формированием профессионально необходимых качеств личности, положительного отношения к своей работе.

Психофизиологическая адаптация — приспособление к новым физическим и психическим нагрузкам, физиологическим условиям труда.

Социально-психологическая адаптация — одновременно с освоением работник вступает в процесс социально-психологической адаптации к коллективу организации.

Организационная адаптация — сотрудник знакомится с особенностями организационного механизма управления предприятием, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре. При данной адаптации у сотрудника должно сформироваться понимание собственной роли в производственном процессе.

Экономическая адаптация . Каждая профессия отличается особыми способами материального стимулирования, а заработная плата связана с его условиями и организацией. Объектом экономической адаптации является уровень заработной платы и, что стало актуальным в последнее время, своевременность ее выплаты.

Виды адаптации персонала

Выделяют два вида адаптации:

1. Первичная адаптация — приспособление молодых кадров, не имеющих опыта профессиональной деятельности (как правило, в данном случае речь идет о выпускниках учебных заведений).
2. Вторичная адаптация — приспособление работников, имеющих опыт профессиональной деятельности (как правило, меняющих объект деятельности или профессиональную роль, например, при переходе в ранг руководителя).

Адаптационный период можно условно разбить на три стадии :

Стадия ознакомления

На этой стадии новый специалист узнает цели и задачи организации, микроклимат среды, сопоставляет их со своими целями, ожиданиями и представлениями о данной организации. По окончании этой стадии работник должен четко представлять — подходит ему данная организация и рабочее место или он ошибся.

Администрация в свою очередь проводит следующую работу по отношению к новому сотруднику:

• окончательно подтверждает правильность решения о зачислении сотрудника в штат;
• обеспечивает скорейший переход специалиста в режим полноценного исполнения возложенных на него функций;
• выявляет потенциальные возможности работника;
• окончательно определяет профессиональные категории нового сотрудника и последующего индивидуального развития в процессе дальнейшей работы.

Все вышеназванные вопросы должны быть разрешены во время испытательного срока или стажировки нового сотрудника.

Стадия приспособления

Период адаптации сотрудника может охватывать период от одного месяца до одного года. Конкретная его продолжительность прямо зависит от помощи, которую ему оказывают непосредственный руководитель, служба персонала, коллеги и подчиненные. В этот период новичок должен «вписаться» в коллектив.

Стадия ассимиляции

В этот период работник проходит этап полного приспособления, полностью справляется со своими должностными обязанностями, может сам намечать дальнейшие целевые установки, становится полноправным членом коллектива.

Когда работодатель принимает на работу нового сотрудника, они оба исполнены надежд. Работник надеется, что ему понравится на новом месте, а работодатель ожидает сразу стопроцентной результативности труда работника. Но прежде чем работа наладится, и работнику, и работодателю, и трудовому коллективу придется пройти не всегда простой этап под названием «адаптация нового сотрудника».

Адаптация нового сотрудника – это вид социально-психологической адаптации, представляющий процесс активного вхождения новичка в должность посредством взаимодействия с новой трудовой средой.

Успешность адаптации на новом месте – ответственность не только самого сотрудника, но и его нового руководства. Каким бы ответственным, коммуникабельным, стрессоустойчивым, смелым и опытным ни был бы работник, он попадает в новую для себя среду, а значит в стрессовую ситуацию , в ситуацию необходимости приспособиться, адаптироваться, изменяться.

Грамотный и мудрый работодатель заботится о том, чтобы адаптация новых сотрудников проходила организовано , он не пускает ее на самотек.

Компании, в которых не заботятся о том, чтобы помочь новичку освоится в коллективе, привыкнуть к новому рабочему месту, разобраться в своих должностях обязанностях, почувствовать себя комфортно, обрекают себя на постоянную текучку кадров.

Новый сотрудник именно в период адаптации решает для себя будет он работать в данной организации дальше или нет. По статистике 90% людей, уволившихся с места работы, не проработав там и года, принимали решение уйти уже в первые дни–недели , а все остальное время просто терпели и ждали подходящего момента или «последней капли»!

Если работнику не нравится его новая должность, у него есть два пути: уволиться или терпеть. Люди, не имея возможности уйти с нелюбимой работы или просто из страха это сделать, терпят годами невыносимые для них условия! А организация при этом терпит убытки.

Причин, по которым новый член коллектива может покинуть работу в скором времени после трудоустройства, множество, но неуспешное прохождение адаптации или вовсе дезадаптация на рабочем месте – одна из ведущих причин!

Ошибки работодателей

Распространенная ошибка при подборе персонала – поиск «готового», идеального кандидата. Но идеального работника можно только «вырастить» в своей организации. Когда новый сотрудник приходит на работу, он в большей или меньшей степени подходит на должность, сразу идеально подходить он не может! Чтобы стать идеальным работником, ему нужно освоиться, влиться в организацию и проработать в ней какое-то время.

Кроме того, кандидат на должность – живой человек, он личность и не может состоять из одних только достоинств. Относиться к человеку как к машине или роботу, который не должен ни болеть, ни иметь личной жизни, ни перечить и ни жаловаться – большая ошибка.

Часто работодатели ставят себя выше работников и соискателей, повышают требования к последним до небес, забывая при этом также соответствовать высоким требованиям.

Например, неуспешный предприниматель с завышенным самомнением «отсеивает» кандидатов на занятие должности, способных стать прекрасными работниками, только потому, что они без опыта работы или берет их на работу, но относится неуважительно, совершенно не беспокоясь об их психологическом комфорте. При этом такой работодатель не понимает, что его организация и не является той, в которую бы пошли работать опытные специалисты и что нужно ценить имеющихся кандидатов.

Неназначение испытательного срока – также частая ошибка работодателей. Испытательный срок необходим чтобы понять, подходит ли кандидат на должность и нравится ли она ему. Это время, когда не только новый сотрудник старается понравиться руководству, но и руководство должно постараться понравиться новичку.

Успешная адаптация новых сотрудников определяется как важная цель работодателями, которые понимают, что трудолюбивый, мотивированный, работающий так, как от него ожидает руководство, сотрудник это сотрудник которому помогли адаптироваться и научили работать именно так, как требуется работать на занимаемой им должности.

Этапы адаптации нового сотрудника

От успешности адаптации сотрудников зависит эффективность деятельности компании. Работник, которому коллектив и руководство помогли успешно адаптироваться на новом месте, обязательно ответит благодарностью и высокой продуктивностью труда.

В среднем по времени адаптация нового сотрудника длится полгода и разделяется на этапы:

• история становления и развития компании,
• цели и курс компании,
• внутренние правила и нормы,
• общие требования к персоналу,
• система оценки деятельности персонала,
• система оплаты труда и прочее.
  • Установочная беседа с сотрудниками компании. Коллективу, в котором будет трудиться новый сотрудник, сообщают о его приходе с целью создать благоприятную атмосферу, позитивное отношение к новенькому и снизить стресс, вызванный необходимостью принять его в устоявшуюся команду.
  • Беседа с непосредственным руководителем . В ходе этой беседы новый сотрудник уже от своего непосредственного руководителя узнает трудовые цели и задачи, зону ответственности, функциональные обязанности и иные конкретные составляющие своей работы.
  • Экскурсия по компании . Новый сотрудник проводится по территории всей организации, запоминает местоположение различных подразделений и таких важных зон как столовая, туалеты и так далее. На этом же этапе работник должен увидеть свое рабочее место.
  • Знакомство с коллективом . Сотрудник представляется коллективу, в котором он непосредственно будет трудиться, и всему персоналу компании.
  • Оформление документов и ознакомление с документацией . На этом этапе оформляется трудовой договор между работником и работодателем и все остальные необходимые при приеме на работу документы. Для ознакомления работнику предоставляются положение о внутреннем трудовом распорядке, должностная инструкция и прочая важная документация компании.

Об окончательном, успешном завершении адаптационного периода свидетельствует чувство уверенности и комфорта нового сотрудника на рабочем месте.

Сотрудник успешно адаптируется, когда изменяет свое поведение и сопоставляет его с требованиями компании, когда эти требования и его личные цели становятся совместимыми.

Итак, адаптация нового сотрудника – процесс обоюдный: сотрудник должен хотеть и стараться работать, а организация должна ему всячески в этом помогать (обучать и поддерживать).

Если работник, подходивший на должность, уволился по собственному желанию до завершения испытательного срока, значит, руководством были допущены ошибки или уделено недостаточное внимание адаптации.

Человек может адаптироваться в любых условиях, даже очень тяжелых и психологически сложных. Но будет ли он это делать, когда не находит поддержки, понимания, уважения со стороны руководства и коллектива, но при этом понимает, что есть возможность найти другую работу? Вряд ли.

Если Вы хотите более подробно изучить тему адаптации нового сотрудника рекомендуем почитать книги А. Я. Кибанова “Управление персоналом: теория и практика. Организация профориентации и адаптации персонала” и “Управление персоналом организации: актуальные технологии найма, адаптации и аттестации”

Добрый день, уважаемые читатели. Сегодня я расскажу о том, как наладить процесс адаптации новых сотрудников так, чтобы они как можно быстрее стали работать в полную силу.

Согласитесь, что любой руководитель заинтересован в том, чтобы новый сотрудник влился в существующий коллектив, выполнял поставленные задачи, а не уволился через несколько недель.

Но, как показывает практика, большинство новых сотрудников покидают компанию в течение трех месяцев (поэтому, кстати, максимальный испытательный срок продолжается 3 месяца).

Обучение и адаптация нового сотрудника в организации – процесс довольно затратный, поэтому желательно обучить нового сотрудника так, чтобы вложенные в него знания принесли компании пользу в виде прибыли. Согласитесь, не эффективно постоянно тратить время на обучение меняющихся, как перчатки, сотрудников.

Давайте разберемся, почему новые перспективные сотрудники увольняются, не проработав и пары недель?

Первая причина – завышенные ожидания по отношению к новому рабочему месту.

Вторая причина – сложность его интеграции в коллектив. Если в компании высокая текучесть кадров, скорее всего, плохо налажен процесс адаптации новых сотрудников.

Нужно понимать, что в каждой компании, на любом рабочем месте есть свои плюсы и минусы, положительные и отрицательные моменты. Всем известна пословица: «Хорошо там, где нас нет», поэтому в самом начале работы новый сотрудник должен понимать, какой баланс положительного и отрицательного существует в данной компании. Отдельный кабинет или большая комната, в которой работают несколько сотрудников, режим рабочего дня, частота встреч с руководством – все имеет большое значение для комфортной и плодотворной работы. Не все, например, могут сосредоточиться, если рядом сидящие сотрудники говорят по телефону.

Одни и те же условия работы для одного человека могут показаться невыносимыми, а для другого – идеальными.

Одно из важнейших условий успешной адаптации – новичок не должен быть предоставлен сам себе, у него должен быть наставник, который будет курировать, отвечать на вопросы, помогать новому коллеге войти в трудовой ритм компании.

В основном мы будем говорить об адаптации продавца в новом коллективе. Поэтому давайте договоримся, что для простоты мы будем называть продавцом и продавца-консультанта, и менеджера по продажам, и специалиста по продажам, и других работников, связанных с продажами. Как правило, люди всех этих профессий являются посредниками между магазином и покупателем. В данном случае это главное.

Многие считают, что стать продавцом может каждый. Что здесь сложного? Встал за прилавок – и ты уже продавец.

Так, да не так. Во-первых, продавец продавцу рознь. Продавец кондитерских изделий, продавец одежды, продавец мебели и продавец элитной недвижимости для успешной работы должны обладать совершенно разными знаниями и умениями. И дело не только в том, что булка хлеба стоит 20 рублей, а особняк в Подмосковье – 20 000 000 рублей. Речь идет о разной специфике работы с каждым клиентом. Для грамотной работы, безусловно, нужны знания. Эти знания и умения как раз и передаются от наставника к новому сотруднику.

Программа адаптации нового сотрудника в организации

Чтобы облегчить сложный процесс адаптации нового сотрудника, нужны определенные усилия и специализированные программы. В программе адаптации перечислены конкретные мероприятия, которые проводит наставник, ответственный за новичка.

Сначала нужно определить, какие знания и навыки уже есть у нового сотрудника, оценить его опыт работы, выяснить черты характера. После этого для каждого новичка разрабатывается индивидуальная программа адаптации. Ее содержание определяется руководителем подразделения, в котором будет работать новый сотрудник, так как в каждом подразделении свои методы работы, свои особенности и алгоритмы решения поставленных задач, которые новичок должен усвоить. Программу стажировки утверждают все работники, которые участвуют в проведении обучения.

Программа адаптации нового сотрудника обычно делится на общую и специальную. Общая программа адаптации включает в себя знакомство с компанией в целом, ее , имиджем. На данном этапе у нового сотрудника формируется гордость за причастность к команде. Этому способствуют участие в корпоративных ритуалах, знакомство с девизом, гимном, вручение единой рабочей одежды. «Корпоративный дух» воспитывается через приобщение работника к задачам и миссии компании. В его формировании важна роль опытных сотрудников.

После того как новый сотрудник изучил общую программу адаптации, нужно переходить к следующему этапу.

Специальная (специализированная) программа охватывает круг вопросов, которые связаны с конкретным подразделением или рабочим местом. На данном этапе непосредственный и вышестоящий руководители и сотрудники разъясняют новому сотруднику специфику работы и конкретные задачи, стоящие перед подразделением.

Примерный план специальной программы адаптации нового сотрудника

Функции подразделения:

• Цели и приоритеты
• Организация и структура
• Направление деятельности
• Взаимодействие с другими подразделениями компании

Обязанности и ответственность:

• Детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов
• Разъяснение важности данной работы для компании в целом, как она соотносится с другими видами работ в подразделении и в компании в целом
• Нормативы качества выполнения работы и основные критерии оценки качества ее выполнения
• Длительность и расписание рабочего дня
• Дополнительные обязанности (например, замена отсутствующего сотрудника)

Процедуры, правила, предписания:

• Виды помощи, которая может быть оказана, и как просить о ней
• Отношения с местными и общегосударственными контролирующими органами
• Правила, характерные только для определенного вида работ или конкретного подразделения
• Правила техники безопасности
• Информирование о несчастных случаях и авариях
• Стандарты санитарии и гигиены
• Правила взаимоотношения с работниками других подразделений
• Правила поведения на рабочем месте
• Ответственность за нарушения
• Нормы перерывов в работе (перекуры, обед)
• Телефонные переговоры личного характера в рабочее время
• Использование оборудования
• Контроль и оценка исполнения.

Обязательно предусмотрите в программе адаптации мероприятия, которые помогут преодолеть барьеры отчужденности между сотрудниками. Предлагаем такие варианты знакомства с компанией:

• Разместите на стендах объявления с информацией о новых сотрудниках
• Отправьте родственникам новичка поздравительную открытку в связи с его трудоустройством в компанию
• Выдайте буклет, в котором содержится следующая информация:
  • история филиала, организационная структура
  • правила внутреннего распорядка
  • список членов административной группы с указанием внутренних телефонов
• Познакомьте новичка с сотрудниками подразделения
• Проведите экскурсию по офису и хозяйственным помещениям

Все вопросы, связанные с адаптацией новых сотрудников, целесообразно зафиксировать в «Положении об адаптации».

Контроль процесса адаптации нового сотрудника

Контролируйте процесс адаптации нового сотрудника в течение достаточно длительного времени. Если компания небольшая, и в ней нет специалиста по обучению персонала, с новыми сотрудниками должен работать руководитель направления и наставник из числа опытных сотрудников.

Успех адаптации нового сотрудника в коллективе во многом зависит от того, как отнесутся к новичку коллеги. Сотрудники, которые давно работают в компании («ветераны»), опытны, много знают и умеют, и могут стать настоящими наставниками для новичка, с первых дней наладить общение и взаимодействие и получать от него реальную помощь. Нужно только правильно их мотивировать и повышать самооценку. «Дедовщина» в коммерческой компании недопустима – она приводит к убыткам.

Руководители компании должны подчеркивать престижность наставничества, позиционировать его как ступень карьерного роста, поощрять морально и материально. Действительно, месяц практической работы в реальном времени с опытным и знающим сотрудником компании для новичка будет намного полезнее, чем курсы повышения квалификации и тренинги, на которых, как правило, проводят теоретики, а не практики.

Учитывайте и должность, на которую вы принимаете нового сотрудника – от этого также зависит подход к адаптации. Если речь идет о руководителе, он не должен выглядеть растерянным даже в первые дни работы на новом месте – это может привести к потере его авторитета среди коллег и подчиненных. Поэтому новичок на руководящей должности должен получить максимум информации о компании и своих должностных обязанностях еще до того, как приступит к работе.

Срок адаптации нового сотрудника на рабочем месте зависит от его личностных качеств и успешности проведения адаптационных мероприятий. Для того чтобы оценить эффективность адаптации новичка, он должен сдать зачет по каждой пройденной теме и итоговую аттестацию по окончании периода адаптации.

От результатов итоговой аттестации зависит сумма вознаграждения наставников (руководителей), которые работали с новым сотрудником (систему стимулирования наставничества имеет смысл разработать заранее и ознакомить с ней потенциальных наставников и руководителей).

Специалист отдела персонала должен ежедневно контролировать процесс вхождения нового сотрудника в должность, беседовать с ним, чтобы выяснить, насколько он удовлетворен работой, как его принимает руководство и коллектив, есть ли трудности во взаимодействии с ними, имеет ли место психологический дискомфорт.

Специалист отдела персонала также регулярно беседует с наставником нового сотрудника, своевременно принимает необходимые меры, если появляются какие-то проблемы в ходе адаптации.

Одним из эффективных способов получения обратной связи от новичков является проведение так называемых «круглых столов», в работе которых принимают участие специалист отдела персонала, наставник, начальник отдела, новый сотрудник.

«Круглые столы» проводятся дважды за период адаптации – сразу после окончания обучения и сдачи итоговой аттестации, и после трех месяцев работы. При проведении «круглого стола» очень важно создать доверительную обстановку, чтобы каждый участник мог откровенно высказать свое мнение по всем вопросам.

После проведения «круглого стола» специалист отдела персонала анализирует его результаты и знакомит с выводами руководителя подразделения и наставников. По результатам совещания с руководством составляется план мероприятий для устранения причин, мешающих успешной адаптации сотрудника на рабочем месте, если они были выявлены.

Чтобы оценить уровень социально-психологической адаптации новичка в коллективе целесообразно провести анкетирование. Это дает возможность каждому сотруднику быть услышанным, почувствовать значимость своей работы.

Очень хорошо зарекомендовали себя встречи наставников (менеджеров) всех подразделений компании по вопросам качества преподавания, во время которых каждый участник может высказать свое мнение о содержании и формах обучения, о том, какими качествами должны обладать новички, закончившие обучение. Мнения наставников, анализ результатов работы сотрудников, прошедших программу адаптации, помогают скорректировать процесс обучения, выявить новые потребности, разработать дополнительные программы.

У каждой компании есть свои стратегии презентации своих товаров и услуг, показывающие их преимущества и достоинства для потребителей. Но далеко не все также вдумчиво относятся к удержанию перспективных сотрудников, прошедших через «сито» отбора, а значит, способных приносить прибыль.

Высокая текучесть кадров - это всегда результат целой серии ошибок. Но лучше предупреждать ошибки, чем исправлять их. Выстроенная под конкретные задачи бизнеса система адаптации новых сотрудников в сочетании с грамотным отбором персонала позволяет добиться того, чтобы и новый сотрудник, и компания остались в выигрыше.

Как в вашей компании проводится адаптация новых сотрудников? Пожалуйста, расскажите в комментариях.

Задумка такая: написать руководство, регламент по работе связанной с адаптацией персонала в компании. Вам остается проанализировать статью, адаптировать к своей компании или использовать то, что вы считаете нужным.

Область применения

Настоящее Положение определяет:

• место процесса приспособления персонала в системе бизнес-процессов Компании;
• общие подходы к организации процесса приспособления персонала;
• единую для всех структурных подразделений Компании процедуру адаптации работника компании к новой профессиональной и социальной среде при приеме на работу или переводе на новую должность;
• состав программ и инструментов, нацеленных на эффективную организацию, проведение и контроль прохождения сотрудником процедуры привыкания к рабочему месту.

Общие положения

Система адаптации персонала включает в себя комплекс мероприятий, обеспечивающих организационную, социально-психологическую и профессиональную адаптацию сотрудника в новых условиях, и предоставляет организационную схему для эффективного осуществления этих мероприятий. Адаптация персонала — обязательная процедура, выполняемая при вхождении сотрудника в организацию или в должность, нацеленная на его скорейшее и эффективное приспособление к новым условиям производственной деятельности.

Задачами обучения персонала являются:

• повышение эффективности работника, ускорение процесса выхода работника на требуемый уровень производительности;
• уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу;
• формирование позитивного образа Компании, уменьшение стресса первых дней работы;
• снижение «текучести» персонала.

Ключевые элементы системы привыкания персонала

Вебинар «Добро пожаловать!»

Регулярная онлайн-презентация, обеспечивающая первоначальное ознакомление сотрудника с общими сведениями о Компании, с ее историей, продуктами, услугами, структурой и культурой.

Матрица вводного обучения

Разработанный на основе обобщения лучшего опыта набор обучающих программ и материалов для определенной группы должностей.

Программа привыкания к рабочему месту

Структурированный план мероприятий, помогающий работнику адаптироваться в коллективе, и определяющий, чему и в какой последовательности будет обучаться сотрудник, какие обязанности начинает выполнять в первую очередь.

Система наставничества

Комплекс процедур отбора из числа опытных работников и назначения наставника для оказания всесторонней помощи новичку, приступившему к профессиональному становлению в новой должности, в новой компании, в период прохождения им обучения.

Цели системы наставничества:

• обеспечить скорейшее приспособление новичка на новом рабочем месте и достижение им оптимальных рабочих показателей для занимаемой должности;
• оптимизировать расходы Компании на подбор и обучение персонала;
• снизить текучести кадров за счет уменьшения количества сотрудников, покинувших компанию во время и сразу после испытательного срока;
• оптимизировать временные затраты руководителей подразделений на обучение и оценку новых сотрудников.

HR-сопровождение

Система взаимодействия HR-партнера и сотрудника, направленная на оказание социально-психологической поддержки сотруднику, организационное сопровождение программы адаптации.

Контроль эффективности процесса адаптации

• Выполняемые с установленной периодичностью или в установленные сроки;
• Процедуры контроля над прохождением стажировки;
• Измерения и оценки результатов, показанных новичком;
• Получения от работника обратной связи.

Текущий контроль — периодическая проверка выполнения мероприятий, предусмотренных Программой адаптации. Выполняется HR-партнером не менее 2-х раз в первый месяц и 1-го раза в последующие месяцы периода адаптации.

Оценка результатов — условия и процедуры, обеспечивающие четкие и понятные сотруднику критерии и порядок оценки прохождения адаптационных мероприятий сотрудником.

Обратная связь — Инструменты и процедуры, обеспечивающие документирование удовлетворенности сотрудника качеством адаптации, выявление и анализ причин возникновения проблем в процессах адаптации персонала.

Организационная схема процесса привыкания

Руководитель Департамента управления персоналом

Осуществляет общее управление концепцией, содержанием процессов адаптации персонала, разработкой и внедрением типовых программ адаптации и инструментов контроля и оценки результативности прохождения процедур адаптации. Назначает HR-партнера для курирования процессов адаптации персонала. Отвечает за выполнение системой адаптации персонала поставленных задач.

Руководитель Отдела обучения и развития персонала

Осуществляет управление процессами разработки обучающих материалов и организации обучающих мероприятий корпоративного уровня в рамках программ адаптации. Отвечает за методическое обеспечение программы адаптации.

Непосредственный руководитель сотрудника

Осуществляет руководство разработкой индивидуальной программы адаптации сотрудника и прохождением адаптации. Разрабатывает задачи на испытательный срок. Оценивает результаты прохождения сотрудником программы адаптации. Отвечает за принятие решения о прохождении сотрудником испытательного срока и его готовности к самостоятельному исполнению должностных обязанностей. В случае необходимости, принимает решение о досрочном прохождении сотрудником испытательного срока.

Наставник

Назначается непосредственным руководителем адаптируемого сотрудника из числа сотрудников подразделения, утвержденных для выполнения функций наставника в соответствии с регламентом «Наставничество».

Основными задачами наставника в период адаптации являются:

• разработка раздела «Практические задания и тесты» на закрепление знаний и навыков, полученных сотрудником в ходе программы адаптации;
• обучение адаптируемого сотрудника регулярным процессам, предусмотренным для занимаемой должности;
• развитие способности адаптируемого сотрудника самостоятельно и качественно выполнять возложенные на него задачи по занимаемой должности;
• передача адаптируемому сотруднику знаний о традициях и правилах поведения, принятых в Компании;
• развитие у новых сотрудников позитивного отношения к работе;
• контроль выполнения сотрудником программы адаптации, профессиональных задач, прохождения стажировок, выполнения тестов, изучения регламентов и инструкций;
• неформальное обсуждение с сотрудником его взаимоотношений с коллективом и других профессиональных и социальных аспектов деятельности;
• участие в оценке результатов прохождения сотрудником программы адаптации.

Наставник отвечает за достижение адаптируемым сотрудником установленного минимального порога результативности прохождения программы адаптации. В случае, если для должности адаптируемого сотрудника предусмотрено функциональное подчинение другому руководителю, непосредственный руководитель сотрудника согласует с функциональным руководителем кандидатуру наставника для обучения по функциональным аспектам должности. Мероприятия в Программе адаптации должны планироваться с учетом специфики подчиненности сотрудника, с закреплением ответственности за наставничество. Порядок отбора и назначения наставников, права, обязанности и мотивация наставника определяются в соответствии с регламентом «Наставничество».

HR-партнер, закрепленный за структурным подразделением

Разрабатывает раздел «Обучение» программы адаптации. Оказывает помощь в подготовке обучающих материалов, организует участие сотрудника в общекорпоративных адаптационных мероприятиях. Осуществляет периодический контроль и участвует в оценке результатов прохождения сотрудником программы адаптации. Получает обратную связь и анализирует проблемы. Отвечает за оказание необходимой социально-психологической поддержки адаптируемому сотруднику.

Лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство в структурном подразделении

Оформляет необходимые при приеме на работу кадровые документы. Отвечает за доведение до нового сотрудника локальных нормативных актов, проведение инструктажа по технике безопасности.

Адаптируемый работник

Изучает обучающие материалы, участвует в обучающих мероприятиях, выполняет предусмотренные программой адаптации задачи и тесты. Прилагает усилия для полного, качественного освоения знаний и регулярных процессов, необходимых для надлежащего исполнения должностных обязанностей. Активно взаимодействует со своим наставником и HR-партнером своего подразделения. Стремится наладить позитивные профессиональные и персональные отношения с коллегами.

Организация процесса адаптации

Настоящий раздел описывает подходы к организации, типовые состав и содержание процесса адаптации. Периодичность или сроки выполнения отдельных мероприятий, ответственность участников, другие подробности определены в Приложении 1 «Процедура адаптации персонала»

Структурно, программа адаптации включает три обязательных блока:

• Обучающие мероприятия и материалы, предусмотренные для данной должности;
• Задания и тесты на закрепление знаний и навыков, полученных сотрудником в ходе обучения;
• Практические задачи на период адаптации.

Первичная и вторичная адаптация. Предусмотрено два вида процедуры адаптации персонала:

• Первичная адаптация выполняется при приеме на работу нового сотрудника.
• Вторичная адаптация выполняется при переводе сотрудника на новую должность, со сменой профессии или без таковой.
• Вид адаптации учитывается при разработке программы адаптации сотрудника.

Продолжительность программы адаптации и испытательного срока

Программа адаптации разрабатывается на весь период испытательного срока, предусмотренного для должности адаптируемого сотрудника. Продолжительность испытательного срока оговаривается соглашением сторон при заключении трудового договора с сотрудником или при переводе сотрудника на новую должность. Срок испытания не может превышать:

• шести месяцев — для должностей руководителей и главных бухгалтеров организаций (филиалов и иных обособленных структурных подразделений) и их заместителей;
• трех месяцев — для прочих должностей.

В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда человек фактически отсутствовал на работе по уважительным причинам. Испытательный срок может быть сокращен, по представлению непосредственного руководителя, до продолжительности не менее одного месяца при условии полного прохождения обучения и достижения им установленного минимального порога результативности. Не достижение работником минимального порога результативности, установленного для программы адаптации или ее этапа может являться основанием для увольнения сотрудника до истечения срока испытания. В этом случае администрация компании должна известить работника об увольнении в письменной форме не позднее, чем за три дня до даты увольнения, с указанием результатов прохождения программы адаптации и/или иных причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, результаты оценки прохождения сотрудником программы адаптации являются основанием для принятия решения:

• о прохождении новичком испытательного срока («прошел испытание»)
• о досрочном прохождении новичком испытательного срока («прошел испытание досрочно»)
• о неудовлетворительном прохождении новичком испытательного срока («не прошел испытание»)
• Решение принимает непосредственный руководитель
• обязательного согласования с наставником и HR-партнером.

Содержание этапов при работе с новичком

Подготовка:

• подготовка рабочего места для вновь прибившего в компанию;
• создание необходимых учетных записей;
• настройка прав доступа, предусмотренных для должности;
• оборудование рабочего места.

Назначение наставника:

• назначение наставника по функциональным аспектам должности (в случае двойного подчинения);
• разработка «Программы адаптации нового сотрудника» по форме (Приложения 2 );
• подготовка пакета обучающих и раздаточных материалов;
• подготовка практических заданий и тестов;
• разработка задач на испытательный срок.

Введение в организацию:

• оформление приема на работу / перевода на новую должность;
• ознакомление с локальными нормативными актами, инструктажи;
• первичная беседа о компании, ознакомление с основами корпоративной культуры (только для тех кто присоединился к составу компании);
• представление коллективу вновь принятого специалиста;
• Участие в вебинаре «Добро пожаловать» (только для тех кто присоединился к составу компании).

Введение в должность:

• Организационное обучение.

Установочные мероприятия:

• Знакомство с системой целевого управления; условия и сроки выплаты заработной платы, премиальных и компенсационных выплат;
• Перспективы новичка в данной должности (материальные, карьерные, профессиональные);
• Знакомство работника с наставником;
• Ознакомление с планом работы на период привыкания;
• Подписание Программы обучения.

Наставничество:

• Режим работы, условия труда на рабочем месте;
• Порядок работы и правил обращения с оргтехникой;
• Перечень функциональных обязанностей, регулярных процессов для должности
• Документация, регламентирующая деятельность работника;
• Место и роль подразделения в Компании;
• Рассказ о коллективе, его традициях и ценностях;
• Способы коммуникаций внутри коллектива;

Рассказ о подразделениях, связанных с деятельностью на данной должности (их роль в решении общих задач, местоположение, характер коллектива и т.п.):

• Стандарты взаимодействия между подразделениями;
• Правила поведения и требования к внешнему виду;
• Создание / изменение личной страницы.

Профессиональное обучение:

• обучение регулярным процессам;
• обучение ассортименту;
• обзор регламентирующей документации;
• обучение программному обеспечению.

Текущий контроль

Текущий контроль выполнения адаптируемым сотрудником профессиональных задач, прохождения стажировок, выполнения тестов. Периодический контроль прохождения сотрудником программы адаптации.

Оценка результатов, промежуточная оценка по результатам каждого месяца:

• прохождение тестов;
• выполнение практического задания.

Первичная оценка по результатам первого месяца прохождения программы Адаптации:

• принятие решения об окончании или продолжении испытательного срока;
• оценка по итогам обучающих мероприятий;
• заключение о результатах прохождения испытательного срока.

Размещение оригиналов программ введения в должность с оценкой новых работников, заключения о прохождении испытательного срока и рекомендаций в личном деле.

Обратная связь

Заполнение адаптируемым анкеты обратной связи прохождения адаптационного периода (Приложение 3), передача заполненной анкеты HR- партнеру.

Заполнение прошедшим процедуру адаптации, анкеты новичка (Приложение 4), передача заполненной анкеты HR-партнеру.

Анкета новичка заполняется два раза:

• через один месяц после приема новичка на работу;
• за неделю до окончания 3-месячного срока работы в Компании.

В случае увольнения сотрудника до окончания указанных сроков, анкета заполняется в момент увольнения.

В случае увольнения сотрудника во время испытательного срока:

• прохождение собеседования в Департаменте управления персоналом;
• заполнение увольняющимся работником Анкеты (Приложение 5);
• Анализ полученной информации с целью выяснения истинных причин увольнения.

Приложение:

1. Процедура привыкания к рабочему месту
2. Программа приспособления нового работника. Типовая форма
3. Анкета обратной связи по прохождению адаптационного периода