Законодательство не содержит прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации. И в то же время не дает конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. При этом такого рода операции хотя бы раз возникали в каждой организации.
В случае, если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ (п. 7.1 ПБУ 1/2008).
Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета
Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.
На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.
Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».
Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:
- Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении –»оплатить»).
- Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
- Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.
Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:
- Поступление (акт, накладная) ;
- Списание НДС ;
- Выдача наличных или Списание с расчетного счета . Вид операции – Прочий расход , счет дебета - 73.03 «Расчеты по прочим операциям».
Поступление материальных ценностей
Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная) из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные).
- Счет расчета с контрагентами – 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
- Счет-фактура не регистрируется.
Проводки по документу
Автоматически аналитика по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям»в документе Поступление (акт, накладная) не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.
Списание НДС
Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС .
Проводки по документу
Компенсация денежных средств, израсходованных сотрудником
Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса - Кассовые документы – Выдача наличных. Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения.
- вид операции – Прочее списание .
Проверка расчетов с сотрудником
Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты - Стандартные отчеты - Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
- приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
- при отсутствии договора купли-продажи между работником и организацией налоговый орган может не признать расходы по документам, оформленным на сотрудника, в целях налогообложения.
Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм. Возврат неиспользованных подотчетных сумм Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается. Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации.
Как возместить расходы сотруднику, если деньги под отчет не выдавались?
Большинство работодателей обозначает срок 3 дня. Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату. Возврат средств можно осуществить двумя способами:
- в кассу предприятия;
- безналичным переводом.
Сам факт перечисления неиспользованных средств должен быть указан в платежном поручении или же специальной пояснительной записке. Данное требование следует строго соблюдать.
Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу
Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:
- с помощью безналичного перевода;
- в кассе организации.
Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:
- в платежном поручении;
- специальной пояснительной записке.
В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог. Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными. Так вы сможете легко доказать, что отправленные финансы не имеют ничего общего с доходом работника.
Как перечислить подотчет на карту сотрудника
Существует определенный регламент, он закреплен в действующем на территории РФ законодательстве. Порядок необходимых действий Необходимо помнить, что для сведения к нулю налоговых рисков предприятия при выдаче подотчетных сумм сотруднику для свершения каких-либо трат, требуется сформировать следующие документы: Специальный приказ о направлении работника в командировку по форме №Т-9, Т-9а Максимально точно составленное служебное задание Для этого применяется унифицированная форма №Т-10а Удостоверение для свершения командировочной поездки №Т-10 Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.
Назначение платежа при возврате подотчетных сумм
В таком случае следует уточнить в сотрудников банка, как правильно указать назначение платежа подотчет.
- Налоговая инспекция может воспринять денежные средства, перечисленные по назначению платежа подотчетному лицу, как заработную плату. В связи с этим налоговые сотрудники могут потребовать удержать из перечисленной суммы НДФЛ. В свою очередь фонды могут затребовать уплатить взносы на социальное страхование.
- Но если сотрудник не использовал подотчетные средства, он обязан их вернуть.
Возврат подотчетных денежных средств В законодательстве не указывается конкретный отрезок времени, на протяжении которого сотруднику нужно выполнить возврат не использованных подотчетных денежных средств. Но такой срок устанавливается в специальных отчетных документах. Как правило, многие работодатели предоставляют 3-дневный срок.
Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета
- Запишите правильные реквизиты счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
- Пропишите в платеже его назначение, то есть на, что должны быть потрачены деньги.
- Содержание:
- Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу
- Как перечислить подотчет на карту сотрудника
- Назначение платежа на хозяйственные нужды
- Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета
- Выдача денег под отчет безналом на карту работника
- Назначение платежа при возврате подотчетных сумм
Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями.
Назначение платежа: примеры и описание
Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации.
Но в нем говорится о наличных денежных средствах. Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника.
Назначение платежа на хозяйственные нужды
Кем осуществляются операции Уполномоченными лицами, на основании решения которых может быть осуществлена рассматриваемая операция, являются:
- директор – исполнительный, генеральный;
- главный бухгалтер или же иное уполномоченное лицо;
- кассир.
Директор и главный бухгалтер, а также все работники в обязательном порядке должны проставить свои подписи на специальном приказе. В противном случае действительным он считаться не будет. Сама же операция по выдаче подотчетных средств осуществляется следующими лицами: Бухгалтером и расчетчиком При перечислении необходимого количества средств прямо на карту Кассиром Если деньги выдаются на руки (обязательно формирование РКО – расчетного кассового ордера) При этом процедура рассматриваемого типа имеет некоторые важные особенности, связанные именно с формой собственности конкретного предприятия.
Назначение платежа в платежном поручении подотчет
ВниманиеГотовое обращение передаем руководителю.
- Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
- Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
- За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы. Заполняем платежное поручение на подотчет Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2018 году».
Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере. Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А.
Назначение платежа под отчет в платежном поручении
При этом следует помнить о необходимости соблюдения достаточно обширного перечня самых разных правил и особенностей подобного действия. Прежде всего, стоит разобраться с назначением платежа в подотчет на карту. Образец его можно будет найти в интернете или же получить консультацию в специализированных организациях, занимающихся подобного рода вопросами.
Обязательным условием проведения подобного рода операции является наличие сотрудника в соответствующем приказе о подотчетных лицах. Не допускается перевод средств на карту работникам, отсутствующим в данном перечне. Данное действие является в обязательном порядке наказуемым.
Сегодня практически на каждом предприятии имеется специальный документ, в котором обозначается перечень подотчетных сотрудников. Он дает право работодателю осуществлять выдачу средств своему страднику через кассу или же безналичным образом, на карту. При этом следует помнить, что процедура данного типа должна быть соответствующим образом отражена в бухгалтерском учете.
В таком случае ему также через кассу, на основании РКО, выдается определенное количество средств.
Возможно ли использование личной "зарплатной" карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе перечислять денежные средства под отчет на "зарплатные" (личные) карты своих сотрудников при наличии письменных заявлений от них с указанием реквизитов банковской карты, суммы и срока, на который выдаются деньги, подписи руководителя и даты. Такой способ предоставления денежных средств под отчет должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.
При отсутствии документального подтверждения целевого использования перечисленных "подотчетных" средств и их невозврате организация вправе удержать соответствующую сумму из заработной платы, издав соответствующий распорядительный документ.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет (подотчетное лицо - в понимании Указания N 3210-У) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.
Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" клиент - осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:
получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;
получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;
оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;
иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Поэтому организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций. Все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте и в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письма Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115, от 28.01.2014 N 02-03-09/3057, от 05.10.2012 N 14-03-03/728). В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).
Частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) предусмотрено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, сам документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В качестве такого первичного документа может быть использована как унифицированная форма, так и форма, самостоятельно разработанная на основе унифицированной.
Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденным постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее - Указания), данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Как разъяснено в ранее упомянутом письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, при безналичном перечислении средств под отчет сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
На практике встречаются ситуации, схожие с рассматриваемой - когда на основании заявления сотрудника (в том числе являющегося руководителем) производится зачет заработной платы в счет погашения задолженности по ранее полученным в подотчет денежным средствам (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2016 N Ф07-2887/16 по делу N А56-17622/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2011 N 06АП-662/2011, апелляционной инстанции Арбитражного суда Томской области от 17.01.2007 N А67-6240/06). Оформлялись такие действия приказом, соглашением о прекращении обязательств.
На наш взгляд, при удержании сотрудником аванса по заработной плате из выданных на его банковскую карту подотчетных сумм не соблюден установленный законодательством способ выплаты сотрудникам заработной платы. Ведь выплата заработной платы является безусловной обязанностью работодателя, и ТК РФ не предусматривает возможности зачета выданных работнику денежных средств в счет задолженности перед ним работодателя по заработной плате (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.02.2014 N 33-4562/14) (смотрите также рекомендуемый к ознакомлению материал). В Апелляционном определении СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 09.04.2013, например, сказано, что довод ответчика (организации) о том, что работник не представлял авансовые отчеты по полученным им на хозяйственные расходы суммам, не влечет отказ в удовлетворении иска о взыскании заработной платы, поскольку по требованию работника о взыскании заработной платы не допускается зачет выданных работнику подотчетных сумм.
Кроме того, типовая схема проводок не предусматривает операции по направлению подотчетных средств на выплату заработной платы сотруднику или проведение зачета расчетов по соответствующим счетам. Поэтому мы считаем, что в таком случае при отсутствии оправдательных документов неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом.
В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращения сумм и непредставления оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм. На основании абзаца третьего части второй ст. 137 ТК РФ работодатель может не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничение размера удержаний, предусмотренные ст. 138 ТК РФ (письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Иными словами, организация вправе удержать не подтвержденную оправдательными документами сумму из заработной платы при ее невозврате, издав соответствующий распорядительный документ (например приказ), определив в нем срок и сумму возможного удержания (с учетом ограничения).
В бухгалтерском учете при удержании из заработной платы не возвращенных сумм, выданных под отчет, делаются записи:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
- учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит
- удержаны подотчетные средства из заработной платы работника.
При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).
Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;
Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;
Энциклопедия решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в 2019 году.
Понятие подотчета
Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.
На что тратить деньги в подотчет
Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:
- Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
- Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
- Представительские расходы.
Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:
- заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
- приказ руководителя о выдаче средств подотчет.
Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.
Кому можно выдавать подотчетные деньги
Как правильно выдать деньги в подотчет
До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.
Приказ о выдаче денег в подотчет
Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.
Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:
- ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
- Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
- Срок выдачи денежных средств подотчетнику.
Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.
Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.
Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.
Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».
Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.
Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.
Заявление о выдаче денег в подотчет
Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.
Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.
Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.
Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.
Деньги в подотчет на карту работнику
Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.
Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.
Выдача подотчетных средств
Деньги в подотчет директору
Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ. В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник. Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.
Как отчитаться за деньги в подотчет?
Руководителем организации устанавливается срок, после которого сотрудник должен отчитаться за полученные средства. К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет. Если отчет составляется по командировочным расходам, то отчитаться сотрудник должен в срок до 3-х дней с момента возвращения из поездки.
Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:
- из кассы наличными деньгами;
- через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
- через личную банковскую карту сотрудника.
Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.
Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.
Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:
- Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
- Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
- Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
Заполняем платежное поручение на подотчет
Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2018 году».
Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере.
Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А. написала заявление на выдачу подотчетных денег на приобретение канцелярских товаров (5000,0 рублей) и оплату интернет-услуг (1500,0 рублей). На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения.
Обратите внимание, что при формировании платежки в учреждении бюджетной сферы порядок заполнения поля 24 «Назначение платежа» несколько отличается от общепринятых правил. То есть бюджетники обязаны в поле указывать расходный код бюджетной классификации.
Образец заполнения №1 — деньги на канцелярские товары
Проводка: Дебет 0 208 34 560 Кредит 0 201 11 610.
Образец заполнения № 2 — деньги на оплату интернет-услуг
Проводка: Дебет 0 208 21 560 Кредит 0 201 11 610.
Чем грозят ошибки в платежках на подотчет
Перечисляя подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа заполняйте правильно, иначе у госучреждения возникнут проблемы:
- Ошибка в платежном поручении — достаточное основание для банковской или финансовой организации, чтобы отменить платеж. Несвоевременное перечисление подотчетных сумм может стать причиной срыва служебной командировки или иных нарушений.
- Неверно составленная платежка — это основание для налоговиков, чтобы выписать штраф. Почему? Некоторые сотрудники ФНС квалифицируют подотчет, перечисленный на карту, как заработную плату и требуют выплаченные деньги подвергать налогообложению (НДФЛ и страховые взносы).
Министерство финансов России с претензиями налоговиков кардинально не согласно, свою позицию чиновники представили в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65. Однако, убедить налогового инспектора в правильности учета проще с правильно оформленными документами.
Перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты
Если еще два-три года назад операции по выдаче заработной платы работнику через банковскую карту встречались нечасто, то теперь ими никого не удивишь. Более того, многие работодатели и работники считают такую форму выплаты зарплаты наиболее удобной. Вместе с тем на сегодняшний день все более распространенными становятся операции по выдаче с использованием банковских карт подотчетных сумм на командировочные, хозяйственные и иные расходы. При этом учреждения перечисляют денежные средства или на те же "зарплатные" карты, или на отдельно открытые. О том, правомерно ли использовать для выдачи зарплаты и подотчетных сумм одну карту, как осуществлять обеспечение наличными деньгами с использованием карт учреждений, лицевые счета которых открыты в органах ОФК, а также каков порядок отражения в бухгалтерском учете операций по перечислению подотчетных сумм на карту и их расходованию, читайте в данной статье.
Возможность перечисления подотчетных сумм на пластиковые карты
Сначала поговорим о возможности перечисления подотчетных сумм на пластиковые карты, поскольку позиция специалистов по этому поводу определенное время была неоднозначной.
Так, в Письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 Банк России приходит к выводу о неправомерности выдачи организациями денежных средств под отчет своим сотрудникам путем перечисления на банковские счета, открытые ими для совершения операций с банковскими картами. Свою позицию он обосновал следующим: нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Согласно п. п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.
В более позднем Письме ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513 разъяснено, что в соответствии с п. 2.3 Положения N 266-П <1> клиент — физическое лицо может использовать банковскую карту в целях:
- получения наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;
- получения наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;
- оплаты товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте — за пределами территории РФ;
- совершения иных операций в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- совершения иных операций в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
<1> Положение ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт".
В связи с этим ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ. При этом Банк России уточняет, что согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, по мнению Банка России, вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. То есть если в коллективном договоре, локальном акте по учреждению закреплена возможность выплаты на банковские карты сотрудников подотчетных сумм, в частности на командировки, то совершение таких операций допустимо.
Возникает вопрос: можно ли подотчетные суммы перечислить на зарплатную карту работника? На этот счет есть судебное решение, на основании которого можно дать положительный ответ на поставленный вопрос. Речь идет о Постановлении ФАС СЗО от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007.
Как следует из материалов дела, в ходе выездной проверки налоговые органы приняли решение о доначислении НДФЛ на суммы, перечисляемые работодателем на "зарплатную" банковскую карту работника и не включенные в налогооблагаемую базу, квалифицировав их как заработную плату.
Материалами дела данного судебного разбирательства подтверждается, что приказом директора учреждения от 14.02.2003 N 10 "О выдаче денежных средств под отчет" разрешалось в связи с производственной необходимостью выдавать работникам денежные средства для хозяйственных нужд в подотчет из кассы, с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица либо наличными денежными средствами.
Учреждением в обоснование того, что эти средства не являлись зарплатой, были представлены платежные поручения на перечисление денежных средств на счет работника, в которых отсутствует указание на перечисление этих средств в качестве заработной платы, а также авансовые отчеты, товарные накладные на приобретение материалов и товаров, контрольно-кассовые чеки, квитанции к приходным ордерам, выданные продавцом, банковское письмо.
Операции по выданным под отчет суммам за проверяемый период были полностью отражены в журналах-ордерах, что также установлено судом и не оспаривается ответчиком.
Суды, исследовав и оценив в соответствии со ст. 71 АПК РФ представленные в материалах дела документы, пришли к выводу об отсутствии у налогового органа достаточных оснований для признания сумм, выданных работнику, его заработной платой. Следовательно, решение налогового органа о доначислении НДФЛ неправомерно.
На основании вышеизложенного учреждение вправе перечислить на "зарплатную" карту работника подотчетные суммы, если такая форма выплаты закреплена в коллективном договоре, ином локальном нормативном акте учреждения и если указанное условие предусмотрено договором между банком и юридическим (физическим) лицом.
Обеспечение наличными деньгами с использованием карт получателей средств бюджетов, неучастников бюджетного процесса и уполномоченных подразделений
Разделом V Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных ОФК, утвержденных Приказом Минфина России от 31.12.2010 N 199н (далее — Правила N 199н), установлены особенности осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств бюджета, неучастников бюджетного процесса (далее — учреждения) и уполномоченных подразделений с использованием карт.
Напомним, что получателями бюджетных средств являются казенные и бюджетные учреждения, в отношении которых не принято решение о предоставлении субсидий из соответствующего бюджета (п.
1 ст. 152, ст. 6 БК РФ). К неучастникам бюджетного процесса относятся бюджетные учреждения — получатели субсидий, а также автономные учреждения, поскольку в соответствии с Бюджетным кодексом они не признаются получателями бюджетных средств. Однако все названные учреждения вправе открывать счета в территориальных ОФК.
Выдача карт учреждению. Предоставление территориальным ОФК карт в необходимом количестве (на каждое учреждение) персонифицировано на каждого уполномоченного на получение карты работника учреждения (уполномоченного подразделения). Проведение и учет операций на счете N 40116 с использованием карт осуществляются кредитными организациями в соответствии с законодательством РФ. Учреждение осуществляет операции по получению (внесению) наличных денег с использованием карт в соответствии с договором банковского счета (далее — договор) и требованиями Положения N 266-П через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств кредитной организации, выдавшей карты. Операции по получению наличных денег с использованием карт осуществляются в пределах остатка денежных средств на карте в соответствии с условиями договора (п. 36 Правил N 199н).
Согласно п. 37 Правил N 199н для получения карт учреждение представляет в ОФК Заявление на получение карт по форме согласно Приложению 6 к Правилам N 199н (код формы по КФД 0531842) (далее — заявление) на себя, а также отдельно на каждое созданное им уполномоченное подразделение. На заявлении ОФК делают отметку о согласии на получение карт, после чего оно направляется в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета N 40116. На основании данного заявления кредитная организация обеспечивает изготовление карт в соответствии с условиями договора.
В день доставки в соответствующее подразделение кредитной организации изготовленных карт и конвертов, содержащих ПИН-коды к ним, кредитная организация по условиям договора уведомляет ОФК о готовности выдать карты. Работник ОФК, уполномоченный на их получение, получает в кредитной организации изготовленные карты (п. 38 Правил N 199н).
ОФК выдает карты работнику учреждения (уполномоченного подразделения), уполномоченному на их получение.
Вместе с картой работнику выдается конверт с ПИН-кодом под расписку в журнале регистрации карт (п. 39 Правил N 199н).
Возврат карт в кредитную организацию. Учреждение обязано возвращать ОФК карты для последующего их возврата в кредитную организацию по заявлению в произвольной форме, в котором указываются причина возврата, номера карт, подлежащих возврату. Карты возвращаются в случае:
- закрытия лицевых счетов, открытых учреждению в ОФК;
- изменения наименования учреждения. Но при изменении наименования учреждения, не связанном с его реорганизацией, замены карты не требуется;
- повреждения карты;
- истечения срока действия карты;
- утраты ПИН-кода;
- смены уполномоченного работника учреждения;
- закрытия или изменения номера счета, открытого ОФК в банке;
- по требованию ОФК;
- в случаях, предусмотренных договором.
Обратите внимание! В случае утери ПИН-кода и (или) карты учреждение обязано незамедлительно сообщить в кредитную организацию об этом факте и необходимости блокировки операций по данной карте, а также не позднее первого рабочего дня, следующего за днем выявления утраты карты, сообщить об этом в ОФК (п. 40 Правил N 199н).
Зачисление денег на карту. Не позднее дня, следующего за днем подтверждения учреждением банка проведения операции по списанию средств с соответствующих счетов ОФК на соответствующий счет N 40116 для обеспечения наличными деньгами учреждений с использованием карт, ОФК формирует и направляет в электронном виде в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета N 40116 Расшифровку суммы средств, перечисленных на счет ОФК N 40116 по картам (по форме согласно Приложению 8 к Правилам N 199н (код формы по КФД 0531845)), в соответствии с условиями договора (п. 41 Правил N 199н).
Работник учреждения, уполномоченный на получение карт, может самостоятельно внести наличные денежные средства с использованием карты через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств кредитной организации, выдавшей карты, в соответствии с условиями договора без взимания комиссии. В этом случае не позднее следующего рабочего дня после внесения средств учреждение представляет в ОФК Расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств по форме согласно Приложению 9 к Правилам N 199н (код формы по КФД 0531846) (далее — Расшифровка), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами) (п. п. 42, 43 Правил N 199н).
Завершение операций по картам, неиспользованные остатки. При завершении ОФК операций в текущем финансовом году Расшифровка представляется учреждением не позднее чем за два рабочих дня до окончания текущего финансового года. При этом в поле "Вид операции" указывается "неиспользованные". При внесении наличных средств в последний рабочий день финансового года Расшифровка представляется в первой половине дня.
Согласно п. 45 Правил N 199н в случае полного или частичного неиспользования учреждением, уполномоченным подразделением перечисленных на карты средств в течение 20 календарных дней со дня перечисления, не считая дня перечисления, оно обязано представить в ОФК Расшифровку для возврата невостребованной суммы со счета N 40116 на соответствующие счета ОФК (в соответствии с ранее представленной учреждением Заявкой (ф. 0531844)). На основании полученной Расшифровки ОФК оформляет платежное поручение на перечисление невостребованной суммы (суммы внесенных наличных денежных средств) с соответствующего счета N 40116 на соответствующий счет ОФК и передает платежное поручение в кредитную организацию.
Это поручение является основанием для отражения операций по списанию средств с соответствующего счета N 40116, а также операции по зачислению средств на соответствующий счет ОФК. На основании информации, указанной в расшифровках, ОФК формирует по каждой карте справку и отражает на соответствующем лицевом счете учреждения операции по восстановлению кассовых выплат (поступлению средств). Справка составляется в трех экземплярах:
- первый помещается в документы операционного дня ОФК к соответствующему счету N 40116;
- второй — в документы операционного дня ОФК к выписке из соответствующего лицевого счета;
- третий — к выписке из соответствующего лицевого счета, представляемой ОФК учреждению.
Отражение в бухгалтерском учете операций по перечислению подотчетных сумм на банковскую карту
В соответствии с п. 84 Инструкции N 162н <2>, п. 105 Инструкции 174н <3> и п. 108 Инструкции 183н <4> перечисление подотчетных сумм на банковскую карту отражается в бухгалтерском учете следующими бухгалтерскими записями:
<*> По соответствующим счетам аналитического учета.
<**> По соответствующим кодам КОСГУ.
<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.
Пример 1 . Казенное учреждение зачислило бюджетные средства (5000 руб.) с лицевого счета, открытого в ОФК, на банковскую карту командированного сотрудника для оплаты проживания в гостинице. Приехав на место командировки, сотрудник снял через терминал наличные денежные средства и оплатил услуги по проживанию. Фактическая стоимость услуг гостиницы составила 4750 руб. Остаток неизрасходованных средств (250 руб.) работник вернул на карточку путем внесения наличных денежных средств также через терминал.
Операции в бюджетном учете будут отражены следующим образом:
Пример 2 . Со счета, открытого автономным учреждением в кредитной организации, списаны внебюджетные средства (3000 руб.) для зачисления на банковскую карту работника в целях обеспечения его денежными средствами для оплаты канцелярских товаров. Работник оплатил банковской картой канцелярские товары на сумму 2500 руб. Неизрасходованная сумма осталась на карте.
Данные операции будут отражены в бухгалтерском учете следующим образом:
Л.Ларцева
Эксперт журнала
"Бюджетные учреждения образования:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения, рассматривает типичные ошибки в каждой из названных групп. Методисты «1С» приводят примеры отражения расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0).
Далее - Положение № 373-П
Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П , далее - Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).
Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.
Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.
1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.
2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».
Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору...» указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).
Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.
На этот счет есть две точки зрения.
Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.
Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.
Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.
На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.
Неправомерная выдача подотчетных сумм
Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.
Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам.
Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.
Это правило распространяется и на организации, в штате которых состоит только один сотрудник - руководитель. За нарушение указанной нормы возможна ответственность по статье 15.1 КоАП РФ . Дело в том, что отсутствие авансовых отчетов в обществе, подтверждающих расходование выданных ранее денежных средств, и осуществление выдачи следующей подотчетной суммы работнику, при наличии у него задолженности, приводит к нарушению норм законодательства. В соответствии с диспозицией статьи 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:
- от 4 000 до 5 000 руб. - для должностных лиц организации (например, руководителя);
- от 40 000 до 50 000 руб. - для организации.
В арбитражной практике есть прецеденты привлечения к ответственности в данной ситуации (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).
Несоблюдение лимита расчетов наличными
Действующее законодательство РФ предусматривает предельный размер расчетов наличными по одному договору - 100 000 руб. (п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).
Это ограничение распространяется на наличные расчеты: между организациями; между организацией и индивидуальным предпринимателем; между индивидуальными предпринимателями.
У практикующих специалистов довольно часто возникает вопрос, как это правило соотносится с выдачей наличных денежных средств подотчетным лицам - работникам, которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей и не выступают в хозяйственном обороте в качестве самостоятельных участников.
Необходимо учитывать следующее. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации (предпринимателя) по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться. Это следует из письма Банка России от 04.12.2007 № 190-Т .
При покупке товаров (работ, услуг) через представителя фактическим плательщиком считается не гражданин, производящий расчеты, а доверитель в отношениях с представителем (работодатель). В соответствии со статьей 182 Гражданского кодекса РФ сделка, совершенная представителем, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.
При этом нужно понимать, что расчеты с участием подотчетных лиц включают в себя две разные операции:
- выдача денег подотчетному лицу;
- расходование данных средств подотчетным лицом.
Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб., если иное не установлено в локальном документе работодателя.
А вот при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. по одному договору использовать необходимо.
Следует отметить, что согласно письму Банка России от 04.12.2007 № 190-Т законодательство не устанавливает каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день), а содержит ограничение по сумме (100 тысяч рублей) в рамках одного договора. Т. е. данное требование нельзя обойти, просто разделив общий платеж на несколько разовых платежей, производимых в разные дни.
Актуальным является вопрос, нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными, если расчеты через подотчетных лиц производит работодатель, который не является ни юридическим лицом, ни индивидуальным предпринимателем (ИП). Например: нотариус.
Нотариус индивидуальным предпринимателем не является.
Нотариальная деятельность является особой юридической деятельностью, которая осуществляется от имени государства, не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли. Указанное положение подтверждается и позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в постановлении от 19.05.1998 № 15-П.
В налоговых правоотношениях нотариусы, занимающиеся частной практикой, приравнены к предпринимателям (ст. 11 НК РФ). В иных отношениях правовой статус частных нотариусов не отождествляется с правовым статусом индивидуальных предпринимателей как физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.
Поэтому и для целей применения лимита при расчетах через подотчетное лицо нотариуса нельзя приравнять к физическому лицу осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
Незнание правил расчетов с использованием банковских карт
Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:
- наличными через кассу;
- на банковскую карту.
Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.
Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:
- в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);
- должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;
- как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);
- каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).
Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (см. таблицу 1).
Таблица 1. Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.
|
№ п/п |
Учетное действие |
Комментарий |
|
В учете делается проводка Дебет 71 Кредит 55 |
Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета отражается данной проводкой. То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику. О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. |
|
|
Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов: (или) 26 «Общехозяйственные расходы»; (или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»; (или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др. |
Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель. |
|
|
В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс». |
В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты. |
По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета. Важно отметить, что об открытии корпоративной карты уведомлять налоговую не нужно. Организация обязана письменно сообщать в налоговую инспекцию обо всех открытых ею банковских счетах. Это следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ . Однако корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. И если она была выдана не в связи с открытием нового специального карточного счета, обязанность по представлению в налоговую службу уведомления не возникает.
Еще одной особенностью является то, что при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) нет необходимости.
Как было указано выше, данный лимит распространяется только на наличные расчеты.
Это подтверждают нормы пункта 1 указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У .
Довольно распространена следующая ситуация. Руководству компании выданы персональные корпоративные карты.
У практикующих специалистов при этом может возникнуть вопрос: может ли другой сотрудник, подчиненный этого руководителя, или кто-либо еще, пользоваться этой корпоративной картой в командировках, в т. ч. заграничных, или расплачиваться за товары (работы, услуги). Иными словами - можно ли использовать именную корпоративную карту для выдачи сумм под отчет иным лицам.
К сожалению, официальных разъяснений контролирующих ведомств по этому вопросу нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня.
Суть проблемы заключается в следующем. Корпоративная карта собственностью руководителя не является. Однако, по мнению налоговых органов, если карта является именной, распоряжаться средствами может только руководитель. Суды такой подход чаще всего не поддерживают.
В качестве примера приведем Решение Арбитражного суда Алтайского края от 04.10.2012 № А03-6142/2012. Организация смогла отстоять свое право на выдачу подотчетных сумм через именную корпоративную карту, применяя следующие аргументы:
- банковская карта является одной из форм выдачи денежных средств под отчет сотруднику предприятия, а, следовательно, действия по снятию и затем использованию обналиченных денежных средств не могут расцениваться как нарушение порядка работы с денежной наличностью, предусмотренное статьей 15.1 КоАП РФ;
- учетной политикой организации предусмотрена выдача денежных средств под отчет материально-ответственным лицам двумя способами: безналичный расчет по корпоративным банковским картам и наличный расчет путем получения денежных средств из кассы;
- денежные средства, списанные со счета юридического лица (банковской корпоративной карты) в результате совершения операций (оплата по терминалу, снятие денежных средств в банкомате) с использованием банковской карты, считаются выданными в подотчет непосредственно держателю карты;
- деньги на корпоративной карте принадлежат не сотруднику, а организации. Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться деньгами на банковском счете организации. Однако проводить операции держатель карты может только в пределах лимита, указанного в договоре с банком. Отчет о целевом расходовании денежных средств по корпоративной банковской карте представляется держателем директору организации не позднее трех рабочих дней со дня проведения расчетов по карте.
В данном разделе стоит рассмотреть еще один интересный вопрос, связанный с выдачей подотчетных сумм в безналичном порядке: можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника?
Сразу отметим, что ответственности за перечисление подотчетных денег на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений эти действия не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).
Имеется положительная арбитражная практика по этому вопросу.
Такой порядок законодательству не противоречит, однако есть и исключения - деятельность платежных агентов.
Деятельность по приему платежным агентом от плательщика денежных средств, направленных на исполнение денежных обязательств физического лица перед поставщиком по оплате работ, услуг, а также направленных органам государственной власти, органам местного самоуправления и бюджетным учреждениям, находящимся в их ведении, в рамках выполнения ими функций, установленных законодательством РФ, регулируется Федеральным законом от 03.06.2009 № 103-ФЗ (далее - Закон № 103-ФЗ).
Платежный агент обязан сдавать в кредитную организацию полученные при приеме платежей наличные денежные средства для зачисления в полном объеме на свой специальный банковский счет (п. 15 ст. 4 Закона № 103-ФЗ). Использовать при этом выдачу денег под отчет в конце смены для избежания ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ не допустимо. Подтверждает это, например, решение Арбитражного суда Саратовской области от 11.12.2012 по делу № А57-18746/2012.
По материалам дела выручка по платежному терминалу в связи с получением небольших сумм денежных средств временно выдавалась платежным агентом в подотчет (для накопления). А сумму, образовавшуюся сверх 20 000 руб. платежный агент незамедлительно сдавал в банк для пополнения специального счета. Организация полагала, что в ее действиях отсутствовал состав какого-либо правонарушения. Суд же с таким подходом не согласился.
Объективной стороной административного правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 КоАП РФ , является нарушение обязанностей по сдаче в кредитную организацию полученных от плательщиков при приеме платежей наличных денежных средств для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет (счета). Обязанность платежного агента, установленная пунктом 15 статьи 4 Закона № 103-ФЗ не ставится в зависимость от размера платежей, либо от того каким образом получены наличные денежные средства - через терминал, либо непосредственно в кассу организации.
Ошибки при утверждении авансового отчета
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу» (п. 4.4 Положения № 373-П).
Один из злободневных вопросов - в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии).
Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.
Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия.
Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена. Не запрещено также не сразу возмещать работнику перерасход, а производить выплаты частями. Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора.
Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ , в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Понятие «других выплат, причитающихся работнику» в данной статье не раскрывается, в силу чего к другим выплатам вправе отнести и затраты, произведенные работником из собственных денежных средств на служебную командировку, приобретение имущества для организации с согласия работодателя, которые подлежат возмещению работнику при утверждении работодателем авансового отчета работника, осуществившего затраты из собственных средств.
Судебных решений на данную тему не так много. В качестве примера рассмотрим решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 11.02.2011 № 2-13/2011, в котором судом были сделаны следующие выводы:
- включение затрат работника в счет 71 свидетельствует о согласии работодателя зачесть долг перед работником, у работодателя наступает материальная ответственность за свои действия по несвоевременной выплате работнику иных выплат, причитающихся работнику;
- если авансовый отчет так и не был утвержден руководителем, проценты рассчитываются с даты представления авансового отчета работником работодателю.
Стоит отметить, что пока отсутствуют официальные разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу, а также судебная практика федерального уровня, у организаций есть шанс избежать начисления процентов по статье 236 ТК РФ .
В суде можно использовать следующие аргументы. В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию. В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится.
В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем. Проанализируем обратную ситуацию.
Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем? Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности?
Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.04.2013 № 2-405. Судом был сделан вывод, что привлечение к дисциплинарной ответственности недопустимо.
В соответствии с требованиями действующего трудового законодательства, дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, то есть за дисциплинарный проступок.
Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнением или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т. п.).
Работник организации не обязан знать нормы Положения № 373-П (о необходимости отчитаться в течение трех дней), если в силу трудовых отношений в его обязанности не входит знание указанного положения.
В результате рассмотрения указанного дела суд присудил компенсировать работнику еще и моральный вред.
Решение суда было бы иным, если бы в организации действовал внутренний документ о расчетах с подотчетными лицами, в котором была бы предусмотрена норма о сроках сдачи авансового отчета.
Всех работников следовало бы ознакомить с данным документом под роспись. В таком случае допущенное нарушение можно было бы расценивать как дисциплинарный проступок с назначением предусмотренных законодательством мер ответственности: предупреждение, выговор, увольнение.
Добавим, что штрафовать работника (назначать финансовые санкции) за несвоевременное представление авансового отчета, а равно и за иные дисциплинарные проступки, недопустимо. Меры финансовой ответственности в данном случае действующим законодательством не предусмотрены.
Саму сумму задолженности по неистраченным подотчетным суммам работодатель взыскать может.
Согласно статье 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам этого срока, он может быть восстановлен судом.
Отсутствие оправдательных документов
К авансовому отчету подотчетное лицо в обязательном порядке прикладывает документы, подтверждающие сумму и характер произведенных расходов.
Если подотчетные суммы будут возмещены работнику в отсутствие оправдательных документов, следует учитывать налоговые последствия данной операции (см. таблицу 3).
Таблица 3. Возмещение подотчетному лицу расходов в отсутствие оправдательных документов
|
Наименование платежа в бюджет |
Учетное действие |
