1. Каковы критерии отбора страхователей для проведения выездных проверок внебюджетными фондами.

2. Как подготовиться к выездной проверке ФСС и ПФР.

3. Как выстроить оптимальное взаимодействие с проверяющими.

3. Какие документы запрашивают инспекторы в ходе проверки и как их лучше подготовить.

Я рассказала, какие проверки устраивают страхователям внебюджетные фонды и каков порядок их проведения с точки зрения законодательства. Однако на практике то, что в законе так подробно и сложно описано, происходит несколько по-другому. Например, законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых 2 месяца (не считая приостановлений), а у меня, как и в большинстве случаев, проверка проходила фактически меньше недели. В этой статье я поделюсь своим опытом прохождения выездной проверки ФСС и ПФР и дам практические рекомендации, как себя лучше вести с проверяющими и на что обратить внимание при подготовке документов.

Небольшое уточнение, чтобы сэкономить Ваше время: если уведомление о предстоящей проверке Вы уже получили и теперь вплотную занялись подготовкой к ней, предлагаю сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. Ну а если уведомления пока нет, и Вы хотите оценить вероятность проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — рекомендую читать по порядку.

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же определить, грозит ли Вам в ближайшем будущем выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого воспользуемся критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Несмотря на то, что письмо это от 2010 года, более поздних разъяснений не было, поэтому, судя по всему, и в настоящее время ФСС и ПФР руководствуются им. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

1. Количество расчетов за 9 месяцев предшествующего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
2. Страхователь осуществляет расходы на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
3. Несвоевременное предоставление сведений индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2). Это касается периодов до 2014 года, так как начиная с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения персучета.
4. Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами (например, суммы компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, суммы материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.).
5. Применение пониженных тарифов страховых взносов. Подробнее о применении пониженных тарифов можно прочитать
6. Наличие ошибок и несоответствий по результатам проведения камеральных проверок.
7. Наличие задолженности по страховым взносам в течение более двух периодов подряд.
8. Отнесение страхователя к числу крупнейших плательщиков, для которых характерны наибольшая сумма облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
9. Уменьшение сумм начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
10. Наличие информации от налоговых органов о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Таким образом, чем большему количеству критериев соответствует Ваша организация или ИП, тем вероятность проведения проверки выше.

Мой опыт и рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

А теперь, как и обещала, я расскажу про свой опыт прохождения выездной проверки ФСС и ПФР (кстати, успешный) и дам практические советы. Прежде всего, наша организация стала объектом проверки не случайно, а так как соответствовала сразу нескольким критерием отбора страхователей для проверок:

• Применение пониженных тарифов страховых взносов (организация осуществляет деятельность в области информационных технологий);
• Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС (в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет);
• Наличие выплат работникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсации за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).

Проверка проходила в декабре 2013 года, соответственно, проверялись периоды 2010, 2011 и 2012 годы. Примерно за две недели до начала проверки позвонила представитель ПФР и предупредила, что наша организация значится в плане выездных проверок, сказала, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщила свои координаты, а также озвучила состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы). Позже, примерно дня через три, позвонил представитель ФСС и также сообщил о предстоящей проверке. Больше никаких уведомлений (по почте, факсом, по электронной почте и т.д.) в наш адрес не поступало.

В телефонном разговоре инспекторы ПФР и ФСС уточнили адрес, на который им выезжать для проверки (у нас этот адрес не совпадал с юридическим). Кстати, проверяющим, как оказалось, абсолютно все равно, по какому адресу организация предоставит им помещение для проведения проверки: по юридическому или по какому-то другому.

Лучше, если выездная проверка ФСС и ПФР будет проходить на Вашей территории , а не на территории проверяющих, по следующим причинам:

• Обеспечение сохранности документов. Оригиналы документов проверяющие не имеют права изымать или выносить за пределы помещения страхователя. Однако если проверка проходит на их территории, органы ФСС и ПФР могут запрашивать оригиналы документов для ознакомления, то есть часть документов придется отвозить, затем возвращать и постоянно контролировать, чтобы при перевозке документы не потерялись или не испортились. Поэтому, когда проверка проходит на Вашей территории, можете быть уверены, что все документы находятся в целости и сохранности, так как ни Вы, ни проверяющие не будут их выносить.

• Экономия времени и материальных ресурсов. Если проверка проходит на Вашей территории, то отпадает необходимость тратить время на поездки в ФСС и ПФР по их запросам (для предоставления документов, дачи пояснений и т.д.). Кроме того, все документы Вы можете предоставить проверяющим в оригиналах, то есть сэкономить свое время и ресурсы на подготовку копий документов и составлений описей к ним. Правда, проверяющие все-таки могут запросить копии отдельных документов для того, чтобы приложить к материалам проверки, но это гораздо меньше, чем копии со всех проверяемых документов.

• Возможность подробнее узнать, что от Вас требуется, и избежать лишних вопросов со стороны проверяющих. Я приведу пример: инспектор ФСС запросил у меня «основание применения пониженных тарифов нашей организацией», при этом все документы, подтверждающие наше соответствие установленным в законе критериям (средняя численность работников, доля доходов от ИТ-деятельности, выписка из реестра аккредитованных организаций) были предоставлены в первый же день проверки. Не сразу я поняла, что же от меня требуется, думаю, и сам инспектор это не сразу понял. В итоге я принесла распечатку статьи 58 закона № 212-ФЗ, в которой перечислены категории страхователей, имеющие право применять пониженные тарифы страховых взносов. Вы не поверите, но это вполне устроило инспектора. Если бы проверка проходила на территории проверяющих, сложно представить, сколько времени и сил ушло бы на урегулирование этого вопроса.

• Личный контакт. Как ни банально звучит, но инспекторы тоже люди, и если проверка проходит на Вашей территории, у Вас есть возможность установить с ними личный контакт и постараться расположить к себе. Однако для того, чтобы личный контакт с проверяющими был на пользу Вам, а не во вред, нужно придерживаться определенных правил общения с проверяющими.

Общайтесь с проверяющими, придерживаясь определенных правил:

• Прежде всего, настройтесь психологически и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в организации все только «белое», 2. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Постоянно держите в голове эти утверждения: на время проверки это истина, в которую Вы должны верить всей душой, независимо от того, как реально обстоят дела. При этом и вести себя нужно соответственно, уверенно, спокойно, достойно. Это очень важно, потому что проверяющие, особенно со стажем, отличные психологи, они сразу видят, когда человек нервничает или пытается хитрить. Поэтому чтобы Вам поверили, Вы сами должны твердо верить в свою правоту.

• Создайте проверяющим комфортные условия. Лучше, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойнее да и Вам. Можно ненавязчиво поставить у них в кабинете чайник, чай, что-то к чаю, показать, где налить воды и т.д. Некоторые думают, что если проверяющим будет некомфортно, то они захотят уйти и побыстрее закончить проверку. Поверьте мне, это не так. Быстрее, чем запланировано, проверка все равно не закончится, а вот то, что инспекторы не захотят долго находится на Вашей территории, это скорее минус (см. совет №1): они вправе затребовать копии необходимых документов, вызывать Вас к себе для дачи пояснений – а это дополнительное время и ресурсы. И, кстати, то, что инспектор находится на вашей территории, вовсе не означает, что он занят проверкой. У нас, например, последние два дня из пяти, один из проверяющих смотрел футбол у себя на ноутбуке. Ну что ж, нам не жалко, а человеку приятно. Так что, лучше потесните своих работников, но не проверяющих.

• Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими. Предлагая чай, кофе, воду и другие удобства, делайте это подчеркнуто вежливо, из приличия, а не из желания подкупить. Ни в коем случае не нужно быть слишком назойливыми, постоянно интересоваться «не нужно ли чего?» или предлагать какие-то угощения, тем более спиртные напитки. Все это только вызовет подозрения и раздражение со стороны инспекторов, потому что, во-первых, хоть проверка и совместная, но они представители разных структур и друг перед другом будут «держать планку», а во-вторых, и в-главных, они находятся при исполнении служебного задания, цель которого – выявить нарушения с Вашей стороны, если таковые имеются.

• Отстаивайте свое мнение. Если проверяющие указывают Вам на ошибки, по их мнению, не соглашайтесь и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что Вам нужно какое-то время, чтобы все обдумать и подготовить ответ. За это время соберите необходимые аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если Вы понимаете, что нарушение есть, это не повод отчаиваться, наоборот, нужно собраться и, во-первых, понять, чем это может грозить, а во-вторых, попытаться исправить. Например, у вас отсутствует лист временной нетрудоспособности, в этом случае нужно обратиться в мед. учреждение, чтобы выдали дубликат, а проверяющим предоставить пояснительную записку, почему отсутствует документ, и копию запроса на получение дубликата, как подтверждение того, что Вы приняли меры. Или, как было в моем случае. Проверяющие упорно настаивали, что взносами не облагаются только компенсация работникам за использование личного автомобиля, который принадлежит на праве собственности, если же автомобиль управляется по доверенности, то такие выплаты должны входить в базу. Однако я нашла и распечатала выдержки из ГК РФ, из которых следует, что имущество может принадлежать не только на праве собственности, но и на праве пользования и распоряжения. А так как определение «личного имущества» законодательно не конкретизируется, значит, под это определение попадает и имущество, используемое по доверенности. В итоге проверяющие приняли мою позицию, тем более, что все необходимые документы по выплате компенсаций были в наличии.

• Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у Вас с ними интересы противоположные, просто будьте максимально дипломатичными и держите ухо востро. В моем случае я изначально действовала согласно первым трем правилам и проверяющие придерживались такого же стиля общения, ничего личного. В итоге нарушений у нас не нашли, правда нашли неуплаченную сумму пеней по взносам в ФСС за 2011 год, в общей сложности не больше 10 рублей, которую мы оплатили и разошлись с миром. Однако я знаю случай, когда проверяющие сами выбрали полуформальный стиль общения, вроде такие добрейшие люди, абсолютно позитивно настроенные. Страхователь общался с ними в таком же ключе, вроде «нормальные ребята, понимающие». Инспекторы рассказывали про свою нелегкую жизнь, ну а страхователь про свои проблемы насущные, как бизнес нелегко поддерживать, какие налоги большие… И вроде ведь все понимали, сочувствовали, и на ошибки глаза закрывали, вот только в акте выездной проверки написали «Привлечь к ответственности» и штраф впаяли. Так что будьте бдительны.

Теперь, давайте поговорим о самом главном – о том, какие документы, запрашивают инспекторы ФСС и ПФР при выездной проверке. Как я уже говорила, в моем случае, в проверке участвовал еще и инспектор налоговой, у которого также был свой перечень требуемых документов. Ещё при уведомлении по телефону проверяющие озвучили примерный список документов, в который входили учредительные документы, внутренние нормативные акты по оплате труда, расчетные ведомости, кассовые и банковские документы, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС за 3 года, подлежащие проверке, а также документы, подтверждающие применение пониженного тарифа. Когда же инспекторы пришли, они вручили требование о предоставлении документов, в котором были прописаны все возможные документы, прямо или косвенно касающиеся начисления и уплаты страховых взносов: учредительные, кадровые документы, бухгалтерские регистры, отчетность в фонды и различные подтверждающие документы. В этом требовании содержался перечень документов, которые проверяющие могли запросить, он скорее универсальный. По факту документы в ходе проверки предоставлялись по устным запросам инспекторов и объем их был меньше, чем в требовании.

Итак, какие документы предоставляла я в ходе выездной проверки ФСС и ПФР:

• Документы, подтверждающие право применять пониженный тариф страховых взносов для организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий: статистические формы ПМ за 9 месяцев каждого года, содержащие сведения о средней численности работников; выписка из реестра аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ; Заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности и справки-подтверждения за каждый год, где указана доля доходов от основного вида деятельности в области ИТ. Кроме того, налоговый инспектор запросил книги учета доходов и расходов по УСН, уведомление о возможности применения УСН, Сведения о среднесписочной численности работников, а также бухгалтерские регистры «анализ счета» по счетам 90, 91, 51, 50.

• Учредительные документы и внутренние распорядительные документы по оплате труда (заверенные копии): устав, приказы о назначении директора и главного бухгалтера, положение об оплате труда, о премировании, о выплате материальной помощи, о разъездах (так как некоторые сотрудники получают надбавку за разъездной характер работы), штатное расписание со всеми редакциями.

• Документы, подтверждающие расходы, произведенные за счет ФСС: больничные листы по временной нетрудоспособности с расчетами пособий, справки сотрудников с других мест работы для расчета пособий; больничные по беременности и родам с расчетами и подтверждающими документами; документы на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, на предоставление отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и выплату пособия.

• Табели учета рабочего времени, приказы о премировании сотрудников (эти документы проверяющие быстро вернули обратно, скорее всего, их интересовал факт наличия документов без детальной проверки).

• Авансовые отчеты, кассовые документы (кассовые книги, отчеты кассира-операциониста), банковские выписки (посмотрев на количество пачек с выписками, а их было порядка 36 штук, по одной толстой пачке за каждый месяц, инспекторы не стали брать их к себе в кабинет на проверку, а запросили карточку счета 51 в электронном виде).

• Документы, подтверждающие выплаты работникам, не входящие в базу для расчета страховых взносов: приказы на выплату материальной помощи при рождении ребенка с заявлениями работников и копиями свидетельств о рождении детей, документы на выплату компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.

• Договоры гражданско-правового характера с актами выполненных работ, договоры предоставления займа сотрудникам.

• Своды заработной платы (по видам начислений в целом по организации) и расчетные ведомости (по видам начислений по каждому работнику) помесячно – эти документы я сформировала в 1С ЗУП.

• Бухгалтерские регистры «карточка счета» по счетам 91, 73, 76, 51, 50 в электронном виде.

• Отчеты в ФСС, в том числе промежуточные Расчеты 4-ФСС, отчеты в ПФР РСВ-1 и сведения персонифицированного учета.

Пожалуй, на этом список документов, которые я предоставляла в ходе выездной проверки ФСС и ПФР, закончен. Обращаю Ваше внимание на то, что документы требовались за весь проверяемый период, 2010-2012 годы. Какие-то документы проверяющие держали у себя дольше (например, расчетные ведомости по заработной плате, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС), какие-то возвращали в этот же день (авансовые отчеты, кассовые документы).

• Действуйте на опережение. Необходимо понимать, что инспекторы выходят на проверку с четким планом, основанном на предварительном анализе сданных Вами отчетов, на результатах предыдущих проверок и сведениях об организации в целом, собранным из различных источников. В этом плане определяются аспекты, по которым наиболее вероятно наличие существенных ошибок и нарушений в расчете и перечислении страховых взносов. Исходя из плана проверки формируется перечень запрашиваемых документов. Таким образом, Вы можете опередить события и подготовить заранее документы, которые с наибольшей вероятностью заинтересуют инспекторов. Например, если в организации были выплаты работникам, не облагаемые взносами, или выплачивались вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, проверяющие наверняка запросят документы-основания этих выплат. Поэтому до начала проверки постарайтесь составить максимально полный и подробный перечень документов, которые нужно подготовить, чтобы избежать неожиданностей уже в ходе проверки.

• Готовьте документы заранее. По составленному перечню определите документы, которые требуют значительных доработок или которые отсутствуют совсем. И в первую очередь займитесь подготовкой этих документов, чтобы не заниматься этим в процессе проверки. Я практически заново распечатывала расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, а кадровик дорабатывал штатное расписание и изменения к нему.

• Обращайте внимание на подписи. Во-первых, подписи главного бухгалтера и директора на документах должны соответствовать приказам о назначении этих должностных лиц. То есть если в 2011 году был один главный бухгалтер, а 2012 уже другой, то и подписи на документах за эти периоды должны быть разные. Особенно на это нужно обращать внимание, если документы распечатываются сразу за несколько периодов. Во-вторых, подписи должны присутствовать в документе, если это является обязательным реквизитом. Например, в кассовых документах, в авансовых отчетах, подписи директора и работника в приказах руководителя, в договорах и т.д. К слову, подлинность подписи инспекторы вряд ли станут проверять, а вот ее отсутствие вероятно заметят.

• Предоставляйте документы к проверке в аккуратном и собранном виде. Встречают по одежке, поэтому свое впечатление, по крайней мере, перовое, инспекторы сформируют исходя из того, в каком виде предоставляются документы. Согласитесь, сваленные в хаотичном порядке груды «документов» наводят на определенные мысли по поводу состояния учета в целом и расчетов по страховым взносам в частности. Поэтому документы лучше скомпоновать по видам и по периодам, чтобы можно было без труда найти нужный документ. Сшивать документы или нет, это дело Ваше. Некоторые считают, что документы лучше сшить, чтобы у проверяющих не было возможности что-то прихватить с собой, хотя это и незаконно. Я документы не сшивала (за исключением выписок банка, кассовых документов и авансовых отчетов), а сложила в папки на кольцах, потому что, на мой взгляд, так гораздо удобнее просматривать документы и при необходимости делать копии. Кстати, пропажи документов после проверки замечено не было.

• Ну и главная рекомендация – уберите все лишние документы перед проверкой. Внимательно пролистайте все папки с документами к проверке и оставьте только «белые»: проверяющим совсем необязательно видеть расчеты «серых» зарплат, если таковые имеются, Ваши черновики, пометки, закладки наподобие «не хватает приказа» или «заменить» и т.д.

Вот, пожалуй, все, что я хотела рассказать о своем опыте прохождения выездной проверки ФСС и ПФР, о взаимодействии с инспекторами и подготовке документов. Я постаралась изложить все как можно более подробно, чтобы не упустить важные детали. Надеюсь, статья Вас не утомила, а информация, представленная в ней, окажется полезной Вам.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

едавно ФСС России принял 3 новых регламента проведения проверок страхователей. Два из них посвящены выездным документальным проверкам , третий — камеральным . По мнению специалистов фонда, принятие этих документов обусловлено изменением нормативно-правовой базы в сфере обязательного социального страхования. Согласно новому порядку назначения выездных проверок по обязательному социальному страхованию одновременно с их проведением (они, как и раньше, проходят в соответствии с квартальным планом) могут проводиться проверки порядка уплаты взносов по страхованию от несчастных случаев. В настоящее время планы контрольных мероприятий составляют с использованием аналитических возможностей единой интегрированной информационной системы фонда "Соцстрах". В новых регламентах более подробно прописаны сроки проведения выездной проверки. Расширен перечень оснований для проведения повторной проверки страхователя. Об этих и других изменениях, а также о некоторых нюансах социального законодательства нам рассказал Дмитрий Геннадьевич Беловалов, заместитель начальника отдела организации назначения и осуществления страховых выплат ФСС России.

Дмитрий Геннадьевич, расскажите, какие изменения в связи с принятием новых методических указаний произошли в критериях отбора страхователей для проверки? Снизится ли в связи с этим, на ваш взгляд, общее количество проверок?

Из перечня критериев, по которым будут отбирать страхователей для проверки, остались неизменными два:

• отбор согласно рекомендации по результатам камеральной проверки, проведенной в соответствии с Методическими указаниями по проведению камеральных проверок;
• значительные расходы по обязательному социальному страхованию, понесенные компанией.

Важное отличие заключается в следующем. Раньше страхователей отбирали по критерию значительности сумм, полученных от отделения (филиала отделения) фонда на осуществление (возмещение) расходов по обязательному социальному страхованию . Новыми же методическими указаниями закреплено, что получение таких сумм должно носить систематический характер . В связи с этим, возможно, общее количество проверок компаний, отобранных по данному критерию, хоть и незначительно, но снизится.

Кстати, в новых методических указаниях больше не сказано, что проверки нельзя проводить реже одного раза в 3 года.

С двух до одного месяца сократилась продолжительность выездной проверки. Однако тут есть оговорка, что данный период может быть продлен. Расскажите, в каких случаях и на какой срок это может быть сделано.

Действительно, теперь выездная проверка ограничена рамками одного месяца. Однако этот срок может быть продлен до 2, а в исключительных случаях — до 3 месяцев. Это делают по мотивированному ходатайству (запросу) проверяющего, на основании решения управляющего (заместителя управляющего) отделением фонда. Срок каждой конкретной проверки определяют с учетом объема расходов фирмы, численности работающих на ней застрахованных лиц, отдаленности страхователя, транспортных и других условий.

Подача уточненной расчетной ведомости по средствам фонда — теперь повод для повторной проверки

В перечень оснований для повторной проверки компании добавился пункт о представлении ею уточненной расчетной ведомости по средствам фонда. Прокомментируйте, пожалуйста, это нововведение.

Да, для назначения повторной проверки добавилось еще одно основание. Такая проверка может быть назначена в случае подачи страхователем уточненной расчетной ведомости по средствам фонда, в которой указаны данные в меньшем (большем) размере, чем в ранее представленной расчетной ведомости.

Это вполне логичное дополнение.

Рассмотрим ситуацию, когда выездная проверка не выявила никаких нарушений со стороны страхователя, о чем ревизоры составили соответствующий акт. При этом проверяющие оценили наличие (отсутствие) количественного и суммарного расхождения между данными отчетности фирмы и фактическими данными первичных и иных документов, а также записей в регистрах бухгалтерского учета.

И вот эта компания сдает уточненную форму 4-ФСС, в которой указаны иные данные, чем в той, что была представлена ранее. Получается, что скорректированные сведения не соответствуют первичным данным. Целью повторной проверки как раз и является выявление таких несоответствий и причин их возникновения.

Изменился ли срок, в течение которого страхователь обязан представить документы для проверки ФСС России? Есть ли у компании возможность продлить этот срок?

По сравнению со старой методичкой в новой сроки подачи документов представителю соцстраха увеличены вдвое. Если организация во время проверки не подала запрашиваемых документов, ревизор вправе получить их на основании требования о представлении документов. Компания обязана предъявить эти бумаги в 10-дневный срок в виде заверенных должным образом копий. В случае необходимости проверяющий вправе ознакомиться с подлинниками документов.

Вместе с тем у страхователя есть возможность данный срок продлить. Для этого организация в течение дня, следующего за днем получения требования, письменно уведомляет проверяющих о невозможности представить документы в 10-днев-ный срок. Указываются причины, по которым документы не могут быть направлены вовремя, и сроки, в течение которых страхователь может представить необходимые бумаги. На основании этого уведомления руководитель (его заместитель) отделения или филиала отделения фонда вправе в течение 2 рабочих дней со дня получения такого уведомления продлить сроки представления документов или же отказать в продлении сроков. Об этом выносится отдельное решение. Хочу подчеркнуть, что продление сроков является правом, а не обязанностью руководителя отделения фонда.

Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам должны производиться по месту работы застрахованного лица. Но как быть в ситуации, когда специалист работает в нескольких компаниях? На какой максимальный размер пособия в таком случае он может рассчитывать?

Если застрахованное лицо работает в нескольких местах, пособие по временной нетрудоспособности назначает и выплачивает ему каждый работодатель . При этом его сумма не может превышать максимального размера пособия по каждому месту работы .

Допустим, что гражданин на условиях внешнего совместительства работает в нескольких организациях. Тогда в случае временной нетрудоспособности ему необходимо одновременно выдавать несколько больничных листков для предъявления по каждому месту работы. Аналогичного мнения придерживаются и в Минздравсоцразвития России . При этом медицинские учреждения обязаны на лицевой стороне листка нетрудоспособности старого образца (в верхнем правом углу), предъявляемого по основному месту работы, делать запись "Основной". На листке, выдаваемом для предъявления по месту работы по совместительству, должна быть сделана запись "Внешнее совместительство".

К примеру, специалист работает в 2 фирмах в местности, где нет районных коэффициентов. Он проболел полный календарный месяц. Предположим, сумма пособия, исчисленная исходя из фактического среднего заработка и страхового стажа сотрудника по первому месту работы, составляет 22 000 рублей, а по второму — 12 000 рублей. Тогда назначенное пособие составит в общей сложности 29 250 рублей, в том числе по первому месту работы 17 250 рублей (максимальный размер, установленный на 2008 г.) и по второму месту работы — 12 000 рублей.

К сожалению, довольно часто лечебно-профилактические учреждения, выдающие листки нетрудоспособности, допускают небрежность при их заполнении. Если во время проверки эти погрешности будут расценены как нарушение порядка выдачи больничного, то есть ли у компании шанс, что понесенные ею расходы фонд все-таки зачтет?

Действительно, на практике медучреждения зачастую выдают неверно оформленные листки нетрудоспособности. Поэтому перед проверкой назначения (исчисления) пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам специалисты соцстраха должны обращать внимание на заполнение реквизитов больничного листка как финансового документа. На нем должны быть разборчивые записи медицинских работников, четкие печати, название или штампы медицинской организации. А при выдаче листка нетрудоспособности врачом, занимающимся частной медицинской практикой, в этом документе указывают его фамилию и номер лицензии на право осуществления экспертизы временной нетрудоспособности. Исправления или зачеркнутый текст в больничном листка подтверждаются записью "Исправленному верить", подписью лечащего врача и печатью медицинской организации. В листок нетрудоспособности нельзя вносить более 2 исправлений. Кроме того, проверяющие также будут смотреть, нет ли в таких документах нарушений Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности .

При наличии вышеуказанных нарушений отделение (филиал отделения) фонда в ходе проверки выберет один из 3 вариантов:

• предоставит возможность устранить нарушение;
• примет решение о непринятии к зачету расходов на основании акта проверки;
• примет меры к ЛПУ, выдавшему больничный листок с нарушением Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности.

Дмитрий Геннадьевич, расскажите, какие документы во время проведения проверки будут рассматриваться в качестве основания для предоставления отпуска по беременности и родам женщине, усыновившей ребенка?

Работникам, усыновившим ребенка, положен отпуск на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения ребенка, а при одновременном усыновлении 2 и более детей — 110 календарных дней со дня их рождения . По желанию работника, усыновившего ребенка (детей), ему предоставляют отпуск по уходу за ребенком до достижения им (ими) 3 лет. При этом женщинам, усыновившим ребенка, по их желанию вместо такого отпуска полагается отпуск по беременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней со дня его рождения, а при одновременном усыновлении 2 и более детей — 110 календарных дней со дня их рождения. Порядок предоставления указанных отпусков, обеспечивающий сохранение тайны усыновления, утвержден Правительством РФ .

Ревизоры обязательно проверят в бухгалтерии страхователя наличие:

• приказа о предоставлении работнику отпуска на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения ребенка, а при усыновлении 2 и более детей — 110 календарных дней со дня их рождения;
• заявления о предоставлении отпуска с указанием в нем вида отпуска и его продолжительности;
• копии решения суда об усыновлении ребенка (детей);
• копии свидетельства о рождении ребенка (детей);
• справки с места работы (учебы, службы) другого супруга о том, что отпуск в связи с усыновлением ребенка (детей) им не используется или что супруга не находится в отпуске по беременности и родам.

Требование об уплате недоимки должно быть исполнено в течение 10 календарных дней

Указан ли в новой "травматической" методичке конкретный срок для добровольной уплаты недоимки по взносам от несчастных случаев?

Да, такой срок определен в одном из постановлений ФСС России .

Провинившейся компании направляется требование об уплате недоимки по страховым взносам, пеней и штрафов за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Основание — решение о привлечении к ответственности, вынесенное руководителем отделения (филиала отделения) фонда по результатам проверки.

Срок, в течение которого следует уплатить недоимку по страховым взносам, пени и штрафы, определяется отделением (филиалом отделения) фонда. При этом требование об уплате должно быть исполнено страхователем в течение 10 календарных дней с даты его получения, если более продолжительный период времени не указан в самом требовании. Если же требование об уплате в установленный срок не исполнено, отделение (филиал отделения) ФСС России взыщет недоимку по страховым взносам, а также пени и штраф в принудительном порядке.

А изменилось ли что-то в порядке и сроках принудительного взыскания?

Как и раньше, взыскание недоимки, пеней и штрафов производится по решению руководителя (заместителя руководителя) отделения (филиала отделения) фонда в принудительном порядке. В банк, в котором открыты счета страхователя, направляются поручения на списание и перечисление на счет отделения (филиала отделения) соцстраха необходимых денежных средств со счетов компании.

Решение о взыскании принимают после истечения срока, установленного в требовании, но не позднее 2 месяцев (по старым методичкам срок составлял 60 дней) после истечения указанного срока. Это решение должно быть доведено до страхователя в течение 6 дней (по старым методичкам срок — 5 дней) после его вынесения.

Решение о взыскании, принятое по истечении установленного срока, считается недействительным и исполнению не подлежит. В этом случае отделение (филиал отделения) фонда может обратиться в суд с иском о взыскании со страхователя причитающейся к уплате суммы недоимки по страховым взносам, пеней и штрафов. Заявление можно подать в суд в течение 6 месяцев по истечении срока исполнения требования об уплате недоимки, пеней и штрафов.

Обратите внимание: в новых методических указаниях появилось важное положение. Допустим, вручить фирме решение о взыскании под расписку или передать иным способом, свидетельствующим о дате его получения, невозможно. Тогда это решение направляется по почте заказным письмом и считается полученным по истечении 6 дней со дня направления данного письма.

Отмечу, что увеличен срок для направления в банк, в котором открыты счета страхователя, поручения на списание. По новым методическим указаниям данный срок — один месяц (по старой методичке он составлял 10 дней) со дня принятия решения о взыскании.

Также изменились некоторые сроки при взыскании недоимки по страховым взносам, пеней и штрафов за счет иного имущества страхователя. Речь идет о ситуации, когда денежных средств на счетах организации недостаточно либо они отсутствуют. Или же отсутствует информация о счетах компании.

Новые методические указания (так же как и старые) закрепляют, что взыскание недоимки по страховым взносам, пеней и штрафов за счет имущества страхователя производится по решению руководителя (заместителя руководителя) отделения (филиала отделения) фонда. В течение 3 дней с момента вынесения такого решения судебному приставу-исполнителю направляется соответствующее постановление. Это делается в порядке, предусмотренном законодательством .

Решение о взыскании принимается в течение одного года по истечении срока исполнения требования об уплате

Учтите, что вышеуказанное решение о взыскании принимается в течение одного года по истечении срока исполнения требования об уплате страховых взносов, пеней и штрафов.

Раньше срок предъявления к исполнению постановления отделения (филиала отделения) фонда о взыскании недоимки по страховым взносам и пеней за счет имущества страхователя был равен 6 месяцам. Он отсчитывался со дня возвращения банком или кредитной организацией инкассового поручения (распоряжения) отделения (филиала отделения) соцстраха с отметкой о полном или частичном неисполнении взыскания.

В методичке по травматизму в части порядка взыскания недоимки за счет имущества фирмы содержится прямая отсылка к статьям 45—47 Налогового кодекса. В предыдущем варианте методических указаний подобной нормы не было. Прокомментируйте, пожалуйста, суть данного нововведения.

Компания несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на нее обязанностей по своевременной:

При этом соцстрах привлекает фирму к ответственности в таком же порядке, что и за налоговые правонарушения. Так что вполне логично было указать в новой методичке по травматизму конкретные нормы Налогового кодекса.

В каком порядке следует вносить изменения в отчетность "по травме", если компания обнаружила те или иные ошибки? Есть 2 варианта. Первый — изменения вносятся в уже сданную отчетность (т. е. в фонд представляют "уточненку"). Второй — ошибка исправляется в текущем периоде. Какой из этих вариантов правильный?

При выявлении ошибок в отчетности, представленной в фонд, исправления в расчетную ведомость по средствам ФСС России вносят в том же порядке, что и в налоговые декларации.

Предположим, компания обнаружила в направленной в соцстрах расчетной ведомости неотражение или неполное отражение сведений или же ошибки, приводящие к занижению суммы страховых взносов, подлежащих уплате. Тогда фирма обязана внести изменения именно в эту ведомость.

Отмечу, что, даже если ошибки в поданной расчетной ведомости не были выявлены страхователем самостоятельно, ему дается возможность эти недочеты устранить. Допустим, камеральной проверкой обнаружены ошибки в заполнении отчетности или противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах. В таком случае об этом не позднее 3 рабочих дней сообщается страхователю. От него требуется внести в течение 5 дней соответствующие исправления в отчетность .

Если изменения в отчетность были внесены, их заносят в базу данных отделений (филиалов отделений) фонда для формирования сводного финансового отчета:

• данного отчетного периода (если исправления внесены в пределах установленного срока представления отчетности);
• следующего отчетного периода (если исправления внесены по истечении установленного срока представления отчетности).

Теперь допустим, что страхователь не внес соответствующие исправления в установленный срок. Если есть основания полагать, что это фирма допустила нарушения, за которые предусмотрена ответственность, ее рекомендуется включить в план документальных выездных проверок.

Выявив нарушения, проверяющие составят не докладную записку, а акт

Согласно новой камеральной методичке проверяющие, выявив нарушения, будут составлять не докладную записку, а акт. В чем принципиальная разница между этими документами?

Различия между этими 2 документами принципиальные и имеют огромное значение. Докладная записка, по сути, является внутренним документом отделения (филиала отделения) фонда. Требование ознакомить с ней страхователя, допустившего выявленные нарушения, старыми методическими указаниями не предусматривалось.

В новой же методичке регламентированы следующие действия ревизоров при выявлении по результатам камеральной проверки допущенных компанией нарушений порядка уплаты страховых взносов, расходования средств обязательного соцстрахования. В таком случае лицо, которое проводило проверку, составляет акт по установленной форме в течение 10 рабочих дней после окончания камеральной проверки. Этот акт должны подписать как проверяющие лица, так и страхователь.

Затем акт камеральной проверки должен быть вручен страхователю или его представителю под расписку либо передан иным способом, свидетельствующим о дате его получения. Если организация или ее представитель уклоняется от получения акта проверки, этот факт отражают в акте камеральной проверки. Тогда акт направляют по почте заказным письмом по месту нахождения фирмы (обособленного подразделения) или месту жительства физического лица. В таком случае датой вручения этого документа считается 6-й день, начиная с даты отправки заказного письма.

Таким образом, введение процедуры составления акта направлено на защиту при проведении камеральной проверки интересов самих компаний.

Дмитрий Геннадьевич, благодарим Вас за обстоятельные ответы.

Беседу провела Т.Н. Телушкина,
эксперт журнала

Правительство Англии, заботясь о пищевом рационе женщины во время беременности, предлагает ввести систему пособий для будущих мам. Власти планируют, что начиная с апреля 2009 года женщины, которые находятся на 29-й неделе беременности, смогут получить 200 фунтов стерлингов на свой банковский счет. Эти выплаты должны позволить будущим мамам покупать себе так называемую здоровую пищу. Несомненно, предложение правительства вызвало положительную реакцию общества. Однако некоторые эксперты все-таки сомневаются в его эффективности. Скептики ссылаются на то, что проконтролировать, куда женщина фактически потратила полученное пособие, будет невозможно. К ним присоединяются и врачи, которые отмечают, что питаться нормально женщина должна на протяжении всей беременности, а не только после 29-й недели. Нужно отметить, что существующее на сегодняшний день в Англии пособие будущим мамам не слишком велико. Так, сумму в 500 фунтов могут получить только женщины из малообеспеченных слоев общества. Вместе с тем британская система пособий для матерей-одиночек, по мнению некоторых экспертов, либеральна настолько, что способствует росту числа одиноких матерей. Действительно, размер такого пособия практически не отличается от среднего дохода британской работающей семьи. А в это время количество подростковых беременностей в Англии в последние годы стремительно растет. Страна уже вышла на первое место в мире по данному показателю. При этом матери несовершеннолетних ругают систему британского образования, а чиновники — чересчур развитую систему соцобеспечения.

Внебюджетные фонды в случаях, предусмотренных законодательством, проводят выездные проверки. До 2017 года на вопросы, как проводится выездная проверка ПФР и ФСС, что проверяют и как оформляют, отвечал Федеральный закон от 24 июля 2009 года . Однако с 2017 года он утратил силу, и в настоящее время соответствующий порядок регулируется нормами НК РФ. Кроме этого, в отношении порядка проверок ФСС продолжают действовать нормы Федерального закона от 24 июля 1998 года (далее - Ф. закон № 125-ФЗ). Рассмотрим этот порядок.

Проверка ФСС

Федерального закона от 24 июля 2009 года регулировала до 2017 года правоотношения по проведению и оформлению результатов выездных проверок ФСС в части, не противоречащей Федеральному закону от 24 июля 1998 года.

В настоящее время вопросы уплаты взносов на обязательное пенсионное страхование на соцстрах по нетрудоспособности и материнству, а также их администрирования регулируются главой 34 НК РФ и частью первой НК РФ соответственно.

Вопросы же уплаты взносов на соцстрах по несчастным случаям и профзаболеваниям, а также их администрирования регулируются положениями главы IV.2 Ф. закона № 125-ФЗ, применяемой начиная с января 2017 года.

В соответствии с п. 3 ст. 26.14 Ф. закона № 125-ФЗ план выездных проверок ФСС (в т.ч. на 2017 год) ежегодно разрабатывают территориальные органы фонда.

Предмет проверки:

• контроль за верностью расчетов и соблюдением страхователем сроков перечисления взносов на соцстрах;
• при наступлении страховых случаев — правильность осуществления страхователем затрат на соответствующие выплаты.

Период проверки: год проверки плюс три года до этого.

Срок проверки:

• в общем порядке - два месяца;
• при наличии оснований, указанных в пункте 10 статьи 26.16 , - четыре или шесть месяцев.

Периодичность проверки: не более 1 раза в три года.

Критерии отнесения к «зоне риска» на очередной год по выездным проверкам ПФР и ФСС (критерии плана в 2017 году могут быть аналогичными, т.к. обновленная информация не публиковалась) были обозначены в Письме ПФ РФ N ТМ-30-24/13848, ФСС РФ N 02-03-08/13-2872 от 21 декабря 2010 года . В их числе:

• наличие у страхователя затрат, осуществляемых за счет средств ФСС;
• нарушение срока направления индивидуальных сведений;
• применение «льгот»;
• обнаружение расхождений в расчетах по результатам камеральных проверок (в т.ч. при отсутствии обоснования);
• недоимка по взносам более двух отчетных периодов;
• статус крупнейшего плательщика;
• снижение поступлений при отсутствии изменений в численности;
• множество корректирующих расчетов по взносам;
• информация от налоговых органов о схемах минимизации уплаты взносов.

Очевидно, что приведенный перечень не является исчерпывающим, но он все же дает ориентировочное представление о критериях страхователей, которые могут заинтересовать территориальные органы ФСС с целью отбора и включения соответствующих лиц в план проверок на очередной год.

Что может проверить ФСС

В первую очередь территориальный орган ФСС обычно интересует обоснование затрат на выплату страхового обеспечения (далее — СО), а во вторую - правильность расчета страховых взносов и соблюдение срока их перечисления.

Поэтому на вопрос, какие документы готовить к проверке ФСС в 2017 году, ответ таков:

• документы, подтверждающие расходы на СО;
• документы, связанные с расчетом и перечислением взносов.

Такой вывод подтверждается, в том числе, положениями статей 26.14 , 26.16 Ф. закона № 125-ФЗ.

Конкретный же перечень документов зависит непосредственно от ситуации. Ими могут быть, в том числе:

• первичные документы;
• расчетно-платежные ведомости;
• договоры;
• акты, подтверждающие факты травматизма, и т.п.

Результаты проверки ФСС

По окончании выездной проверки проверяющие составляют акт. В зависимости от сложности акта и других обстоятельств его составление может продолжаться от одного до десяти дней.

В случае, если в ходе проверки установлено нарушение, руководитель территориального органа фонда рассматривает материалы проверки и решает, привлекать ли страхователя к ответственности, предусмотренной главой IV.3 Ф. закона № 125-ФЗ, или нет.

Начисленная к уплате задолженность либо погашается страхователем добровольно при получении требования (), либо взыскивается в порядке, предусмотренном статьей 26.6 Ф. закона № 125-ФЗ.

Страхователь, в случае если в отношении него произведено начисление страховых взносов по акту проверки ФСС, должен сделать в учете соответствующие проводки.

Доначисление взносов на соцстрах отражается в бухгалтерском учете проводкой Д-т 91, К-т 69.

С проверкой из ФСС столкнуться может любая организация. Проводят их как выездные, так и камеральные. Какие документы при этом запрашивают? В статье рассмотрим что проверяет ФСС при выездной проверке в 2019 году, а также что грозит работодателю в случае невыполнения требований ФСС.

Что проверяет ФСС

Можно выделить несколько основных моментов, существующих в деятельности практически любой компании, которые могут заинтересовать ФСС:

• Начисление и уплата взносов (правильность начисления, своевременна ли уплата);
• Порядок траты денег, которые страхователь начислил по таким страховым случаям, как декретный, больничный или отпуск по уходу за ребенком;
• Путевки;
• Порядок траты денег, перечисленных при получении сотрудником травмы.

Таким образом, проверяющие из ФСС следят за тем, чтобы перечисляемые выплаты по страховому обеспечению были обоснованными, а взносы рассчитаны верно и перечислены вовремя.

Для дополнительного контроля отправляемых отчетов в ФСС, компании могут проверить их при помощи специальной проверки ФСС. Она проверяет правильно ли работодатель заполнил расчет, определил базу, а также сумму начислений и выплат. Такая проверка осуществляется исходя из контрольных соотношений и выполняется бесплатно.

Какие проверки проводит ФСС

Различают несколько видов проверок ФСС (Закон №255-ФЗ):

• Камеральная – при такой проверке производят сверку выплат по страховому обеспечению исходя из заявлений по возмещениям, либо информации из налоговой;
• Внеплановая выездная – проводится если в соцстрах поступила жалоба от застрахованного лица, предполагающего, что начисление страхового обеспечения ему произвели неправильно;
• Плановая выездная – такая проверка проводится вместе с налоговой с целью определения правильности выплат по страховому обеспечению;
• Проверка, необходимая для определения правильности расчетов, а также своевременности и полноты уплаты взносы, подлежащие к уплате до 2017 года.

Основная цель всех проверочных мероприятий заключается в контроле за соблюдением компаниями норм законодательства РФ. Камеральная проверка проводится при получении каждого отчета от компании. Если по итогам «камералки» будут выявлены нарушения или вынесено решение, ФСС направит в адрес проверяемого акт проверки. Если «камералка» проходит успешно, то никаких актов компаниям не направляют.

Важно! Узнать о предстоящих плановых проверках ФСС можно на их официальном сайте по региональному отделению.

Что проверяет ФСС при выездной проверке в 2019 году

Как уже отмечалось выше, выездная проверка может быть как плановой, так и внеплановой. Для проверки соблюдают ли плательщики взносов требования законодательства, ФСС составляет план на год. Причинами для плановых проверок становятся: запросы средств на выплату пособий, жалобы от работников, а также процессы ликвидации и реорганизации компании.

Важно! Основное, что интересует проверяющих из ФСС, это то, каким образом происходят траты переведенных сумм, порядок начисления и уплаты взносов в случае больничных или декретных выплат.

Выездная плановая проверка ФСС

Проводится выездная плановая проверка не чаще раза в три года (№255-ФЗ). За исключением следующих случаев:

• В ФСС поступила жалоба от работника на своего работодателя;
• При «камералке» были найдены ошибки в начислении или уплате взносов, либо в расходовании средств ФСС.

Проверка больничных листов

Проверка больничных листов сотрудниками ФСС осуществляется с особой тщательностью, так как они являются единственным подтверждением того, что работнику необходимо выплатить пособие. Проверяют листы как при камеральной, так и при выездной проверке. Что именно проверяет ФСС в больничных:

• Соответствует ли бланк больничного Госстандарту и не является ли подделкой;
• Наличие печати и подписи врача на больничном (они должны быть четкими и разборчивыми);
• Правильность заполнения (как о работнике так и об организации все сведения должны быть четко заполненными). Если в больничном есть ошибки, то они должны быть заверены требуемым способом.

Важно! ФСС проверяет не только правильность заполнения больничного работодателем, но то, как его заполнило медучреждение. Не допускаются ошибки в ФИО работника или наименовании работодателя.

Какие документы потребует ФСС при проверке

Первое, что проверяется сотрудниками ФСС – это отчеты 4-ФСС и 4а-ФСС. Организация в обязательном порядке должна хранить эти отчеты не менее 5 лет, так как на основании предыдущих периодов рассчитываются будущие пособия.

Помимо этого, проверяющий может запрашивать и иные документы. Первоначально документы запрашиваются в устной форме, а если сразу они предоставлены не будут, то направляется письменный запрос, исполнить который проверяемый обязан в 10-дневный срок. Если вдруг проверяемая компания в 10 дней не укладывается, она вправе попросить его продлить. Для этого в ФСС направляют письмо, в котором указывается просьба о продлении срока, а также обоснование его продления. В ответ ФСС направит решение, в котором срок может быть продлен, либо откажет в его продлении.

Результаты выездной проверки

По итогам проведения выездной проверки ФСС составляет акт. Первоначально, до акта проверки, в последний день проверки проверяющий из ФСС составляет справку, где указывается предмет проверки, а также сроки проведения.

Важно! Акт по результатам проверки составляется в течение 2 месяцев после выдачи такой справки. После составления акта, в течение 5 дней его передают проверяемой компании.

Ответственность работодателя

Штрафы, которые могут быть назначены ФСС предусмотрены в законе №125-ФЗ и в КоАП РФ. За просрочку в предоставлении расчета по взносам штраф взимается в размере 5% от страховых взносов за три месяца последних в расчетном периоде. При этом должен соблюдаться как максимальный, так и минимальный лимит – соответственно, не более, чем 30% от указанной суммы, но не менее 1000 рублей.

Рассмотрим административную ответственность для работодателя в случае нарушения требований законодательства РФ относительно предоставления определенных документов.

Пенсионный фонд и Фонд соцстраха для контроля за начислением и уплатой страховых взносов проводят камеральные и выездные проверки страхователей (ст. 33 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Камеральным проверкам подвергаются все отчеты, сданные в фонды. Они не требуют присутствия плательщика взносов, их цель – проверить, правильно ли составлена отчетность и произведена уплата. Срок проведения «камералок» – 3 месяца со дня отправки отчета. Выездные проверки - более сложная процедура, требующая тщательной подготовки.

Как узнать заранее, предстоит ли вам выездная проверка ПФР и ФСС, что проверяют инспекторы, какие документы они могут затребовать – обо всем этом пойдет речь далее.

Что проверяют на выездных проверках ФСС и ПФР

Выездные проверки, проводимые ПФР и ФСС, могут быть плановыми и внеплановыми. Согласно письма Минздравсоцразвития РФ от 22.02.2011 № 19-5/10/2-1748, плановые выездные проверки органы ПФР и ФСС могут проводить только совместно. По отдельности фонды могут проверять страхователей только внепланово, количество таких проверок не ограничивается, а поводом для них могут стать:

• реорганизация или ликвидация предприятия,
• обращение страхователя в ФСС за выделением средств,
• поступление от сотрудников жалоб на неправильный расчет пособия.

Что касается плановых выездных проверок ПФР и ФСС 2016, план их проведения на год составляется заранее и утверждается до 25 декабря.

Выездная проверка проходит на территории страхователя – плательщика взносов. Не допускать проверяющих на свою территорию нельзя, иначе страхователю грозит штраф.

Решений о проведении совместной проверки должно быть два: от органа ПФР по форме № 8-ПФР, и от органа ФСС по форме № 9-ФСС РФ.

Периодичность проверки – раз в 3 года, за исключением проверок, связанных с реорганизацией и ликвидацией, а период, который может быть проверен – не более 3 лет, предшествующих году проведения проверки.

Срок проверки – 2 месяца, но при наличии оснований, перечисленных в ч. 11.1 ст. 35 Закона 212-ФЗ, она может быть продлена на срок не более 6 месяцев.

Что будут проверять инспекторы? Только правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов (ч.6 ст. 35 Закона № 212-ФЗ), кроме этого проверяющие ничего рассматривать не должны. Будут сверяться данные первичных документов с данными, указанными в отчетах, проверяться правильность расчетов страховых взносов и соблюдение законодательства.

Если грядет проверка ПФР, совместно с проверкой ФСС: какие документы готовить? В 2016 году действует распоряжение ПФР от 03.02.2011 № 34Р, согласно которому проверяющие могут затребовать:

• учредительные документы – устав, учредительный договор и др., а также необходимые для деятельности лицензии,
• приказы об учетной политике и бухгалтерскую отчетность за проверяемый период,
• отчетность по взносам в ПФР и ФСС,
• налоговые и бухгалтерские регистры (главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, книги учета доходов и расходов, кассовая книга и др.),
• аналитику по определенным счетам бухучета и первичные документы,
• приказы и коллективные договоры,
• трудовые договоры, а также договоры ГПХ, контракты и соглашения с физлицами, чтобы проверить предмет таких договоров: если договор заключен на исполнение определенных функций, а не на оказание услуги, проверяющие могут переквалифицировать его в трудовой и доначислить взносы,
• кадровые документы (трудовые книжки, регистры учета и движения сотрудников), табели, расчетно-платежные ведомости, листки нетрудоспособности и т.п.

На подготовку документов дается 10 рабочих дней с момента получения соответствующего требования. Копии может заверить руководитель проверяемого предприятия, нотариальное заверение необходимо только в предусмотренных законом случаях. Проверяющие не вправе изымать подлинники документов.

По окончании проверки, в ее последний день, составляется справка, а в течение 2 месяцев должен быть составлен акт выездной проверки. При несогласии с актом, можно предоставить в фонд свои письменные возражения с приложением необходимых документов в течение 15 рабочих дней.

План проверок ФСС и ПФР на 2016 год

Действующее законодательство не предусматривает ознакомление страхователей с годовым планом выездных проверок, поэтому узнать заранее совместный план проверок ФСС на 2016 год и ПФР, вряд ли удастся. Зато известны критерии, по которым страхователей отбирают в «группу риска» (письмо ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010):

• несоответствие расчетов в отчетных формах 4-ФСС и РСВ-1, а также несвоевременное предоставление индивидуальных сведений в ПФР,
• ФСС финансировало расходы страхователя из своего бюджета (оплата больничных, путевок и т.п.),
• сотрудникам производились выплаты, не облагаемые страховыми взносами,
• применялись льготные тарифы страховых взносов,
• по итогам камеральных проверок были выявлены несоответствия, по которым плательщик не предоставил пояснений,
• за страхователем числится задолженность по уплате взносов более чем за два квартала подряд,
• по сравнению с прошлым периодом, снизились суммы начислений при той же численности сотрудников,
• предоставленные в ПФР и ФСС отчеты неоднократно корректировались плательщиком,
• ФНС предоставила фондам информацию о незаконной минимизации налогов.

Страхователи, у которых отсутствует финансово-хозяйственная деятельность, в план проверок не включаются.

План выездных проверок ФСС и ПФР в течение года может меняться в части добавления или исключения плательщиков, либо изменения сроков проверок.