касса предприятия отчетность

Для хранения денежных средств и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса.

Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию и/или устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций (например, выдачу заработной платы, подотчетных сумм и т. д.) должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных, и обычных металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятия и не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры по охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается на другого работника. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности и производится ознакомление с порядком ведения кассовых операций под расписку.

В случаях внезапного оставления кассиром работы находящиеся в кассе денежные средства, ценные бумаги немедленно пересчитываются другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или созданной для этих целей комиссии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом.

Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назначаться специальные лица (общественные кассиры), которые под расписку получают в соответствии с потребностью деньги в кассе, а затем отчитываются перед кассиром. С такими лицами, так же как и с кассиром, заключается договор о полной материальной ответственности при возложении на него обязанностей по раздаче денег и на них распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

Бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обязанностей кассиров (за исключением малых и других предприятий, не имеющих в штате кассира).

Организации могут хранить деньги в кассе лишь в пределах лимита, который им устанавливает обслуживающий банк. Все средства сверх этого лимита организация должна сдавать в банк. Правда, из этого правила есть одно исключение. Сверх лимита деньги в кассе разрешено хранить для выдачи зарплаты, выплат социального характера и стипендий. Правда, не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке (п. 2. 6. Положения N 14-П, п. 9 Порядка ведения кассовых операций утв. ЦБ 22 сентября 1993 г. N 40). Организации не имеют права накапливать в кассе наличность сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда (п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Организации должны соблюдать не только лимит кассы, но и предельный расчет наличными с другими фирмами или индивидуальными предпринимателями. С 22 июля 2007 г. Центральный банк установил новый предел расчетов наличными, который составляет 100 000 рублей (Указание ЦБ от 20 июня 2007 г. N 1843-У), до окончания сделки, т. е. если сегодня организация рассчиталась с партнером 40 000 рублями, то завтра она может доплатить еще 60 000 рублей по тому же договору.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно должна подавать в банк специальный бланк «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (форма №0408020) и оформляется в двух экземплярах. Устанавливая лимит, банк на обоих экземплярах расчета делает запись о величине лимита, указывает цели, на которые организация может расходовать наличную выручку, и заверяет расчет подписью руководителя и своей печатью. Возвращаемый организации второй экземпляр расчета служит подтверждением установленного лимита остатка кассы.

Лимит остатка денег в кассе определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка денег в кассе может устанавливаться:

• - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня;
• - в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;
• - в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;
• - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального характера и стипендий).

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в банках, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими банками по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

Если же у предприятия есть нескольких счетов в различных банках, то, чтобы установить лимит наличных денег в кассе, оно может обратиться в любой из них. После того как банк установит лимит, предприятие должно направить уведомления об этом лимите во все банки, где у него открыты счета.

При необходимости лимит может быть изменен в течение года по обоснованной просьбе организации, а также в соответствии с договором банковского счета.

Пока лимит кассы не установлен, он считается равным нулю, и получается, что организация обязана сдавать в банк все наличные деньги.

Если организация хранит в кассе деньги сверхустановленного лимита, за это ее могут оштрафовать по ст. 15. 1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Так, должностных лиц организации могут оштрафовать на 40 - 50 МРОТ (4000 - 5000руб.), а саму организацию - на 400 - 500 МРОТ (40000 - 50000руб.).

Согласно Порядку ведения кассовых операций контроль за ними ведут банки (п. 41 Порядка). Однако его сотрудники не могут составлять протоколы о нарушениях - таким правом располагают только органы милиции и налоговики (п. 1, 2 ст. 28. 3 КоАП). Они же должны рассматривать материалы проверки и выносить постановление о штрафах (ст. ст. 23. 5, 23. 3 КоАП). Следует отметить, что сотрудники милиции тоже имеют право прийти в компанию с проверкой. Но проверять они могут только то, что входит в сферу их компетентности: «техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей» (п. 42 Порядка).

Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке - выплата заработной платы, выдача под авансовый отчет, на командировочные расходы и т. д., которые выдаются из кассы предприятия.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Порядок и сроки проведения инвентаризации денег в кассе определяет руководитель организации. Но в некоторых случаях инвентаризация необходима по закону.

Напомним случаи обязательной инвентаризации денег в кассе:

• - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• - при смене главного бухгалтера или кассира;
• - если были выявлены факты хищения наличных денег;
• - если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
• - перед составлением ликвидационного баланса.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), который оформляется в двух экземплярах: один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально-ответственному лицу, принявшему ценности, а третий - в бухгалтерию.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Центральным банком были установлены новые правила ведения кассовых операций. Их выполнение стало обязательным для всех, кто занимается коммерческой деятельностью.

Понятие кассовой операции

Кассовые операции включают в себя

• прием
• выдачу
• хранение
• пересчет денежной наличности,

• заполнение
• ведение
• прием
• выдачу документов, которые сопровождают денежные операции.

Любое перемещение или движение денежных средств должно отражаться при проведении кассовой операции. Существует определенный порядок, который неукоснительно следует соблюдать.

Теоретически, от обязанностей ведения кассы и проведения кассовых операций могут быть освобождены только те, кто не работают с наличностью. Соответственно, принимать деньги и производить оплату они могут только по безналичному расчету. В действительности такой вариант является исключением из правил.

В этом случае, налоговому инспектору при проверке сообщается в свободной форме, что проводятся только безналичные расчеты. Заявление должно быть документально подтверждено.

Бухгалтерская отчетность малого предприятия под лупой: зачем, когда и как.

Если есть сотрудницы в штате, то для Вас актуальна про декретный отпуск.

Новый порядок с 1 июня 2014 г.

С 1 июня 2014 года взамен утратившего силу Положения Центробанка (ЦБ) РФ от 12 октября 2011 года №373-П вступило в действие Указание ЦБ от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ прошел государственную регистрацию в Минюсте РФ.

Теперь, согласно новому порядку, для индивидуальных предпринимателей (ИП) и субъектов малого бизнеса (малых предприятий — МП) снят лимит на сумму наличных денежных средств в кассе. Правило лимита осталось только для организаций, не относящихся к субъектам малого бизнеса.

Там формулы, по которым рассчитывается лимит кассы, остались прежними: или исходя из расходов наличных средств по факту, или исходя из объема выручки. Но послабление все-таки сделано. Теперь такие предприятия могут сами выбирать более выгодную им формулу расчета лимита кассы.

В частности, отменено жесткое правило для предприятий, не имеющих наличной выручки, устанавливать лимит кассы только по фактическим наличным расходам. То есть теперь такие предприятия могут изменить лимит в выгодную для себя сторону. Причем налоговая инспекция лишена права на перерасчет вновь установленного лимита и может лишь контролировать, соблюдается он или нет.

Однако, чтобы избежать конфликтов с налоговиками, владельцам (или исполнительным директорам) таких предприятий лучше все-таки подстраховаться — издать приказ со ссылкой на Указание ЦБ №3210-У о том, что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок установления лимита.

Нововведения для ИП и малых предприятий

Они заключаются в следующем:

— индивидуальный предприниматель теперь не обязан вести как саму кассовую книгу, так и, соответственно, расходные и приходные кассовые ордера (правило ведения кассовых документов распространяется только на тех ИП, которые работают в специальных режимах налогообложения, указанных в налоговом законодательстве);

— еще одно послабление касается как ИП, так и малых предприятий: у них изъяли обязанность оформления реестра депонированных сумм (до вступления в силу Указания ЦБ №3210-У индивидуальный предприниматель или кассир МП были обязаны в последний день выдачи наличных средств внести в реестр неполученные по каким-либо причинам работниками суммы «налички»). По новому порядку ИП или кассир МП в последний день выдачи денег должны лишь записать в ведомости «депонировано» (напротив фамилии сотрудника) и скрепить запись печатью. Затем ИП выводит в ведомости сумму выданной «налички» по факту и сумму, подлежащую депонированию, и подписывает ведомость. На малом предприятии порядок действий тот же, только их проделывает кассир, после чего передает ведомость на подпись главбуху или иному уполномоченному на то лицу;

— новый порядок содержит еще одно послабление для ИП, работающих в специальных режимах налогообложения, и малых предприятий — ИП или кассир могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было расчетов наличными средствами;

— согласно Указанию ЦБ №3210-У кассиры МП могут вносить в кассовые документы изменения (но только не в приходные и расходные кассовые ордера!). Например, в кассовой книге можно зачеркнуть неверную запись, внести рядом правильную и скрепить исправление подписью кассира (но обязательно расшифровать суть исправлений — почему, в связи с чем).

Виды кассовых операций

По кассе проводятся приходные и расходные кассовые операции.

1. Приходные кассовые операции – это поступление денег в кассу из любых источников.
2. Расходными кассовыми операциями определяется действие, связанное с изъятием денежной наличности из кассы.

К расходным кассовым операциям относятся:

• выплата аванса и заработной платы сотрудникам
• выдача командировочных и представительских расходов
• выдача наличных средств на хозяйственные нужды
• передача денег в банк
• выплаты социального характера

Кто может вести кассовые операции

Кассовые операции имеет право вести кассир или другое лицо, которое наделяется данными полномочиями руководителем организации. В обоих случаях, необходимо издать соответствующий приказ.

Вероятней всего, что на предприятии малого бизнеса, исходя из норм загрузки, достаточно будет одного кассира. Но если их будет несколько, тогда по штатному расписанию вводится должность старшего кассира.

Если рассматривать ситуацию, когда сотрудников нет, то кассовые операции проводит индивидуальный предприниматель.

Положение о ведении кассовых операций

Порядок ведения операций по кассе определяется Положением ЦБ РФ. Согласно данному положению о кассовых операциях, индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны соблюдать определенный порядок учета кассовых операций. Ранее документ на эту категорию предпринимателей не распространялся.

Для регулирования порядка денежного обращения,все, кто использует наличные деньги, должны придерживаться кассовой дисциплины.

Документальное оформление кассовых операций

1. Для подтверждения движения денежных средств используют приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовый ордер. Они относятся к первичным документам по кассовым операциям и имеют общепринятую утвержденную форму.

Приходный ордер
В нем указывается источник поступления средств.

По правилам, должен заполняться бланк ордера и квитанция к этому ордеру. Но на практике есть случаи, когда ограничиваются заполнением только квитанции. Правила заполнения не допускают такого варианта. Сначала должен заполняться бланк ордера, а потом выписываться квитанция.

Когда прилагаются дополнительные документы, то их надо указывают в ордере. В качестве таких документов может служить акт выполненных работ или оказанных услуг.

Приходный кассовый ордер подписывается бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Но эти полномочия должны быть подтверждены доверенностью.

В кассу деньги должны поступать в день составления приходного ордера. В противном случае, он является недействительным. Своевременное составление ордера – один из пунктов соблюдения кассовой дисциплины.

Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы.
Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем.

2. Вся информация заносится в кассовую книгу.

Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.

Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.

Основные требования по ее оформлению:

• на первом листе должны указываться все реквизиты
• кассовая книга предназначена для ведения только одного календарного года и не более
• обязательно нумеруются все страницы, затем прошиваются. Их общее количество указывается на последней странице

Кассовая книга заполняется на основании кассовых ордеров: приходного и расходного.

3. Если есть работники, то наличные выплаты оформляются расчётно-платёжной или платежной ведомостью.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Учет кассовых операций заключается в контролировании за движением наличных средств.

Для проведения операций, связанных с наличностью, в бухгалтерском плане счетов применяется счет 50 «Касса».

Поступление средств учитывается по дебету, расход (выплата) — по кредиту. При необходимости, используются субсчета, такие как:

• учет поступления и расхода денег в национальной валюте
• перемещение средств по различным кассам, если их несколько
• перемещение денежных документов

По счету «Касса» проводится синтетический учет операций. Он позволяет отследить все движение наличных средств.

Аудиторская проверка кассовых операций

Проверку порядка кассовой дисциплины осуществляет налоговый инспектор. В ходе нее выясняется:

• каким образом осуществляется контроль за порядком кассы
• правильно ли ведется кассовая книга
• проверяется соответствие отчётов с первичной документацией
• насколько полно приходуется средства, которые были полученны в банке
• соответствие записей с данными банка
• использование по назначению денежных средств, полученные с расчетного счета
• проверяется контроль за соблюдением установленного лимита кассы

Во избежание наложения штрафных санкций, необходимо отслеживать, правильно ли заполняются и оформляются:

• кассовая книга
• отчёты по приходно-расходным ордерам
• подтверждающие документы, которые необходимы при проведении операций.

При соблюдении этих обязательных правил, организация ведения кассы будет считаться удовлетворительной и аудит учета кассовых операций закончится положительным результатом.

Правила ведения операций по кассе

В общий порядок операций по кассе входит:

• прием, сохранность и выдача денежных средств
• оформление прилагающихся документов
• ревизия кассы
• соблюдение кассовой дисциплины.

Исходя из этого, установлены правила ведения операций по кассе.

Представитель малого бизнеса, индивидуальный предприниматель должен в обязательном порядке устанавливать лимит кассы.

Для проведения операций по кассе в помещении отводится специальное место. К концу дня просчитывается и выводится остаток наличных денег. Это необходимо делать ежедневно.

Чтобы установить лимит, оформляется распорядительный документ. Он фиксируется распоряжением в произвольной форме. Ставить в известность никого не надо. Период, на который устанавливается лимит, также решается самостоятельно.

Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны:

• определить лимит остатка денег, находящихся в кассе. Высвобожденные средства сверх установленного лимита должны должны храниться на банковских счетах
• все операции по кассе оформлять приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером. В наличии должны быть все необходимые кассовые документы
• ежедневно вести кассовую книгу. Вносить в нее все записи, т.е. производить полное оприходование денежной наличности в кассу
• руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан обеспечить организацию полным ведением кассовых операций
• не допускается накопление наличных свыше установленного лимита. Исключением могут быть дни выплаты зарплаты и выходные (нерабочих праздничных дни), если велись кассовые операции.

Сохранность наличных средств обеспечивается своими силами. Руководитель предприятия (индивидуальный предприниматель) несет ответственность за своевременную передачу денег в банк и за лимит находящихся средств в кассе.

За ведение кассовых документов ответственность несет кассир, контроль за кассовыми операциями осуществляет руководитель и бухгалтер.

Ведение операций по кассе может осуществляться в бумажном виде или в электронном. Кассовые документы, которые ведутся на компьютере, должны распечатываться и раз в год брошюроваться в кассовую книгу.

Нарушения правил ведения кассовых операций

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций предусматривает штрафные санкции. Для должностных лиц они составляют от 4000 руб. до 5000 руб., для предприятий – от 40000 руб. до 50000 руб.

Соблюдение основных положений при ведении кассовых операций гарантированно застрахует вас от ошибок, связанных с кассовой дисциплиной. Для этого необходимо соблюдать действующие правила и внимательно следить за предстоящими изменениями.

С 01 июня 2014 года вводится новый порядок ведения кассовых операций. Он значительно упростится.

• В кассовой книге уменьшится количество реквизитов. Не надо будет проставлять номера счетов.
• Заполнение формы приходного и расходного ордера станет более простой.
• Отменят лимит наличных.
• Отменят обязанность вести кассовую книгу.

Но пока еще действуют правила, когда при ведении кассовых операций необходимо заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП (ООО), составлять кассовые документы: приходные кассовые ордеры (ПКО), расходные кассовые ордеры (РКО) и соблюдать лимит расчёта наличными средствами.

Любая предпринимательская деятельность в РФ имеет кассовые операции, которые регистрируются в специальной книге.

Касса - один из важнейших и ответственных участков учета. Он грамотности проведения операций зависит правильность составления баланса и прочей отчетности.

Что это такое

Касса на предприятии представляет собой помещение, предусмотренное для приема и выдачи наличности. Здесь сотрудникам выдают на руки аванс, зарплату, подотчетные суммы. В кассу сдается выручка и иные средства, принимаются деньги от покупателей. В ней хранят деньги, ценности, кассовые бумаги.

Кассовая дисциплина должна организовываться и вестись на предприятии в соответствии с требованиями законодательства РФ. Для ведения кассовой работы предусмотрены определенные нормативы. Главным из них является лимит остатка кассы. Он позволяет хранить в ней деньги в пределах установленной суммы. Сверхнормативные средства сдаются в банк в определенный срок.

В кассе может находиться как национальная, так и зарубежная валюта. Движение денег регистрируется в кассовой книге. Для каждого вида валюты открывается отдельный документ. Составляет его кассир в двух экземплярах.

Изменения в кассовую книгу можно вносить в исключительных случаях, заверяя их подписями кассира и главбуха.

Организация работы

Для организации работы с наличностью у компании должна быть касса и сотрудник, знающий кассовую дисциплину и работающий в соответствии с нормами законодательства. Порядок ведения операций по кассе регламентирует Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14 (далее - Указание ЦБ).

В штате крупных компаний есть должность кассира. В небольших организациях его функции выполняет главбух, бухгалтер или иное уполномоченное лицо. Перед началом работы с ним заключают договор о материальной ответственности и знакомят под роспись с его должностными правами и обязанностями.

За обустройство кассы и сохранность находящихся в ней ценностей в первую очередь отвечает руководитель. Запрещено хранить в кассе деньги и ценности, не принадлежащие организации.

Для кассы необязательно отводить отдельное помещение, основная задача - обеспечение сохранности средств. Для этого достаточно иметь сейф. В нем можно хранить не только деньги, но и ценности, печати и т. д.

Руководство может разработать локальный акт, касающийся организации кассовой дисциплины в компании. Документ обеспечит соблюдение установленных правил и поможет правильно организовать ведение кассовых операций. С бумагой необходимо ознакомить всех сотрудников, имеющих отношение к наличности.

Компания должна приказом руководителя установить лимит денег, который может оставаться в кассе на конец дня. Предел организация определяет самостоятельно в зависимости от сферы деятельности и объема прихода и расхода средств.

Лимит для юрлиц рассчитывается по формуле, которая приведена в Приложении к Указанию ЦБ. Суммы, превышающие лимит, могут находиться в кассе в дни выплаты заработка и иных выплат, а также в выходные и праздники, если в эти дни велись операции по кассе.

ИП и субъекты малого бизнеса могут не устанавливать лимит.

Документальное оформление приема и выдачи денег

Основные источники поступления денег в кассу и основания выдачи отражены в таблице:

Учет в кассе ведется с использованием следующих бумаг:

• приходных ордеров;
• расходных ордеров;
• журнала регистрации документации;
• Кассовой книги;
• Книги учета поступивших и выданных денег и документов.

Кассовые бумаги вправе оформлять следующие сотрудники:

• руководитель;
• главбух;
• кассир;
• бухгалтер;
• иной уполномоченный сотрудник.

Данные в Кассовую книгу кассир вносит на основании первичных бумаг. Перед заполнением она пронумеровывается и прошнуровывается, заверяется печатью и подписями руководителя и главбуха.

Подписывают бумаги главбух или директор и кассир (уполномоченное лицо), при их ведении руководителем он же их и подписывает.

Кассиру выдается печать с реквизитами для подтверждения операций. Он должен иметь оригиналы подписей лиц, которые вправе расписываться в кассовых бумагах.

Документы оформляются на бумаге или в электронной форме. Они подтверждают достоверность и контроль движения наличности, соблюдение кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина

Юрлица и ИП обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Она представляет собой свод правил контроля над наличностью, установленных законодательством.

Все приходные и расходные операции с наличными деньгами проходят через кассу и оформляются соответствующими ордерами.

Компании, занимающиеся продажей за наличный расчет, обязан использовать контрольно-кассовую технику (ККТ). Специальные кассовые машины (ККМ) фиксируют приход денег и хранят сведения об операциях.

Субъекты, продающие товары и услуги за наличку могут не использовать ККМ в следующих случаях:

• затруднительно применение ККТ при работе, например, рыночная торговля на лотках, курьерская доставка;
• применяются бланки строгой отчетности (БСО) при работе с гражданами и ИП, на расчеты с юрлицами это исключение не распространяется;
• применяется патентная система налогообложения или ЕНВД, при этом прием денег должен оформляться товарным чеком или иным документом с аналогичными реквизитами.

Если хозяйствующий субъект не использует ККМ, он все равно обязан соблюдать правила ведения кассовых операций.

Они состоят из комплекса требований, обеспечивающих достоверность учета наличных средств:

• все операции по кассе оформляются типовыми первичными документами, утвержденными законодательством;
• деньги должны расходоваться только на те нужды, на которые получены;
• компания обязана обеспечить необходимые технические условия для помещения, отведенного под кассу;
• организация должна вести всю необходимую документацию;
• остаток в кассе не может превышать лимит;
• наличный расчет по одному контракту между юрлицами не должен превышать 100 тыс. р.;
• руководство должно приказом назначить ответственного за кассовые операции сотрудника;
• выдача налички под отчет должна сопровождаться оформлением авансового отчета.

Бухгалтерский учет

Информация о наличии и движении наличности в кассе отражается на сч. 50 «Касса».

Субсчета к нему и их предназначение приведены в таблице:

Счет, субсчет	Назначение
50.1 «Касса компании»	Учет денег в кассе основной компании
50.2 «Операционная касса»	Учет денег в кассах: билетных привокзальных и портовых, товарных бюро, отделений связи и т. д.
50.3 «Денежные документы»	Учет марок: почты, вексельных, госпошлины; оплаченных талонов на топливо, питание, иных денежных бумаг
50.4 «Валютная касса»	Учет операций в иностранной валюте при внешнеэкономической деятельности. В т. ч. при отправлении сотрудников в загранкомандировки
50.5 «Касса подразделения»	Учет операций в отдельных подразделениях, имеющих собственный баланс

В бухгалтерии кассовые операции учитывают по отчету кассира. Выбытие средств (Кт сч. 50) отражают в журнале-ордере № 1, а Кт сч. 50 фиксируют в ведомости № 1.

Основные проводки по сч. 50 представлены в таблице:

Дт	Кт	Содержание операции
50	90	Поступила наличка от покупателя за продукцию и ТМЦ
	51	Получены деньги из банка
	62	Получен в кассу аванс от покупателя
	71	Внесен остаток подотчетной суммы
	73.2	Погашена задолженность кассиром, выявленная при описи
	76	Поступили деньги за товар, купленный в кредит
	70	Возвращена в кассу ошибочно выданная сумма заработка
	91.1	Выявлен излишек при инвентаризации
51	50	Внесены деньги из кассы на банковский счет
75		Выплата дивидендов
70		Выплата зарплаты
71		Выдано под отчет
76.4		Выдана депонированная зарплата
84		Выдана единовременная премия
94		Выявлена недостача наличных при инвентаризации

Ведомость по сч. 50 составляется ежемесячно по данным отчета кассира. Она обобщает операции по движению денег по данному счету и формирует соответствующие бухгалтерские записи. По ее данным заполняется оборотная ведомость, данные из которой заносят в Главную книгу.

Инвентаризация

Внеплановая инвентаризация кассы может проводиться по распоряжению руководителя. Плановая процедура необходима при смене кассиров и ежегодной описи активов предприятия. В последнем случае комиссия инвентаризирует кассу в первую очередь.

Перед началом проверки комиссия принимает последние на данный момент первичные кассовые документы. Кассир или иное ответственное лицо должно написать комиссии расписку о том, что вся первичка сдана в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выданные - списаны.

В ходе инвентаризации все операции с наличкой и документами прекращаются. В кассе пересчитывают деньги и переписывают денежные бумаги. Комиссия сверяет полученные данные с учетными.

Результаты описи фиксируют в акте. Он заполняется в двух экземплярах, подписывается кассиром и комиссией. Если причиной переписи является смена кассиров, то оформляют 3 бланка документа, по одному для кассиров и один - для бухгалтерии.

Недостачи и излишки отражаются в акте с указанием обстоятельств их образования. МОЛ пишут соответствующие объяснения.

Недостача взыскивается с кассира, при этом делаются записи:

Итак, работу кассы хозяйствующий субъект организует самостоятельно, соблюдая установленные Указанием Центробанка требования. Каждая операция с наличностью оформляется документально и отражается в учете. Периодически проводится инвентаризация денег, ценностей и кассовых документов, что позволяет подтвердить правильность работы и избежать административной ответственности.

Лекция № 2 Кассовые операции.

Нормативное регулирование кассовых операций.

К кассовым операциям относятся операции по получению и расходованию наличных денежных средств непосредственно из кассы организации.

Основными нормативными документами, регламентирующими ведение кассовых операций являются:

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98.

Порядок ведения кассовых операций в Р.Ф. утверждённый решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93

Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов»

Эти нормативные документы предусматривают

Наличие специально оборудованного помещения кассы

Ведение кассовой книги и других кассовых документов

Использование ККМ при осуществлении расчётов с населением

Хранение свободных денежных средств в учреждениях банков

Расходование наличных денег, полученных из банков строго на цели, указанные в чеке

Хранение в кассе наличных денег в пределах лимитов установленных обслуживающим банком.

Организация работы кассы.

Для приёма, хранения и расходования наличных денежных средств предприятие должно иметь кассу. Касса – это обобщённое подразделение, осуществляющая и оформляющее все операции по наличному денежному обороту. На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд оперативных касс. Оперативные кассы служат для приёма наличных денежных средств у населения за реализуемые товары с применение ККМ. Главная касса должна иметь изолированная помещение, удовлетворяющее требованиям безопасности и надёжности в сохранении денежных средств. Все наличные деньги должны храниться в несгораемых металлических шкафах.

В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несёт материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. Приём кассира на работу оформляется приказом руководителя организации. После принятия на работу кассира с ним заключается договор о полной материальной ответственности. На его основании кассир несёт ответственность за сохранность средств в кассе, правильности оформления кассовых документов и ведения кассовой книги а так же за ущерб причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате недобросовестного отношения к своим обязанностям. Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскание сумм недостачи в полном объёме.

На малых предприятиях не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Кассиру запрещается передоверять свою работу другим лицам. Доступ в помещение кассы лицам не имеющим отношения к её работе воспрещается.

Проведение кассовых операций контролируются коммерческими банками, которые обслуживают предприятие. Между предприятием и банком заключается договор, по которому устанавливается лимит кассы. Лимит кассы – это ограничение на остаток денег, который может находится в кассе на конец дня. Предприятия, не имеющие лимита должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность.

Сверх установленного лимита денежные средства могут храниться в кассе только в дни выдачи заработной платы, пенсий, командировочных и т.д. в течении трёх рабочих дней, включая день получения денег в банке.

В свою очередь ЦБ РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчётов между юридическими лицами по одной операции в день. В настоящее время данный лимит составляет 100 000 тысяч рублей.

За несоблюдение организациями условий работы с денежной наличностью, а так же несоблюдение порядка ведения кассовых операций к ним могут быть применены меры финансовой ответственности.